Sistema de roteirização de rotas: aumente produtividade, reduza gastos

Conversamos com diversos gerentes de equipes externas diariamente e vários relatam sobre as preocupações com os seus técnicos externos, afinal, eles passam o dia todo em campo e não conseguem acompanhar 100% a execução do serviço e saber se o técnico realmente realizou a visita. 

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Dentre essas preocupações, uma delas é fazer gerenciamento das rotas de forma eficiente, levando em conta o deslocamento do técnico que está mais próximo do local da visita e sem gastar mais do que deveria em KM rodado. E com uma roteirização realizada da forma certa, o técnico externo aumenta a produtividade e, consequentemente, fideliza mais clientes. 

Com custos elevados para manter uma equipe externa, empresas estão sempre procurando novas formas de aumentar a eficiência e otimizar o tempo dos colaboradores.

Leia mais sobre como o técnico externo pode aumentar a fidelização dos seus clientes. 

Por isso, os gerentes precisam garantir um  gerenciamento de rotas prático, pois através disso assegura que todos estejam executando suas rotas e atividades de acordo com o planejado.

Colocar um veículo comercial e um colaborador se deslocando por toda a cidade, todos os  dias, é  caro e gera muito mais custo do que se imagina. Sendo assim, é preciso pensar em uma forma inteligente de gerenciamento. 

No texto de hoje, vamos apresentar para você, gestor de equipes externas, como um sistema de roteirização de rotas pode ser o que a sua empresa precisa para escalar em pouco tempo e com muita assertividade. 

Como fazer planejamento de rotas?

Cliente satisfeito, economia de tempo e controle de recursos são apenas alguns dos pontos importantes que a roteirização de rotas proporciona para a sua empresa. Porém, aprender como fazer o planejamento de rotas é o primeiro passo para escalar de forma sustentável e lucrativa a sua empresa de serviços técnicos.

Para realizar o planejamento, você vai precisar de 4 passos básicos:

• Mapear os pontos que o técnico irá fazer no trajeto: pense na distribuição dos pontos para a realização das visitas técnicas. Estipule quais são os locais de menor distância para melhor aproveitamento do técnico. Imagine um grande mapa e o torne produtivo para sua equipe. 
• Estipule horários para não atrapalhar a rotina do cliente: lembre-se que parte da fidelização vem do quanto você conhece os seus clientes. Não faça visitas técnicas nos períodos do dia que for sinalizado que serão complicados na rotina. Assim, além de otimizar o tempo do técnico, você sai na frente na experiência do cliente com sua equipe técnica. 
• Monitore os veículos dos técnicos externos: acompanhe as visitas técnicas em tempo real, gerencie os veículos a partir dos pontos que foram mapeados e saiba os locais que foram visitados por sua equipe. Isso otimiza o tempo e permite que o gestor tenha maior controle sobre a operação. Não esqueça que um sistema de roteirização de rotas auxilia você nisso!
• Tenha em mãos relatórios e dados: tenha números que demonstram como as visitas foram distribuídas por técnicos da equipe, quais são as distâncias percorridas, qual o consumo de combustível e qual é a satisfação do cliente dos seus clientes. A partir dos números, será possível otimizar o que está dando certo e alterar o que ainda não está funcionando.

Os especialistas em roteirização de rotas da Auvo fizeram um vídeo explicando quais são os fatores relevantes para a operação. É só dar play!

Benefícios de fazer planejamento de rotas em visitas técnicas

A roteirização de rotas traz muitos benefícios para a sua empresa de serviços técnicos. Na verdade, é uma forma eficaz e já comprovada de reduzir gastos, otimizar tempo, aumentar produtividade e fidelizar clientes.

Vem ver um pouquinho de tudo isso nos próximos tópicos!

Otimização de tempo: veja na agenda do técnico quais são as visitas do dia

A roteirização de rotas é a forma mais efetiva de otimizar tempo nas suas visitas técnicas. Isso porque é a partir dela que podemos saber quais são os pontos de menor distância entre os locais e, assim, distribuir os técnicos. Para isso acontecer de forma efetiva, é necessário uma organização muito assertiva na agenda e no mapa que o colaborador vai seguir.

Veja 5 erros que sua empresa não pode cometer no agendamento de visitas técnicas.

A possibilidade de acompanhar a agenda do técnico externo é uma ótima opção para além do simples monitoramento das tarefas. É a agenda que faz com que o gestor possa estabelecer quais são as visitas mais complexas e distribuí-las de acordo com a experiência de cada colaborador. Para a empresa, é uma maneira de medir a eficiência da sua equipe, para o cliente, é garantia de satisfação.

Por fim, o acompanhamento em tempo real da agenda do técnico externo faz com que urgências sejam resolvidas em menor tempo e com menos complexidade. Qualquer problema é analisado de acordo com a especificidade, assim, o que propõe são resoluções assertivas: menos custos e maior velocidade.

Veja aqui quais são os indicadores de produtividade para medir a eficiência da sua equipe externa. 

Fidelização do cliente: todas as visitas técnicas realizadas 

Por mais que o nosso foco aqui seja roteirização, é preciso  pensar em como a gestão de rotas ajuda a melhorar a agilidade das atividades que o seu colaborador faz e como isso implica diretamente na satisfação do cliente.

Ainda com dúvidas sobre o que acabei de dizer? Então vou te explicar como isso pode ser feito. 

Leia 5 dicas valiosas para fidelizar os seus clientes ao realizar a visita técnica com seus técnicos externos.

Quando falamos em boas rotas, automaticamente já pensamos na consequência delas: pontualidade. Se o seu colaborador é  pontual com as atividades que irá executar, a satisfação do cliente só tende a aumentar. 

Realizar as atividades no dia e na hora correta é uma  obrigação de qualquer empresa que preste serviços, por isso, nesse quesito, a sua também não pode falhar se  quiser ter clientes satisfeitos e nota alta no atendimento. 

Levando em consideração toda a dificuldade de fazer um atendimento personalizado e de qualidade, pensar em  formas de aumentar a satisfação é imprescindível!

Agora, imagine se acontecer um imprevisto e o colaborador designado para determinado cliente não poder atendê-lo. O que fazer? 

Remarcar para outro dia ou só esperar que outro colaborador resolva o imprevisto, atrapalhando sua agenda, não devem ser as melhores opções.

Planejamento de rotas e lucratividade: controle assertivo de custos e gastos 

Como estamos falando de gestão de rotas, não poderíamos deixar de lado os gastos com as equipes externas. Principalmente com combustível e o repasse incorreto de km rodado.

No material abaixo vou mostrar para você, de forma assertiva, como o valor repassado do km rodado reduz o custo de sua operação. Lembre-se que estipular um valor aleatório para o reembolso de km rodado não é opção. Para acessar o material, clique no banner abaixo e cadastre-se gratuitamente.

Com um software de roteirização, como o Auvo, é possível saber a rota exata que o colaborador faz, realizar a roteirização de tarefas e calcular as despesas gastas  com combustível. E, assim, reduzir os custos com gasolina. 

Isso é feito no próprio sistema. Ele te dá em tempo real a localização da equipe, organiza e roteiriza as atividades e envia o Km rodado/dia para que você tenha um controle muito mais efetivo de sua equipe externa.

Conheça o Auvo: o software de gestão de roteirização de rotas automáticas

Como falamos nesse conteúdo, fazer uma boa gestão das rotas dos seus colaboradores externos é algo imprescindível para obter duas melhorias: o aumento e melhoramento das atividades a serem realizadas, e a certificação de que a empresa não está pagando mais do que o necessário.

A roteirização automática através de softwares possibilita a construção dinâmica das melhores  rotas para a equipe. Por isso, aposte na tecnologia para ajudar com essa tarefa, economizando tempo e reduzindo erros.

O segredo, portanto, está no bom planejamento e no uso de softwares capazes de otimizar os processos. Esses sistemas de gestão trazem ganhos valiosos para o negócio.

O Auvo fornece relatórios, organiza as informações sobre visitas técnicas, controla o gasto em km rodado e, ainda, exibe totalmente online a agenda de técnicos para controle de monitoramento.

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