Organizar agenda de trabalho: controle suas atividades agora!

Este controle se torna ainda mais difícil para gerentes de grandes organizações, porque estes possuem equipes numerosas e precisam concentrar esforços para distribuir adequadamente as tarefas e garantir os melhores resultados para a empresa.

Pensando nisso, elaboramos este blogpost para ajudar você a entender a importância de fazer um bom controle de atividades, dando 5 dicas para te ajudar a otimizar o seu processo.

1- Organizar a agenda de trabalho com planilhas de excel

Muitos gestores recorrem às boas e velhas planilhas do Excel para fazerem o controle de atividades de sua equipe. Do ponto de vista primário, o Excel parece ser a forma mais prática de gerenciar as tarefas de uma organização.

No entanto, para obter um relatório eficiente através dele é preciso elaborar uma planilha ampla, que integre desde os dados mais simples (concluído, não concluído), até os mais profundos (competência do colaborador).

Consequentemente, nem sempre o Excel será a maneira mais eficaz de fazer um controle de tarefas, pois, algo que parece simples, pode se tornar exaustivo, além de não garantir o resultado necessário.

Diante disso, selecionamos abaixo alguns motivos prós e contra o uso do Excel para fazer seu controle de atividades.

Prós

• Você pode personalizar sua planilha de controle do jeito que preferir, com cálculos diretos, respostas diretas etc;

• Você pode fazer alterações na planilha, mesmo no modo offline;

• Você pode acessar a planilha de controle de tarefas de aparelhos móveis de onde estiver;

• Você tem uma contabilidade simples dos gastos com as tarefas em mãos, no caso de planilhas com fórmulas de cálculos.

Contras

• Não existe suporte especializado para cada planilha utilizada na empresa;

• Segurança baixa, os dados não são salvos na nuvem e qualquer problema com o computador, pode custar todos os dados da sua planilha de controle;

• Complexidade na elaboração de planilhas de controle de atividades, pois elas são grandes e com muitos dados, com necessidade de alguém especializado;

• Os dados da planilha são alimentados sempre manualmente, sem possibilidade de automação do processo.

Diante de todas estas informações, você precisa avaliar se o Excel é ou não a melhor maneira de fazer o controle de atividades da sua empresa.

 

2- Tecnologia avançada

Com a atual transformação digital, gestores estão deixando de usar as planilhas mais extensas para aderir a ferramentas que empregam praticidade e instantaneidade às informações.

As planilhas ajudam muito a fazer um controle de atividades, porém, atualmente, existem algumas ferramentas que facilitam ainda mais o seu trabalho e garantem um resultado muito melhor.

Um exemplo de ferramenta para gerenciamento da rotina corporativa é o Trello, você pode contar com uma versão gratuita se cadastrando no site.

No Trello você cria um quadro em que pode organizar as listas de tarefas da equipe por etapas. Nele você pode convidar seus colaboradores para visualizar e alterar o quadro assim que forem realizando as tarefas.

Portanto, o Trello e muitas outras ferramentas podem elevar a gestão de tarefas a um novo nível de realidade, pois através delas, gestores podem ter acesso a informações muito mais concretas e certeiras, com prontidão.

3- Gestão do tempo

É impossível falarmos sobre o controle de atividades sem mencionar a administração do tempo. O tempo é precioso, por isso, é preciso saber usá-lo com muita responsabilidade no ambiente corporativo.

Pessoas que trabalham predominantemente em campo são muito mais difíceis de gerenciar, a demanda de trabalho chega e você tem dificuldade de saber o que o seu funcionário está fazendo, se ele está disponível ou não.

Além disso, ao final do dia, seu colaborador volta para entregar o serviço mas você não sabe se a quantidade de tarefas realizadas são satisfatórias em relação ao tempo que ele ficou em campo.

Por este motivo, é muito importante que você tenha sempre o controle das tarefas que são realizadas em campo.

Calcular quanto tempo e dinheiro foi gasto para a execução de cada atividade é imprescindível nos dias atuais. Assim, você pode medir se um serviço ou um colaborador podem ser mantidos rentavelmente.

Por fim, a gestão do tempo é mais um motivo de que faz-se necessário realizar o controle de atividades continuamente.

4- Avaliação de competência

A avaliação de competência é um ponto indispensável para fazer um bom controle de atividades. Para isso, você precisa analisar criteriosamente se o seu colaborador realiza todas as tarefas com êxito.

Muitas vezes, os colaboradores não realizam os procedimentos obrigatórios de uma atividade e acabam deixando pendências. Este é um ponto crucial para a avaliação de competência da equipe e também dos colaboradores individualmente.

Portanto, controlando as tarefas, você entenderá melhor sobre a capacidade de cada colaborador da sua equipe. Além disso, você terá oportunidade de dar feedbacks construtivos para eles.

 

5- Agenda da equipe

A agenda de trabalho dos seus colaboradores também é um ítem fundamental para o controle de tarefas. A organização da agenda precisa ser impecável e, para isso, é preciso pensar em vários critérios:

• “Quais tarefas são prioridade?”

• “Em qual ordem eu preciso organizar as tarefas sem prioridade?”

• “Preciso pensar no tempo gasto na tarefa?”

• “Distância do local de uma tarefa para outra?”

• Estas são questões essenciais. Um gestor precisa pensar em tudo isso para manter a agenda de trabalho da sua equipe bem alinhada.

Também podemos contar com a ajuda de softwares que facilitam a ordenação das atividades. Um exemplo é o Google agenda, este aplicativo é uma solução gratuita e que pode ser integrado a diversos sistemas.

Nele você pode agendar as tarefas e reuniões da equipe de acordo com suas prioridades. Além disso, seus colaboradores podem acessar de qualquer lugar usando um dispositivo móvel.

Por fim, o controle de atividades é muito importante para a otimização do seu processo de gestão e contribui para a obtenção de resultados assertivos e eficientes para sua empresa.

Comece agora mesmo a praticar estas 5 dicas valiosas!