Agenda de visitas: 10 passos para organizar cronograma dos técnicos

Atribuir o funcionário correto, ao trabalho e momento certo, é crucial para o sucesso do negócio, especialmente para empresas com uma força de trabalho móvel. 

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Então, por que o gestor não disponibiliza mais atenção para esse ponto?

Pode ser porque ele se recusa a abandonar ferramentas como calendários e planilhas, perdendo a oportunidade de investir em tecnologia.

Também pode ser porque a tarefa de lidar com horários de trabalho e licenças não é vista como prioridade.

Reuni neste artigo, 10 passos essenciais para uma agenda de visitas eficaz e brilhante! Confira:

1- Conheça o seu possível cliente

Antes de ligar para um cliente, tenha conhecimento dele. Informe-se sobre a empresa e confira as notícias que se relacionam com o negócio.

Ao ligar para o cliente demonstrando conhecer a empresa, torna-se mais provável o agendamento de uma visita comercial.

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O consumidor dos dias atuais está cada vez mais exigente, portanto, demonstrar conhecimento será um diferencial para o seu vendedor.

2- Dê prioridade a venda presencial

Muitos vendedores cometem o erro de tentar vender o produto ou serviço por telefone.

Dando os detalhes do mesmo e chegando até a passar as formas de pagamento.

Quando na verdade, essa não é a forma mais adequada, já que o objetivo é acrescentá-lo na sua agenda de visitas, como um potencial comprador do seu produto/serviço.

O sucesso do agendamento baseia-se em passar os detalhes do agendamento pessoalmente, olho no olho.

Portanto, por telefone, é importante vender a entrevista, ou seja, a necessidade do cliente atender você.

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Não passe valores do seu produto ou qualquer característica do produto que atrapalhe o objetivo da ligação: o agendamento de visitas.

3- Incentive que a equipe seja flexível com horário

A agenda de visitas da sua equipe pode estar lotada de compromissos.

Mas se você der duas ou mais opções para o possível cliente, as chances de conseguir o agendamento aumentarão muito.

Por exemplo: “O Sr. prefere marcar nossa reunião rápida às 10h45 ou às 14h40?”

Dessa forma, o cliente tem direito de escolha e consegue organizar a sua agenda de trabalho também.

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Portanto, fazer ligações antes, para marcar as visitas, pode ser uma ótima opção.

Assim, demonstrará interesse e flexibilidade no horário que a sua equipe dedicará ao cliente.

4- Determine períodos 

Quando se fala em agenda de visitas, é importante determinar um período para as visitas do time de vendas, escolhendo um horário em que demonstram estar mais produtivos.

Perceba os horários em que sua equipe aparenta ser mais produtiva e marque mais visitas para o período específico.

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Uma sugestão seria o primeiro horário da manhã. Isso é importante para que as visitas sejam mais animadas e produtivas.

Além disso, aproveite esse período para marcar visitas em locais mais próximos um dos outros, o que faz com que o tempo seja ainda mais bem aproveitado.

Inclusive, existem sistemas de gestão de equipes que roteirizam as visitas dos vendedores, facilitando de forma significativa o trabalho do gestor.

5- Contato com a pessoa certa

Em alguns casos, os colaboradores devem conversar com um funcionário da base, que no caso é um formador de opinião.

Porém, o melhor seria sempre procurar falar com o dono, diretor, presidente ou com o gerente responsável pela tomada de decisão.

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Para conseguir falar com o tomador de decisão, é importante descobrir quem são as peças-chave na empresa.

Essas informações podem ser obtidas por meio de ligações ou e-mails.

Se algum funcionário da organização informar o nome dessa pessoa, quando entrarem em contato com ela, é interessante mencionar o nome de quem fez a indicação.

Esse passo evita que o colaborador gaste tempo com uma pessoa que não terá a decisão da compra, comprometer sua produtividade e desperdiçar tempo.

6- Tenha feedbacks dos vendedores

Para que a agenda de visitas seja otimizada, tenha o cuidado de perguntar aos seus colaboradores o que eles estão achando da agenda determinada a eles.

Quando o colaborador se sente confortável com sua rotina de trabalho, tudo fica mais fluido e produtivo.

Melhor ainda se esse feedback for de forma presencial, pois isso aproxima gestores e vendedores, criando um vínculo de confiança e parceria.

7- Mostre a importância de organizar a agenda para sua equipe

Muitos colaboradores, por estarem acostumados em organizar sua própria agenda, podem se mostrar resistentes a uma organização mais efetiva.

Demonstre o quanto essa organização pode ser benéfica, tanto para ele como para empresa e mostre as ferramentas que você pretende utilizar para organizar melhor essa agenda.

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Vale pena investir em ferramentas que facilitem não só agendamento, como também o acompanhamento das visitas.

Isso vai deixar sua equipe mais confortável e confiante com o novo tipo de organização do trabalho.

8- Estabeleça metas para a equipe

Metas que envolvam a agenda de visitas da equipe podem ser interessantes para melhorar o desempenho em campo.

Além de colocar as metas da quantidade de vendas, que tal colocar metas como número de clientes visitados?

Ou clientes prospectados em locais próximos das visitas?

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É um forma de engajar a equipe em cumprir sua agenda de uma maneira diferente, não só como uma rotina, mas como um caminho para crescimento profissional.

Para definir essas metas, utilize os indicadores de performance, pois, se um colaborador já possui grande desempenho no número de visitas pode ser que não se motive com essa meta.

9- Atenção a produtividade

Um dos grandes vilões da produtividade está do nosso lado (ou no bolso) o tempo todo: o celular.

Claramente é impossível pedir para o seu colaborador deixar o celular de lado, afinal, ele é um instrumento de trabalho! É preciso utilizá-lo da maneira correta!

Existem aplicativos que podem auxiliar o seu colaborador nas visitas, e assim fazer com que esse grande vilão se torne um auxílio para um trabalho bem feito.

10- Sem tecnologia, não dá!

Pensar em uma agenda de visitas otimizada sem o auxílio da tecnologia é impossível.

O software de gerenciamento de que tenha agenda de visitas, permite que todos na empresa vejam o que está acontecendo em cada tarefa, cada cliente e cada membro da equipe em tempo real.

Quando o inevitável acontece e visitas são adiadas, o gerente pode alertar todos os vendedores sobre as alterações diretamente em seus dispositivos móveis.

Sistemas modernos e confiáveis ​​baseados em nuvem ajudam muito a minimizar erros comerciais e sérios equívocos com funcionários e clientes.

Que tal uma agenda de visitas imbatível? Com essas dicas tenho certeza que a sua equipe e as vendas alcançarão níveis cada vez mais altos.

Ah, e se você quiser saber como funciona um software de gestão de equipes na prática, recomendo a leitura deste artigo.