Controle de equipe de campo em tempo real? É possível!

Uma empresa que possui equipes externas, seja ela uma equipe de suporte, instalações, manutenções, entre outras, precisam de um gestor interno que seja responsável por seu controle. 

Sem esse controle, o gestor não consegue saber se da forma como estão trabalhando, os objetivos da empresa serão atingidos, por exemplo. Afinal, não há dados concretos que avalie isso.

Por isso, eu te pergunto: como está o seu nível de satisfação com a sua equipe?

Se a sua resposta for negativa, ou você não souber como responder essa pergunta, sugiro que leia esse artigo até o final, para que possa comprovar a importância de ter o controle da sua equipe e como fazer isso.

Para ter uma equipe produtiva, que trabalhe incessantemente para alcançar as metas e os objetivos da empresa, é necessário dar um primeiro passo. E esse primeiro passo pode ser dado por você!

Vamos lá?

Qual a importância de fazer o controle de equipe de campo?

Os desafios de um gestor de equipe externa são vários. Se fossemos citá-los, seria uma lista grande. Focaremos em um dos maiores deles: o aumento da produtividade.

E se as empresas gerenciarem o tempo com o mesmo cuidado com que gerenciam o dinheiro?

Todas as empresas medem em detalhes o faturamento e o valor monetário que cada cliente está oferecendo, mas até que ponto estão medindo e valorizando o tempo dos seus colaboradores?

As horas de trabalho não acompanhadas podem estar fazendo a sua empresa perder dinheiro, afinal, não ter o controle da equipe de campo em tempo real faz com que os colaboradores arrumem suas agendas e rotas da forma que os convém. O que não é correto.

O mau gerenciamento das tarefas pode afetar o trabalho de ambos os lados. É preciso que o gestor tenha o bom controle do trabalho, e é preciso que o colaborador entenda que esse controle faz com que sua produtividade aumente e seu esforço de trabalho seja reconhecido.

Esses dois extremos, do gestor e colaborador, se unem em torno de um projeto só: fazer um atendimento de qualidade e fidelizar clientes. Por isso separamos algumas dicas e formas de fazer o controle de equipe de campo assertivamente, confira!

E então, como fazer?

Fazer esse gerenciamento todo dentro da empresa, mesmo com os colaboradores em campo realizando as suas atividades, é imprescindível.

Por isso, é preciso contar com a gestão tecnológica como aliada. Em pesquisa, a Global Human Capital Trends, afirmou que 48% dos gestores e administradores acreditam que a Inteligência Artificial será amplamente utilizada em suas empresas nos próximos 3 a 5 anos.

Isso significa que é preciso começar a se preparar e lidar com essa tendência. No serviço de campo não seria diferente, então porquê não usar a tecnologia no controle da equipe?

Veja como você pode fazer essa automação nas dicas abaixo:

Tenha prazos determinados

Com toda certeza, se você é um leitor assíduo do blog e dos nossos conteúdos, deve estar cansado de saber que o planejamento é a palavra de ordem para liderar qualquer equipe.

Mas nós não repetimos isso sempre por nada, esse tópico tem uma função mais do que especial quando se trata do controle de equipe de campo e das atividades dos funcionários.

Entender que o controle de equipes dentro da empresa não se repete com os funcionários em campo é fundamental. É preciso estar ciente de antemão sobre as obrigações, tarefas, clientes a serem visitados e os objetivos.

O ideal é planejar com prazos determinados para cada atividade. Por isso, é necessário ter uma agenda organizada e otimizada, onde toda a equipe, e os colaboradores que façam parte dela, tenham acesso.

Tão importante quanto entender qual tarefa deve ser executada é entender quando essa tarefa deve ser executada. Prazos são fundamentais e determinantes.

Mesmo que você ainda use ferramentas como calendários, planilhas e papéis para definir a agenda dos colaboradores, é preciso pensar: “a agenda de visitas é um ponto importante para a minha empresa?”.

Se você, como gestor, achar que sim, é hora de automatizar esse processo, ter os prazos em dia e saber, exatamente, quais são as obrigações de cada colaborador.

Planeje a curto, médio e longo prazo

Por falar em planejamento, é importante que sua equipe externa enxergue suas metas individuais e coletivas.

Quando há metas apenas a longo prazo, isso pode desmotivar o colaborador. Como ele não vê resultados, crê que eles não estão acontecendo. Mas metas a curto prazo também privam a equipe de ter uma visão de futuro.

Por isso, é preciso definir as três vertentes: curto, médio e longo prazo.

Quando a sua equipe possui metas, o trabalho fica mais produtivo e os resultados aparecem mais facilmente. Trabalhar com pessoas engajadas no projeto como um todo, melhoram o controle de equipe de campo visivelmente.

É imprescindível que os resultados alcançados, ou não, pela sua equipe seja comparada com as metas que já foram estabelecidas. As metas podem ser:

• Número de visitas;

• Clientes prospectados;

• Número de visitas necessárias para essa prospecção;

• Tempo permanecido em cada visita.

Lembrando que cada empresa e segmento possui metas diferentes. Pense onde você quer chegar e como os colaboradores ajudam nisso, e só assim, defina as metas a serem batidas!

Acompanhe sempre de perto

Um dos principais pontos da gestão de uma equipe de campo é saber a localização em tempo real dos colaboradores.

O principal motivo é evitar que as pessoas executem atividades paralelas em horário de trabalho e que o gestor faça um controle de equipe de campo melhor.

O grande problema é que os colaboradores não aceitam ser monitorados, alegando falta de “confiança” da empresa em seu trabalho. Podem, ainda, achar que a privacidade está sendo desrespeitada, o que prejudica a produtividade.

Acompanhar de perto o que está sendo feito não é uma forma de controle exato, tampouco será feito por pouca confiança no colaborador. Deixar isso claro é o primeiro passo.

Entender que fazer esse acompanhamento como forma de comprovar o trabalho árduo, os resultados e esforços que o colaborador passa dia a dia para conseguir fazer um trabalho altamente eficaz é o segundo.

É uma forma de manter esse bom trabalho, com o reconhecimento merecido! Fazer o controle de equipe de campo em tempo real é altamente necessário, mas deixar claro o motivo para estar fazendo isso, é mais importante ainda!

O controle de equipe de campo também pode ser desenvolvido por meio de uma ferramenta instalada diretamente no celular ou tablet dos colaboradores que ajude, por exemplo, na boa otimização do tempo.

Por meio das funcionalidades desses dispositivos o gestor consegue acompanhar em tempo real, por geolocalização, onde cada membro da equipe de campo está e o que está fazendo.

É uma forma de ter o controle sobre a localização da equipe, mas também é um recurso de automatização de atividades e processos que ajuda o colaborador também!

Independente do que será feito para acompanhar a sua equipe, de nada adianta se não houver medição constante para que as decisões sejam tomadas a partir dos relatórios.

Uma outra forma de acompanhar de perto o que está sendo feito é utilizando relatórios eficazes. O que pode ser o pilar principal para o seu crescimento!

Você pôde perceber que existem boas estratégias para obter o melhor da sua equipe externa, seguindo as dicas dadas o passo rumo ao crescimento já estará dado.

O controle de equipe de campo é uma realidade, por isso, utilize essas dicas e os resultados serão satisfatórios! 😉