Auditoria de estoque: controle produto e ativo com estes procedimentos

Devido o fluxo contínuo do estoque, organizar o patrimônio e reunir todos os documentos de entrada ou saída de produtos e ativos não é uma tarefa fácil para o gestor. 

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Na contabilização de estoque, podem existir diversos problemas, como:

• Falta dos documentos de entrada e saída de equipamentos;

• Divergência entre a quantidade de itens declarados e apurados;

• Extravio de ativos ou produtos no estoque;

• Desgaste e desvalorização dos ativos, com o passar do tempo.
  
  

Por este motivo, fazer este tipo de auditoria de estoque é uma ótima oportunidade de fazer um controle de qualidade do estoque e verificar se os processos contábeis da sua empresa estão funcionando corretamente.

Neste artigo, você, gestor, vai aprender a definição de uma auditoria de estoque, entender seus principais objetivos e saber quais são as suas etapas. Vamos lá?

O que é uma auditoria de estoque?

Uma auditoria de estoque funciona, basicamente, como um exame de documentos, registros, notas fiscais e verificação de dados para confirmar a exatidão do controle de patrimônio da empresa auditada.

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Uma auditoria interna consiste em uma inspeção solicitada pela própria empresa, que avalia todos os procedimentos realizados, com a intenção de verificar a qualidade dos registros de ativos e a segurança dos dados repassados.

Quais os objetivos da auditoria de estoque?

O grande objetivo de uma auditoria de estoque é agir de forma preventiva, coletando dados e avaliando estratégias para a melhor tomada de decisão.

No entanto, existem diversos outros objetivos:

• Confirmar a quantidade de itens declarados no estoque;

• Apurar a quantidade de itens existentes no estoque;

• Confirmar se a posse dos itens existentes é da empresa auditada;

• Verificar se o valor do estoque está corretamente avaliado;

• Organizar os documentos de entrada e saída de ativos e produtos;

• Conhecer o nível do controle de qualidade do estoque na empresa.

Para isso, é preciso realizar um processo longo e complexo, que é dividido em várias etapas, para chegar a um resultado final.

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Procedimentos para auditoria de estoque: como fazer?

Uma auditoria de estoque completa é dividida em diversos níveis, que necessitam de muita atenção do auditor e acompanhamento do gestor.

Todos os passos são igualmente importantes para levar a um resultado final preciso e objetivo. 

Esse processo de verificação pode durar dias, de acordo com o tamanho do estoque de uma empresa ou indústria. Confira as etapas desse tipo de auditoria: 

Inspeção dos itens

O primeiro passo de uma auditoria é a inspeção da quantidade de itens registrados no estoque e nos documentos fiscais.

Essa etapa é dividida em três partes: inspeção de documentos de entrada, inspeção de documentos de saída e, por fim, uma inspeção física dos itens.

Para iniciar essa verificação, o auditor precisa selecionar um período específico de avaliação: os últimos três meses, seis meses ou um ano.

• Inspeção de documentos de entrada: os documentos de aquisição de produtos e ativos devem ser registrados e analisados. A intenção é fazer a comparação com os documentos de saída, para poder calcular a quantidade total do estoque.
• Inspeção de documentos de saída: verificação dos itens descartados, extraviados, vendidos ou alugados para clientes e parceiros. É preciso que toda a movimentação de saída seja registrada.
• Inspeção física: após a análise dos documentos, o auditor pode começar uma contagem física do estoque. A ideia é que ele faça uma comparação do estoque físico com os dados dos documentos de entrada e saída.

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Caso as informações entre os documentos e estoque não se encontrem, é preciso que os gestores responsáveis pelo controle verifiquem se não esqueceram de apresentar algum documento e tomar medidas para resolver esse problema.

Itens deslocados 

É normal que empresas de serviços e manutenção façam trocas ou empréstimos de equipamentos para empresas parceiras. Na auditoria de estoque, esse tipo de movimentação também deve ser registrada.

Os auditores precisam conferir e contabilizar:

• Itens da empresa em poder de terceiros: se a empresa auditada possui equipamentos alugados ou emprestados a empresas terceiras, o auditor deve solicitar uma confirmação das empresas que estiverem em posse das mercadorias.
• Itens de terceiros em posse da empresa auditada: é necessário fazer a mesma solicitação de confirmação para empresas proprietárias de ativos que estão localizados na empresa auditada.

Sendo assim, se você for gestor de uma empresa de locação de equipamentos, lembre-se de registrar todos os contratos de locação de forma organizada, em um lugar acessível para os auditores.

Valor do estoque

Após a confirmação da quantidade de itens declarados e existentes em sua empresa, é necessário fazer os cálculos dos valores informados nos documentos.

Nesta parte, o valor de cada item é calculado, para que o auditor possa chegar ao valor total do estoque.

É importante analisar esse campo com atenção, pois o valor do estoque interfere diretamente no lucro da empresa. Confira o que você não deve deixar de fazer:

• Conferência do valor dos itens;

• Perdas estimadas em estoque;

• Ajustes no valor dos itens, devido aos desgastes.

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Você já deve ter percebido que fazer uma auditoria de estoque, para a gestão da manutenção da sua empresa, é um processo longo e complexo.

Porém, se bem analisada, a auditoria pode trazer resultados importantes para que o gestor realizar um bom controle de qualidade do estoque, como:

• Revisão do planejamento estratégico da empresa, no que diz respeito à gestão de ativos;

• Convocação de uma reunião para orientação da equipe sobre o inventário de estoque;

• Obtenção ou solicitação de notas fiscais, que ainda não foram enviadas para a empresa;

• Verificação do nível de movimentação dos ativos.

Como fazer auditoria de estoque com o sistema Auvo?

Após ter todas as informações em mãos, relatórios detalhados sobre os dados coletados na auditoria devem ser produzidos, para que o gestor trabalhe em estratégias de melhorias do controle de estoque.

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Além disso, essa análise precisa ser feita de forma constante, com o acompanhamento de indicadores e verificação da evolução da empresa.

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