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Si trabajas con prestación de servicios ya debes saber sobre la importancia y los desafíos de encontrar un modelo de informe de visita técnica lista, y principalmente de llenarlo, verdad?
El informe de visita técnica es uno de los elementos más importantes para la mayoría de las empresas.
Al final, por medio del mismo, es posible documentar informaciones detalladas sobre el histórico de mantenimientos, bien como los clientes atendidos, sea una persona o empresa.
Además de eso, con un informe de visitas técnicas completo y en tus manos, puedes acompañar el desempeño y la productividad del equipo externo como un todo.
De ese modo, puedes también trazar planes de acción basados en datos precisos y confiables, por lo tanto, realizar mejoras continuas en beneficio de toda la compañía.
Preparamos esta guía para que sepas cómo es fácil crear un informe de visita técnica sencilla, objetiva y completa en 5 pasos.
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5 pasos para completar tu informe de visita técnica:
Antes de mas nada, recuerda: tu informe de visita técnica debe contener información clara sobre la visita y sobre cada cliente para que tengas una visión general sobre el.
Primeramente, acompaña el check list con los 5 artículos que debes seguir para completar tu informe de visita técnica:
-
Definir el formato del informe
-
Informaciones sobre el cliente
-
Informaciones sobre la visita
-
Histórico de tareas y/o visitas
-
Encuesta de satisfacción
Ahora, vamos hablar sobre cada uno para que sepas cómo elaborar tu informe de visita técnica:
1. Define el formato de informe de visita técnica:
Normalmente, el formato de planillas es el más utilizado. Pero, puedes elaborar también una plantillas en word, o contratar una gráfica para imprimir bloques de informes para que los técnicos transporten hasta el lugar de la visita.
Por lo tanto, si no sabes como empezar, descarga gratis la planilla de control de llamados que preparamos para ti.
2. Comienza el informe de visita técnica con la información sobre el cliente:
Debes detallar:
-
Nombre del cliente, (persona o empresa)
-
Dirección
-
Teléfono de contacto
-
E-mail
Cómo elegir el software adecuado para su empresa de mantenimiento?
3. Coloca informaciones sobre la visita técnica:
Enseguida, coloca informaciones específicas y detalladas sobre la visita, por ejemplo:
-
Responsable por el servicio (Cual colaborador será/fue responsable por la visita técnica)
-
Motivo de la visita (Por que el cliente solicitó la visita técnica)
-
Fecha
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Horário de entrada (check in)
-
Horário de salida (check out)
-
Tipo de mantenimiento
-
Status de la visita (si está pendiente, finalizada, entre otros)
-
Solución adoptada
-
Datos extras del servicio
Futuramente, estas informaciones podrán ayudarte a evaluar la productividad del técnico.
4. Agrega el histórico sobre la visita técnica:
Posteriormente, agrega informaciones específicas sobre la visita tecnica teniendo en consideración que este será tu histórico.
De esta manera, no solo tendrás el control de visitas, como también, podrás elaborar un cronograma de mantenimiento preventivo, y por consecuencia, estar delante de los imprevistos que pueden incomodar a tu cliente.
Además, el histórico facilitará el progreso de la próxima visita y/o servicio, pues así, el técnico sabrá exactamente cuáles piezas o herramientas utilizar en el próximo mantenimiento, osea, estará precavido.
5. Agrega la Encuesta de Satisfacción del cliente en el informe de visita técnica:
Para completar tu informe de visita técnica con llave de oro, agrega la opinión individual de cada cliente sobre la visita o servicio prestado.
Sin dudas, esa opción hará toda la diferencia en tu informe de visitas técnicas, visto que la encuesta de satisfacción del cliente, es el mejor método para evaluar la reputación de tu marca a los ojos del público.
Un consejo extra: una herramienta para ayudarte a tener un informe de visita técnica pronto!
Sería de gran ayuda si apenas una herramienta recolecta automáticamente todas las informaciones necesarias para completar un informe de visita técnica, ¿no es verdad?
Pensando en eso, presentamos a Auvo. Esta herramienta no solo te ayuda en la gestión de tu equipo externo sino que también hace el control de todas las visitas y/o servicios realizados.
¿Sabes cómo Auvo puede ayudarte?
Primeramente, con Auvo es posible registrar clientes con información sobre cada uno de ellos.
En segundo lugar, la plataforma emite informes de tareas completos, sobre todo informaciones específicas sobre cada una de ellas, como por ejemplo:
-
El estado de las tareas
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Resultados de los formularios (respondido por colaboradores)
-
Fotografías hechas por los técnicos
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Resultado de la encuesta de satisfacción del cliente
Por fin, el reporte de visita técnica te ayuda no solamente a monitorear tu equipo externo. También contribuye para la gestión de calidad de las visitas, y consecuentemente, en la retención de clientes.
Finalizan, estate siempre al frente del mercado y utiliza una herramienta de gestión inteligente. Prueba Auvo gratis y garantiza resultados positivos para tu negocio.
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Gabriel Rodrigues
CEO da Auvo Tecnologia. Já ajudou mais de 4 mil empresas de serviços e assistência técnica com o Auvo.
