Roteirizador de Equipe de Campo: o que é como funciona

Uma das maiores dificuldades de um gestor de equipes externas é roteirizar as atividades dos colaboradores, já que, a maioria não possui um roteirizador e faz o processo de forma manual. Isso impacta diretamente na produtividade da equipe, além de esgotar os funcionários com mais tempo em deslocamento.

Outro ponto importante é que para muitas equipes isso afeta a velocidade de atendimento ao cliente e diminui sua satisfação.  

Mas como montar a melhor rota, economizar no reembolso de KM rodado e aumentar os resultados dos colaboradores?

Um bom planejamento de rota inclui o uso de um software, para que aconteça de forma organizada. Sem ele você terá dificuldade de calcular a distância entre um ponto e outro e consequentemente isso acarretará todos os problemas que especificamos anteriormente.

Com a localização georreferenciada de cada cliente, a prioridade da visita e o tipo de atividade a ser executada, o sistema será capaz de fornecer informações para que você faça um planejamento muito eficiente.

Outro ponto importante é que com a localização do colaborador você será capaz de agendar atividades de última hora para quem estiver mais próximo, reduzindo o tempo de atendimento ao cliente.

Com uma tecnologia de check-in e check-out automático você poderá ter o tempo médio de atendimento ao cliente com muita precisão e medir em quanto tempo a rota será executada.

O que é roteirização?

Roteirização é um sistema estratégico utilizado para encontrar a melhor definição de rotas, seja para gestão de frotas em setores logísticos como também gestão de equipes externas, que precisam realizar atendimento ao cliente ou consultorias fora da empresa ou de maneira remota.

O principal objetivo da roteirização é otimizar os processos, para economizar tempo e recursos financeiros.

No caso da roteirização de veículos, por exemplo, os benefícios incluem redução de gastos em combustíveis, pedágios e tempo no trânsito.

Na gestão de equipes externas, por outro lado, a roteirização ajuda no controle das atividades, aumento da produtividade e até mesmo pode ser usada para melhorar o controle de jornada de trabalho.

Quais empresas devem fazer a roteirização?

Como as situações caóticas do trânsito estão se tornando cada vez mais presentes no cotidiano de grandes e médias cidades, a necessidade de ter um roteirizador é ainda maior.

Nesse sentido, qualquer empresa que trabalhe com entregas, logística ou com funcionários trabalhando na área externa da empresa podem se beneficiar de um sistema de roteirização.

Essa ferramenta consegue fazer com que as rotas sejam mais inteligentes, ajudando a empresa a economizar tempo e gastos com combustíveis.

Mas apesar desses sistemas normalmente serem adotados por empresas, nada impede que elas também sejam úteis para pessoas físicas.

Os softwares de roteirização, no fim das contas, são ótimos para atender também as necessidades pessoais.

Mas o que é um roteirizador de tarefas eficiente?

Um bom roteirizador de tarefas é um software para programar atividades de uma equipe externa usando as melhores rotas possíveis.

Com ele você vai conseguir planejar melhor as visitas dos seus colaboradores, além de reduzir custos com o deslocamento, o tempo gasto em atendimento e a distância entre as tarefas.

Como ele funciona na prática?

Colaboradores externos que você não sabe onde estão, como está sendo o atendimento, quais tarefas conseguiram finalizar, clientes fazendo novos pedidos, atividades executadas sem planejamento…

Está reconhecendo este ambiente? Isso é muito comum, mais de 60% das empresas que prestam serviço não disponibilizam investimento necessário para organizar os processos da equipe de campo.

Uma das ferramentas que mais ajuda os gestores a organizar a rotina da equipe é o roteirizador de atividades.

Nele você pode visualizar seus clientes dispostos no mapa e organizar um planejamento de atendimento prévio para os chamados técnicos que já estão registrados, ou seja, você pode priorizar tarefas de acordo com os seus parâmetros.

A própria ferramenta traça a melhor rota para o colaborador executar aquela ordem de atendimentos.

Além disso, para tarefas que surgem durante o dia, fica muito mais fácil fazer um planejamento de execução rápido e eficiente.

Imagine que um cliente acabou de solicitar um serviço: em uma gestão sem ferramentas de automação de equipes de campo, o gestor ligaria para o técnico, que voltaria para a empresa para buscar a Ordem de Serviço.

Só depois o técnico poderia ir para o cliente, e isso tudo aconteceria sem o planejamento necessário para reduzir custos e perda de tempo.

Agora, com um sistema para gerenciar esse processo, poderíamos imaginar a situação assim: um chamado técnico chega na empresa, o gestor olha no mapa qual o colaborador está mais próximo do cliente e direciona o atendimento para esse funcionário que está em campo.

O aplicativo cria uma atividade no celular do técnico e este já é notificado, que dentro da planejamento diário dele foi adicionado um novo atendimento e no momento de deslocamento entre os clientes o roteirizador mostra a melhor rota possível no mapa.

Quais as vantagens de roteirizar suas rotas 

As atividades de planejamento de atendimentos diários podem ser inteiramente feito dentro do roteirizador:

Cálculo de consumo combustível

As rotas feitas pelos técnicos no deslocamento entre os atendimento ficam registradas na ferramenta e o gestor pode consultar indicadores como: consumo de combustível, reembolso por km rodado, quanto quilômetros cada colaborador rodou e mais alguns.

Definir as melhores rotas

Por meio de uma integração com o Waze, o aplicativo (ferramenta de ponta que o técnico instala no celular) mapeia a melhor rota de acordo com a preferência: distância ou tempo.

Controle da jornada de atendimentos

O gestor consegue acompanhar a equipe externa no mapa e garantir que o planejamento será executado de maneira eficiente. Além disso, é possível acompanhar os atendimento em tempo real, já que, assim que o colaborador preencher a ordem de serviço o gestor já tem acesso a ela.

Distribuir tarefas de forma estratégica

Como é possível monitorar a posição geográfica dos funcionários em campo no mapa e ao mesmo tempo saber a dos clientes, o gestor pode segmentar melhor as tarefas para os colaboradores que se encontram mais próximos do cliente em questão.

Aumento de produtividade

O roteirizador, com todas essas funcionalidades pontuais tem o objetivo de reduzir os custos com a equipe de campo, aumentar o tempo em atendimento e consequentemente a produtividade, já que, ele diminui o tempo em deslocamento (que é a parte mais improdutiva da rotina do colaborador externo).

Redução das distâncias a serem percorridas

Por meio de análises sobre o trajeto a ser percorrido, é possível definir caminhos mais curtos, reduzindo a distância percorrida e os gastos com combustível.

Redução do tempo de deslocamento

Uma vez que os veículos passam a percorrer uma distância a ser percorrida menor, também é possível reduzir o tempo de deslocamento.

Contudo, mesmo assim, é fundamental ficar atento à outros fatores que precisam ser levados em conta na hora de fazer a roteirização.

Em primeiro lugar, é preciso se atentar à condição das vias, pois elas podem acabar desgastando o veículo e causando mais gastos no longo prazo.

Além disso, também é preciso ficar de olho no nível de tráfego dessas mesmas rodovias, pois isso pode impactar muito no tempo de viagem.

Maior segurança no transporte

Mais um benefício da implementação da roteirização na sua empresa é poder planejar por onde e em quais momentos os veículos irão trafegar.

Por exemplo, imagine que seus técnicos precisam se deslocar por um caminho onde há uma grande incidência de roubos durante a noite.

Com a roteirização, você pode planejar uma rota mais segura em um horário menos perigoso ou escolher rotas alternativas que evitem esses locais mais arriscados.

Ampliação da vida útil da frota

Os veículos da sua frota vão requerer reparos e substituições de peças conforme o desgaste natural das mesmas for acontecendo.

Muitas vezes, o custo dessas manutenções e a depreciação dos bens não oferecem uma contrapartida para manter o veículo e acabam justificando a aquisição de um modelo novo.

Por meio dos sistemas de roteirização, os gestores da sua empresa podem criar rotas de maneira a diminuir o desgaste sobre os veículos.

Além disso, ao implementar rotas menores, mais rápidas e mais seguras, você acaba diminuindo o desgaste sobre os veículos de maneira geral.

Isso tem como consequência direta uma melhora na durabilidade dos veículos, ou seja, você vai acabar gastando bem menos no longo prazo.

Aumenta a satisfação dos clientes

Ter um roteirizador na sua empresa representa uma vantagem competitiva relacionada à capacidade de organização, atendimento e permite que a sua empresa tenha um diferencial em relação aos concorrentes.

Dessa forma, a qualidade dos serviços oferecidos será muito maior e você vai passar uma impressão melhor, pois seus técnicos irão chegar a tempo no local de atendimento.

Respeita a jornada de trabalho dos motoristas

Por fim, a roteirização avançada colabora e acaba atendendo indiretamente à jornada de trabalho dos motoristas da sua empresa.

As viagens conseguem ser melhor organizadas para ficar somente dentro do horário de trabalho disponível para o motorista.

Isso evita que ele trabalhe fora do horário, o que tem como consequência direta uma diminuição nos gastos com horas extras.

Além disso, também diminui os riscos de acidentes e aumenta a qualidade de vida dos seus colaboradores de uma maneira geral.

Por que investir em roteirização para equipes externas?

Hoje, com a crise que o país se encontra, é muito difícil planejar um investimento, ou ainda mais, o crescimento da sua empresa.

Mas mesmo com toda essa dificuldade, ouvimos falar constantemente sobre o crescimento escalável de muitas empresas brasileiras.

Isso nos leva a tal pergunta: Como eles conseguem crescer nesse cenário tão caótico?

Bom, os pontos mais comuns em todas as empresas que conseguem crescer consideravelmente são: elas nunca param de investir em processos mais ágeis e inovadores para conseguir mais tempo.

Isso porque “tempo é dinheiro” - e esse ditado é uma das maiores verdades do mundo dos negócios.

Mas o que é investir em tempo?

Investimento em tempo significa parar de gastar horas com atividades que ocupam o seu dia e não são fundamentais para tornar sua empresa uma máquina de crescimento.

Dentro da sua rotina ou na dos técnicos que ficam em campo, com toda certeza, existem atividades que podem ser automatizadas com ajuda da tecnologia, isso é um fato!

Então, o que é fundamental é você analisar, quanto tempo você poderia dispor para atividades que realmente impactam seu crescimento se você tivesse uma ferramenta de roteirização de tarefas e em quanto tempo você teria um bom ROI (retorno sobre o investimento).

Caso o seu ROI seja positivo, não perca tempo!

Como a Auvo Tecnologia pode te ajudar?

A Auvo Tecnologia é ideal para empresas que trabalham com equipes externas e precisam de uma solução de automação.

Com a Auvo, além de fazer uma roteirização otimizada para economizar tempo e dinheiro, você ainda terá acesso à várias outras vantagens, como:

• monitoramento da equipe externa em tempo real;
• gerenciamento financeiro para sua empresa;
• emissão de relatórios;
• emissão de ordens de serviço totalmente digitais;
• formulários, fotos e assinaturas;
• roteirização agendada.

Nós já atendemos mais de 2.000 empresas de todos os tamanhos e variedades ao redor do Brasil, ajudando as equipes a não atrasar em visitas, não perder atendimentos agendados e melhorar o atendimento da empresa de maneira geral.

Conclusão

Como vimos, a roteirização é um assunto muito amplo e seu uso pode beneficiar diversas áreas e empresas dos mais variados segmentos.

Mas quando o assunto roteirização surge, é comum a associação apenas a empresas de logística, que trabalham com entregas de produtos, como é o caso de empresas de e-commerce, transportadoras e até mesmo redes de supermercados e restaurantes com foco em delivery.

No entanto, também existem as empresas que trabalham com equipes externas, no qual os funcionários precisam se deslocar até os clientes para a realização da prestação de serviço.

Nesse caso, a roteirização também é uma ótima solução. São vários os benefícios para as empresas.

Além de ter um maior controle de geolocalização dos colaboradores, é possível gerenciar com maior produtividade as tarefas ao longo da jornada de trabalho das equipes que estão em atendimento, gerando maior eficiência e economia nas operações.

Para tornar essa gestão de pessoas ainda mais ágil, as empresas podem contar com o uso de ferramentas de automação, como o Auvo Tecnologia. Confira mais sobre os benefícios para sua empresa!