Visita técnica: o que é e como fazer

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A visita técnica é uma atividade muito importante do dia a dia de empresas que trabalham com serviços, tando para solucionar problemas emergenciais quanto para realizar manutenções preventivas e fiscalizações de equipamentos.

Ela garante a conformidade com normas e legislações vigentes, além de resolver e prevenir problemas para os clientes.

Se você quer saber tudo sobre o que é visita técnica, os motivos de fazer e como realizar, continue lendo este artigo até o fim.

O que é visita técnica?

Uma visita técnica é um serviço contratado por clientes (sejam empresas ou pessoas físicas) que procuram a assistência de um profissional qualificado. Serve para avaliar, diagnosticar e solucionar problemas em equipamentos, instalações ou sistemas.

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Essa visita técnica, não se limita a reparos. Ela pode ser realizada em diversos contextos, como:

Manutenção preventiva: para identificar e corrigir falhas potenciais antes que causem problemas maiores.
Reparo de equipamentos: para consertar equipamentos danificados ou com mau funcionamento.
Instalação de novos equipamentos: para garantir a correta instalação e configuração de novos sistemas.
Acompanhamento de projetos: para acompanhar o andamento de obras ou projetos e garantir que estejam de acordo com o especificado.
Vistoria em locais públicos ou comerciais: para verificar se as normas e legislações vigentes estão sendo cumpridas.

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Em caso de vistoria, é importante que a empresa responsável pela visita fique atenta às regras de horário e o tempo médio para realização do serviço.

O que se faz em uma visita técnica?

O que é feito em uma visita técnica depende do objetivo, mas separamos alguns exemplos comuns, que incluem:

Inspeção visual de equipamentos e instalações
Diagnóstico de problemas
Realização de testes e medições
Coleta de amostras
Reparos e manutenções corretivas
Instalação de novos equipamentos
Treinamento de pessoal
Verificação do cumprimento de normas e regulamentações

Qual a importância da visita técnica?

Em especial em projetos complexos, os profissionais responsáveis pela visita técnica ficam à disposição do cliente para responder dúvidas, assim evita o surgimento inesperado de problemas e até mesmo diminui o número de visitas no futuro.

Outro ponto importante das visitas técnicas é que ajuda a adequar as etapas dos serviços, manter a limpeza e organização dos equipamentos, evitando desperdícios de materiais e garantindo que o prazo de execução de um serviço seja cumprido à risca.

Aqui estão algumas das vantagens para a contratação de uma visita técnica:

Aumento da produtividade: reduz o tempo de inatividade de equipamentos e otimiza os processos.
Melhoria da qualidade dos serviços: previne problemas e garante o bom funcionamento dos equipamentos.
Redução de custos: evita reparos emergenciais e prolonga a vida útil dos equipamentos.
Maior segurança: garante que os equipamentos estejam em boas condições de funcionamento e em conformidade com as normas de segurança.
Melhoria da satisfação do cliente: oferece um serviço de qualidade, atendendo às suas necessidades.
Agilidade na resolução de problemas: o cliente garante acesso a um serviço rápido e eficiente.

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O que verificar em uma visita técnica?

A checagem irá depender do tipo de problema relatado ou objetivo do cliente. Alguns itens comuns para inspeção incluem:

Condições físicas dos equipamentos e instalações.
Funcionamento correto dos equipamentos.
Cumprimento de normas de segurança.
Limpeza e organização da área.
Disponibilidade de materiais necessários.

Como fazer uma visita técnica?

Como vimos, as visitas técnicas podem ter vários objetivos, como a elaboração de orçamentos, apresentação de projetos, manutenção de equipamentos e acompanhamento da produção.

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O processo de realização de uma visita técnica pode variar de acordo com a empresa e o tipo de serviço a ser prestado. Mas independente do seu objetivo com as visitas técnicas, existem algumas etapas para elaborar esse tipo de ação de maneira mais eficiente. Confira a seguir.

Passo a passo de uma visita técnica

1. Agendamento:

O cliente entra em contato com a empresa e agenda a visita.
A empresa confirma a data, hora e local da visita.

Dica: para organizar suas visitas técnicas, crie uma rota segura e econômica. Isso vai fazer com que a sua empresa seja mais produtiva, pois pode planejar as visitas do dia por regiões, por exemplo. Dessa forma, é possível atender mais pessoas com um custo menor de tempo e dinheiro.

2. Pré-visita:

A empresa coleta informações sobre o problema a ser solucionado, os equipamentos envolvidos e o local da visita.
A empresa prepara os materiais e ferramentas necessários para a visita.

Dica: faça visitas que possuem serviços semelhantes no mesmo dia.

Essa prática facilita a produção de materiais e a separação dos equipamentos, além de economizar o tempo gasto pelos seus colaboradores.

A elaboração das manutenções e apresentações também irão funcionar de maneira mais eficiente, o que vai aumentar a satisfação dos seus clientes.

3. Execução da visita:

O técnico visita o local e realiza a avaliação dos equipamentos ou sistemas.
O técnico diagnostica o problema e apresenta a solução para o cliente.
O técnico realiza o reparo ou a manutenção, se necessário.
O técnico emite um relatório da visita, contendo as informações sobre o problema, a solução e as recomendações.

Dica: com um sistema você pode ter checklists padronizados, para cada tipo de serviço. Assim, fica mais fácil de registrar tudo, desde a hora de chegada, o problema encontrado, a situação dos equipamentos ou ambiente, quais as atividades executadas, e até anexar fotos de antes de depois da tarefa.

4. Pós-visita:

A empresa entra em contato com o cliente para verificar se ele está satisfeito com o serviço.
A empresa oferece suporte técnico ao cliente, se necessário.

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Cobrar ou não a visita técnica?

A cobrança pela visita técnica é permitida e pode ser aplicada dependendo da política da empresa e do tipo de serviço prestado. Só deve ser comunicado com antecedência ao cliente, até para não gerar desconfiança e insatisfação antes mesmo de realizar qualquer atividade.

Lembre-se de considerar a complexidade do serviço, o tempo de deslocamento e o tempo de execução da visita na hora de informar o seu preço

Muitos prestadores de serviço têm por prática cobrar a visita técnica, afinal, é um tempo que o profissional está à disposição, diagnosticando o problema e realizando o orçamento. Mas abate o valor da visita na execução do serviço, caso o cliente opte por fechar negócio, aceitando as condições previstas no orçamento.

Exemplos de visita técnica

A visita técnica pode ocorrer em diferentes ambientes, como, por exemplo:

Visita Técnica em Indústria: focada no funcionamento de equipamentos e máquinas industriais e na verificação de conformidade com normas de segurança.

Visita Técnica em Obras: avaliação e acompanhamento do andamento da obra ou construção e verificação do cumprimento de normas técnicas, garantindo que esteja de acordo com o especificado.

Visita Técnica em Instituições de Ensino: Manutenção de equipamentos e infraestrutura, como instalações elétricas e hidráulicas, além de garantir a segurança do ambiente.

Visita Técnica em Empresas de Tecnologia: Suporte técnico com instalação e manutenção de sistemas (softwares) e equipamentos (hardwares).

Relatório de visitas: o que é e por que fazer?

O relatório de visita técnica é um documento que registra as informações sobre a visita. São extremamente importantes e devem seguir um padrão, proporcionando informações precisas para gestores e líderes avaliarem a qualidade do serviço prestado.

Os dados que pode conter:

Data, hora e local da visita
Cliente
Equipamentos ou sistemas avaliados
Problema identificado
Solução apresentada
Ações realizadas
Recomendações

Modelo de relatório de visita técnica:

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Os relatórios são muito importantes para ajudar no controle interno da sua operação.

Eles servem para:

Documentar o serviço prestado
Registrar as informações sobre o problema e a solução
Fornecer ao cliente um comprovante do serviço
Servir de base para futuras visitas técnicas

Sistema Auvo para visitas técnicas

Como vimos, a visita técnica traz diversos benefícios e vantagens tanto para as empresas que prestam os serviços quanto para os clientes atendidos.

Por meio delas, é possível esclarecer dúvidas dos clientes, ajudar as empresas a encontrar soluções para seus problemas, fiscalizar processos de forma mais rotineira, adequar as etapas de serviço, manter a limpeza e organização de equipamentos, evitar desperdícios, etc.

Para organizar as visitas técnicas da sua empresa, é fundamental que você siga um passo a passo simples e tenha um software para gestão. Algumas funcionalidades da Auvo que auxiliam no aumento de produtividade:

Monitoramento da equipe e agenda;
Controle de KM;
Check In e Check Out em visitas técnicas;
Relatórios fotográficos em visitas técnicas.

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