Sistematizar e organizar os processos dentro de uma empresa que presta serviços externos como de refrigeração e climatização é extremamente importante e é o que garante um alto padrão de qualidade em todas as entregas.
Desde a execução das atividades e atendimento a clientes, quanto ao gerenciamento dos custos e todo o financeiro da empresa devem estar conectados para que nenhuma informação se perca no meio do caminho e gere uma discrepância ou perdas ao longo do seu funcionamento.
Então, se você é dono ou conhece uma empresa de refrigeração e climatização que ainda possui processos manuais como emissão de ordem de serviço (OS), relatórios de visitas e PMOC em papel, continue lendo este artigo para saber como um sistema ou plataforma de gestão pode ajudar a diminuir a burocracia, identificar problemas e consequentemente a ganhar mais dinheiro.
Resumidamente, sistemas são conjuntos de elementos conectados, utilizados para alcançar um determinado objetivo. Podem ser digitais como softwares, ou analógicos como sistema de aquecimento e refrigeração.
Uma empresa de refrigeração e climatização irá lidar com os dois tipos de sistemas, mas neste artigo o objetivo é esclarecer os motivos, benefícios e dificuldades de implantar um sistema empresarial para gerir o negócio com mais rapidez e eficiência.
Sistemas de gestão visam otimizar e automatizar processos, aumentar a produtividade, armazenar dados, gerenciar os recursos e muito mais. Ou seja, por meio de sistemas, gestores podem administrar mais facilmente suas empresas e tomar melhores decisões para prosperar o negócio.
Confira a seguir os principais benefícios de usar um sistema para empresas de refrigeração e climatização.
Os sistemas de gestão envolvem pessoas, processos e tecnologia em torno de uma solução. No caso de empresas de refrigeração e climatização, as vantagens englobam todos os processos internos, desde o atendimento ao cliente, passando pela gestão da equipe, até chegar à gestão financeira. Este último sendo o principal indicador da sustentabilidade do negócio.
Todas as áreas podem ser beneficiadas por um sistema, ou vários deles. Devem permitir agilidade, melhor experiência e diminuição de tarefas operacionais.
Veja como cada área ou etapa do seu negócio pode se beneficiar:
Prospecção automática
Automatização do atendimento com bots
Relatórios de visita preenchidos e assinados no celular
Relatórios de produtividade e atendimentos
Controle de tempo na execução dos serviços
Controle de estoque de materiais e portfólio de equipamentos
Acesso ao histórico de manutenção
Confiabilidade nas informações
Localização precisa dos equipamentos
Gestão de toda a base de clientes
Histórico de visitas e serviços
Avaliação da qualidade dos serviços prestados
Gestão de contratos
Monitoramento da satisfação dos clientes
Faturamento e cobrança automáticos
Controle de reembolsos e custos
Previsibilidade de caixa
Agilidade na tomada de decisões
Estes são apenas alguns dos benefícios gerados. Com a implantação de um sistema, sua empresa de refrigeração e climatização ganhará mais eficiência nos processos e isso se refletirá nos atendimentos e satisfação dos clientes.
O Auvo é um sistema de gestão de equipes externas que contém módulos específicos para atender às necessidades de pequenas, médias e grandes empresas do setor de refrigeração e climatização.
Desenvolvido especialmente para gestão de empresas que prestam serviços externos, os chamados Field Service, o sistema de gestão tem soluções específicas para quem trabalha com equipe em campo.
Confia alguns dos benefícios.
O sistema gera orçamentos, com base nas informações cadastradas previamente. Isso significa que você terá que cadastrar uma única vez o cliente, os equipamentos, materiais e equipe e a partir disso consegue emitir orçamentos muito mais rápido, somente selecionando os itens.
Acesse o modelo de PMOC e veja como fazer, benefícios e o que é.
Além disso, o próprio sistema dispara o e-mail com o orçamento, para que você não precise baixar e encaminhar por outro e-mail manualmente.
Você também pode criar OSs digitais e acompanhar a equipe por sua agenda digital.
No módulo Auvo PMOC, você produz o documento padronizado e homologado pela Anvisa com facilidade: alguns cliques e você tem todas as lacunas preenchidas em um documento só. Tudo isso pelo computador ou aplicativo no celular.
Veja o que a legislação fala de PMOC de ar condicionado e esteja em conformidade com a lei.
Para os gestores, fica muito mais fácil garantir a segurança da equipe e confiabilidade dos resultados.
Através da agenda online, é possível programar uma visita que o técnico será notificado. Ele recebe a ordem de serviço digital e sabe exatamente o que deve ser feito e onde.
Você sabe a importância de ter relatórios das visitas técnicas em sua empresa?
Antes de sair de um ponto base, ou seja, um lugar definido como ponto de partida, que pode ser a empresa ou a casa dele, o técnico tem acesso aos clientes que serão atendidos no dia e sabe qual o melhor percurso.
O sistema calculará a menor distância, baseado nos agendamentos, resultando em economia de combustível e tempo de qualidade para seu técnico.
A ferramenta Auvo também permite monitorar, em tempo real, a localização da equipe de campo, desde que o técnico mantenha o aplicativo ativo. Desta forma é possível garantir que o funcionário esteve no local para efetuar o serviço, caso o cliente diga o contrário.
Por meio do check-in e check-out, que pode ser automático ou manual, você terá mais confiança no tempo gasto na execução do serviço para calcular o custo homem/hora e gerar orçamentos mais precisos.
Mais um benefício do Auvo Gestão de Equipes é que você e seu técnico conseguem ter acesso ao histórico e controlar o portfólio de equipamentos da empresa através do QR Code gerado para cada máquina.
Após cadastrar o equipamento no Auvo, você vai conseguir ter acesso ao local onde este equipamento está instalado, se está disponível no estoque ou com cliente. Além de acessar a todo o histórico de manutenção efetuado na máquina.
Quer saber mais como o Auvo pode ajudar sua empresa de refrigeração e climatização? Converse com a gente!