6 erros para evitar na hora de montar a Agenda do Técnico Externo

Montar uma agenda eficiente é essencial para os técnicos externos, pois uma programação bem organizada pode aumentar a produtividade, melhorar a qualidade do atendimento e, consequentemente, a satisfação do cliente. 

Mas este é um grande desafios para os gestores na hora de organizar as agendas. Como conciliar os atendimentos, orçamentos, geração de notas, cobrança, gestão da equipe e muitas outras atividades?

Por isso, neste artigo, vamos discutir os seis erros mais comuns que devem ser evitados ao montar a agenda do técnico externo, ajudando a otimizar o planejamento das atividades, garantir resultados positivos e economizar tempo.

Leia também: 10 passos para um agendamento realmente eficiente para equipes externas

Erro 1: Entendendo demandas e restrições

Ao montar a agenda do técnico externo, é crucial compreender as demandas de trabalho e as restrições envolvidas. 

Isso inclui levar em consideração fatores como tempo de deslocamento entre os locais de atendimento, disponibilidade de equipamentos necessários para cada serviço, a complexidade da tarefa e as habilidades específicas de cada membro da equipe, de acordo com os diferentes tipos de serviços.

Além disso, é fundamental verificar quais são as restrições do cliente, como horários disponíveis para atendimento e locais de atendimento.

Conhecer essas informações permite um melhor dimensionamento das atividades ao longo do dia.

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Erro 2: Priorização de tarefas

Uma vez que você entendeu as demandas e restrições do cliente, é hora de priorizar as tarefas corretamente para a eficiência do técnico externo. 

Considere a urgência, a complexidade e o impacto nos clientes ao organizar a sequência das atividades. 

Além disso, agrupar as tarefas por localização geográfica pode reduzir o tempo de deslocamento e evitar ociosidade, maximizando o tempo produtivo do técnico.

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Erro 3: Estimativa adequada do tempo

Um erro comum é subestimar o tempo necessário para a conclusão de cada tarefa. 

A estimativa adequada é essencial para garantir que a agenda seja cumprida, por isso considere o histórico de atividades semelhantes, a complexidade do serviço, o tempo de deslocamento entre um atendimento e outro, a disponibilidade de recursos e eventuais imprevistos. 

Uma estimativa adequada evita atrasos na agenda e contribui para a satisfação do cliente e não devem ser superestimadas.

Erro 4: Consideração de imprevistos e contingências

Nem tudo na vida sai como planejado, certo? Por isso, uma agenda bem planejada deve incluir tempo para imprevistos e contingências. 

Cancelamentos de última hora, emergências ou problemas inesperados podem ocorrer, afetando o cumprimento da programação. 

Sua empresa precisa: Veja como o Check In e Check Out em visitas técnicas aumenta a satisfação dos clientes.

Reserve um tempo para lidar com possíveis atrasos e emergências, e também tenha um plano B para lidar com imprevistos. Ao reservar períodos específicos para lidar com essas situações, é possível minimizar o impacto negativo na agenda e manter a flexibilidade necessária para ajustes.

Erro 5: Uso de ferramentas de gestão de agenda

A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na gestão da agenda do técnico externo. Existem algumas ferramentas e aplicativos disponíveis que facilitam o agendamento, monitoramento e otimização das tarefas. 

Essas soluções oferecem recursos como roteirização, acompanhamento em tempo real e integração com sistemas de gestão, tornando o processo mais eficiente e organizado.

Tecnologias como o Auvo ajudam a distribuir melhor as tarefas e a evitar erros, como marcar com diferentes clientes no mesmo horário. Além de rastrear o progresso, monitorar o tempo e gerar relatórios. 

Erro 6: Treinamento e comunicação

Não basta apenas ter uma agenda bem estruturada, é fundamental garantir que o técnico externo esteja capacitado para utilizá-la adequadamente. O treinamento sobre o uso da agenda e das ferramentas disponíveis é essencial para maximizar os benefícios. 

Certifique-se de manter uma comunicação regular entre o técnico externo e a equipe de gestão. Será fundamental para evitar erros e atrasos.

Isso permite que ajustes sejam feitos, feedback seja dado e melhorias sejam implementadas na agenda, de acordo com as necessidades e demandas identificadas no campo.

A importância de evitar estes erros

Evitar os erros na hora de montar a agenda do técnico externo pode parecer um desafio, mas com as dicas apresentadas neste post, sua prestadora de serviços vai aumentar a eficiência e a produtividade, além de fazer toda a diferença no desempenho e na qualidade do serviço prestado. 

Outro ponto fundamental é que montar a agenda do técnico externo de forma eficiente garantirá a satisfação do cliente. 

Ao entender as demandas, priorizar e agrupar tarefas, estimar corretamente o tempo, considerar imprevistos, utilizar ferramentas de gestão adequadas, fornecer treinamento e manter uma comunicação constante, é possível otimizar a agenda e garantir um serviço de excelência.

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