Como calcular km rodado para reembolso [PLANILHA EXCEL GRÁTIS]

Uma dúvida muito comum entre gestores de equipes externas é saber como calcular km rodado para reembolso.

Esse cálculo é necessário quando o colaborador usa o carro próprio para realizar os serviços da empresa e, assim, assume despesas da companhia.

Fazer essa conta corretamente é essencial para não prejudicar a saúde financeira do negócio e ser justo com os funcionários. Porém, isso pode ser mais complicado do que parece. 

Por isso, vamos explicar todos os elementos que devem entrar na conta e explicar passo a passo como fazer o cálculo. Acompanhe!

O que é reembolso de km?

O reembolso do km rodado é o pagamento que o funcionário recebe para cobrir os custos de usar o próprio carro para trabalhar. Essa despesa não é parte do salário, sendo uma compensação pelo uso do bem pessoal.

Quem precisa calcular km rodado?

Não existe legislação específica sobre o uso do veículo particular por técnicos externos. Apesar disso, o entendimento dos tribunais é que é responsabilidade da empresa oferecer os meios para a prestação de serviço.

Sendo assim, a empresa tem duas opções: investir em uma frota própria ou reembolsar os custos do funcionário, o que costuma sair mais barato.

Nesse caso, é interessante para a empresa estabelecer os critérios para o cálculo do km rodado, em vez de deixar a conta para o funcionário. Dessa maneira, ela pode ter mais controle e previsibilidade sobre a despesa.

O que está incluso nos custos para cálculo de km rodado?

Os custos de quilometragem podem variar de acordo com o modelo e a marca do veículo utilizado pelo funcionário. De modo geral, porém, eles devem incluir:

• Limpeza;
• Combustível;
• Manutenção;
• Depreciação do veículo;
• Taxas anuais (IPVA, seguro e licenciamento).

Tendo clareza desses custos, é hora de aprender como calcular km rodado para reembolso.

Quer mais facilidade para fazer o cálculo? Baixe a planilha cálculo km rodado!

Como calcular o valor do km rodado para reembolso?

Existem duas maneiras de fazer o cálculo do reembolso. A primeira é utilizar um valor padronizado por km. Nesse caso, basta multiplicar os quilômetros rodados a serviço por esse número.

Por exemplo, se o preço definido for de R$ 0,56 por km e o funcionário rodou 200 km, o reembolso será de R$ 0,56 x 200 = R$ 112.

Esse método tem a vantagem de ser mais simples. Porém, ele não considera os muitos fatores que afetam o preço do km rodado. Por isso, pode não ser tão realista. 

É por isso que muitos gestores preferem fazer a conta considerando os custos que o funcionário realmente teve. Se esse é o seu caso, confira o passo a passo de como calcular km rodado para reembolso:

1. Estipule um modelo padrão de veículo

Para saber o valor do reembolso do colaborador por km rodado, é preciso estipular um modelo padrão de veículo.

Lembra que comentamos que as despesas dependem do tipo de veículo? Pois é. Para facilitar, entenda qual é o modelo mais representativo entre os carros dos seus funcionários e o adote como referência.

O padrão do nosso exemplo será um Fiat Argo 1.0.

Com isso definido, é hora de estimar a média de quilometragem por ano de trabalho.

2. Estime a média de km rodado por ano de trabalho

Alguns fatores que influenciam o valor do km rodado, como o IPVA e o licenciamento do carro, são cobrados anualmente. Por isso, você deve fazer a conta considerando a quilometragem que sua equipe externa percorre por ano.

Contar com um software de gestão de equipes externas ajuda muito na hora de saber essa média.

Outra prática interessante, caso você não tenha visibilidade do valor exato, é combinar esse número com a equipe. Por exemplo, o funcionário Alexandre irá rodar 46 mil km por ano a trabalho.

3. Estabeleça indicadores de reembolso

Os indicadores de reembolso são os custos incluídos na quilometragem rodada e que serão considerados na hora de fazer o conta do reembolso. Já citamos alguns deles aqui: combustível, taxas, etc.

Assim, para chegar no valor do km rodado, é preciso definir quais serão os indicadores de reembolso trabalhados.

Nesse momento, é interessante informar os colaboradores e tomar essa decisão de comum acordo. Um termo assinado por ambas as partes pode diminuir problemas no futuro.

Agora, para entender quais você vai considerar na sua conta, conheça alguns dos principais indicadores:

Combustível

Vamos retomar nosso exemplo do Fiat Argo 1.0. O consumo médio de combustível desse modelo, conforme o fabricante, é de 14,2 km por litro (gasolina) dentro da cidade.

Para chegar o custo de combustível por km rodado, divida o preço do litro da gasolina pelo consumo médio do carro. O preço médio da gasolina em junho de 2024, segundo a Petrobrás, foi de R$ 5,85 o litro.

Assim, no nosso exemplo, o valor seria de R$ 0,41 por km.

IPVA, seguro e licenciamento

Agora, considere que o funcionário gasta anualmente R$ 1.500 com taxas como IPVA, seguro obrigatório e licenciamento. Para chegar ao valor por quilômetro, basta dividir pela quilometragem anual estimada no passo 2.

No nosso exemplo, o funcionário Alexandre roda por ano 46 mil km. Assim, o custo das taxas é de R$ 0,03 por km.

Manutenção

Os custos de manutenção dependem do tempo de vida do veículo e do intervalo de revisão da concessionária. Geralmente, esse intervalo é a cada 10 mil km ou 6 meses de uso, o que acontecer primeiro.

Aqui, lembre-se de considerar a quilometragem anual acordada.

No nosso exemplo, Alexandre roda 46 mil km por ano e dirige um Fiat Argo 1.0. Segundo a montadora, esse modelo precisa passar por revisões a cada 10 mil km. Então, serão necessárias 4 revisões por ano.

Considerando que o valor médio de revisão desse modelo seja de R$ 800, o valor total por ano é de R$ 3.200. Dividindo pela quilometragem rodada, o custo da manutenção será de R$ 0,06 por km.

Depreciação

O cálculo de depreciação depende de uma orientação da empresa. Se o gestor estabelece que o funcionário é obrigado a renovar o veículo a cada 3 anos, precisamos considerar a depreciação após 3 anos.

O valor atual do Fiat Argo 1.0 2024 pela tabela FIPE é de cerca de R$ 76 mil. A taxa de depreciação no 1º ano é de 20%, e nos dois anos seguintes é de 10% ao ano.

Assim, o valor líquido depreciado após 3 anos será de R$ 49.248,00. Então, o veículo sofreu depreciação de R$ 26.752,00.

Nesse exemplo, devemos pegar esse valor de depreciação e dividir pelo total de quilômetros rodados nos três anos por Alexandre, que é 138 mil. O custo da depreciação será de R$ 0,19 por km.

Limpeza

O veículo do seu prestador de serviços deve passar por limpezas periódicas. Isso é especialmente importante nos casos em que o carro é adesivado com a marca da sua empresa. 

Quem vai definir a periodicidade é o gestor, que pode escolher entre uma limpeza semanal (48 vezes ao ano) ou quinzenal (24 vezes ao ano), por exemplo.

Vamos considerar que o custo da lavagem completa é de R$ 50. Para realizar limpezas quinzenais, o valor total gasto com elas é R$ 1.200.

Mais uma vez, dividimos o custo anual pela quilometragem rodada por ano. Assim, o custo da limpeza por km será R$ 0,02.

4. Defina qual a porcentagem de reembolso que a empresa usará

Até aqui, calculamos o custo total do km rodado para o colaborador. Porém, a empresa não vai arcar com esse valor na íntegra. Afinal, o funcionário também utiliza o veículo para atividades particulares.

Então, o passo seguinte é definir a porcentagem que caberá à empresa. 

Em geral, a organização participa mais dos custos importantes, para garantir que o veículo esteja sempre em funcionamento. O custo de combustível, certamente, é todo assumido pela companhia.

Veja uma proposta de rateio a seguir:

• Combustível: 100% da empresa
• IPVA, seguro e licenciamento: 50%
• Manutenção: 100%
• Depreciação: 100%
• Limpeza: 50%

Para ver na prática, vamos aplicar os valores calculados no nosso exemplo às porcentagens sugeridas:

• Combustível: R$ 0,41;
• IPVA, seguro e licenciamento: 50% de R$ 0,03 = R$ 0,015
• Manutenção: R$ 0,06
• Depreciação: R$ 0,19
• Limpeza: 50% de R$ 0,02 = R$ 0,01

O valor do reembolso do colaborador por km rodado é de R$ 0,685. Então, Alexandre receberá R$ 0,685 x 46.000 = R$ 31.510 no ano.

Como montar uma planilha para cálculo do km rodado no Excel?

Fazer essa conta para cada colaborador pode dar bastante trabalho. Isso sem falar na possibilidade de erro: é só apertar um botão errado na calculadora para o valor sair incorreto.

Por isso, pode ser uma boa ideia automatizar esse processo.

Um caminho para isso é usar uma planilha, como a da Auvo. Nela, você pode definir o valor de cada indicador de reembolso e a porcentagem que será custeada pela empresa, para descobrir exatamente quanto deve ser o reembolso de cada colaborador.

Baixe grátis: Planilha de cálculo KM rodado por colaborador

Se preferir, também pode fazer uma planilha mais simples do zero, seguindo o passo a passo:

1. Em uma coluna, coloque os custos totais por indicador de reembolso;
2. Na coluna ao lado, adicione a porcentagem que a empresa irá custear de cada um. Assim, se você decidir alterar essa porcentagem no futuro, não precisará refazer a conta toda;
3. Depois, numa terceira coluna, multiplique os valores das colunas anteriores para chegar ao custo por indicador de reembolso;
4. Some todos os valores para encontrar o valor do km rodado para reembolso;
5. Agora, em uma nova aba da planilha, faça uma lista com todos os seus colaboradores em uma coluna e a quilometragem rodada por cada um na outra;
6. Por fim, acrescente uma terceira coluna multiplicando as duas anteriores e pronto!

Dá pra fazer o cálculo automático do valor do reembolso por km rodado?

Se quiser ainda mais praticidade, você pode calcular o reembolso do colaborador de forma totalmente automática com ajuda da tecnologia.

De quebra, você ainda tem mais controle dos gastos do veículo e melhora a gestão empresarial. 

Com os relatórios de km rodado do Auvo, por exemplo, você pode calcular a quilometragem sem depender de foto ou mensagem do técnico comprovando o gasto do carro.

Na plataforma, você conta com 3 formas de medir o km rodado:

• Cálculo de km rodado informado pelo colaborador: o colaborador é quem informa a quilometragem gasta por ele até chegar ao cliente e ao voltar da atividade;
• Cálculo de km rodado entre tarefas: o sistema identifica a rota realizada pelo colaborador a partir do ponto base e calcula o custo por km a partir da quilometragem rodada entre cada tarefa;
• Cálculo de km rodado do sistema: nesse modo, o cálculo é realizado de acordo com a posição do colaborador no GPS, independente das tarefas realizadas. Basta definir horários de entrada, almoço e saída da jornada do colaborador e manter o GPS ligado.

Se interessou? Então agende uma demonstração do Auvo para entender melhor como ele pode te ajudar a alavancar o seu negócio!

Além disso, a plataforma também conta com uma funcionalidade de roteirização, que identifica o melhor trajeto entre os endereços informados. Dessa maneira, você consegue economizar nos custos de reembolso de km rodado.

Quer entender mais sobre como a roteirização pode ser sua aliada na redução de custos de reembolso? Então confira também nosso guia de roteirização para empresas!

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