Controle de locação de equipamentos: como fazer?

O mercado de locação de equipamentos é bastante promissor e movimenta diversos setores como prestação de serviços, manutenção, construção, entre outros.

Uma pesquisa da Sobratema (Associação Brasileira de Tecnologia para Construção e Mineração) apontou que o mercado de máquinas e equipamentos tende a crescer.

Isso significa que, com a expansão do mercado, fazer o controle da locação de equipamentos será essencial para o crescimento do seu negócio.

O grande problema é que muitos gestores não sabem como começar essa verificação.

Por isso, você aprenderá, neste artigo, a fazer um controle de locação de equipamentos de forma correta em sua empresa.

Por que fazer o controle de locação de equipamentos?

Controlar os aluguéis de equipamentos é a forma certa de sua empresa crescer.

Uma empresa que sabe usar tecnologia como aliada de seus serviços, sai na frente no mercado.

O Auvo, por exemplo, é um sistema de gestão que pode ajudar no controle de locação de equipamentos. Clique no banner abaixo para falar com um dos nossos especialistas:

Mas existem diversos outros motivos importantes para fazer um controle de locação de equipamentos, como:

Organização

Um bom controle de locação de equipamentos envolve:

• Gestão de estoque

• Gestão financeira

• Faturamento da locação

Assim, a empresa possuirá informações importantes sobre a quantidade de máquinas locadas, os clientes, o período de locação e o prazo de devolução.

Por meio deste controle, a empresa se torna mais organizada e, assim, os processos são facilitados.

Informações atualizadas

Não ter o período de locação de um equipamento registrado pode causar um grande prejuízo para a empresa.

Se você não possui um controle exato sobre essas informações, como vai ter certeza que a cobrança pela locação está sendo justa para ambos os lados?

Outro exemplo que faz sua empresa perder dinheiro: não saber quais equipamentos estão alugados ou quantos equipamentos um cliente alugou.

Lembre-se que toda e qualquer ação deve ser registrada. As informações devem ser atualizadas diariamente.

Base de dados

O controle de locação de equipamentos também funciona como uma base de dados preciosa, com informações sobre os clientes, fornecedores e contratos.

Ter esses dados em mãos ajuda e muito no gerenciamento de ativos da empresa.

Alguns dados importantes, do ponto de vista gerencial são:

• Dados cadastrais

• Informações de contato

• Histórico de contratos

Manter os dados de fornecedores e clientes atualizados é necessário para acompanhar de perto o que cada um está locando ou fornecendo.

Mantenha-se informado sobre o ciclo contratual, status financeiro do cliente e nível de satisfação com o atendimento.

Todo esse acompanhamento só traz benefícios para a empresa.

Mas como fazer esse controle? Agora que você já sabe sua importância, vai aprender a fazê-lo de forma correta.

Como fazer uma gestão de locação de equipamentos?

Se a sua empresa ainda não possui grande quantidade de demandas, você conseguirá fazer o controle de locação de equipamentos em uma planilha.

Nela, precisam constar as seguintes informações:

1. Cadastro de Equipamentos

O primeiro passo para iniciar seu controle de locação é cadastrar os equipamentos de forma detalhada na planilha.

Você pode inserir informações como:

• Tipo de equipamento

• Marca e modelo

• Data de compra

• Valor de aquisição

• Valor do aluguel

Caso você tenha mais de um equipamento da mesma marca e modelo, é interessante inserir um número de identificação patrimonial.

Assim, esses equipamentos não serão confundidos. Você saberá quais estão mais novos e quais precisarão de manutenção.

2. Cadastro de Clientes

Em seguida, você deverá cadastrar todos os seus clientes com riqueza de detalhes:

• Nome da empresa e CNPJ

• Segmento de atuação

• Localização da empresa

• Telefone para contato

Também é importante manter um histórico do relacionamento com seus clientes, assim, você poderá oferecer um atendimento personalizado.

3. Cadastro de Fornecedores

Os fornecedores são aqueles parceiros com os quais você compra os equipamentos para a locação.

As informações mais relevantes a serem armazenadas são:

• Nome do fornecedor

• Canais de venda

• Histórico de compras

• Faturamento dos equipamentos

Você ainda pode inserir informações adicionais como modos de receber desconto nas compras ou programas de fidelidade, caso eles tenham.

4. Controle dos contratos de locação

Em sua planilha, você deve anotar detalhes sobre todos os empréstimos de equipamentos.

Esse é um dos campos mais importantes do seu controle de locação de equipamentos.

A atenção deve ser redobrada no momento de preencher os dados.

Neste campo, você vai precisar das informações sobre:

• Equipamento Alugado

• Locador (cliente)

• Data de retirada

• Data de devolução

• Valor do aluguel

• Ganhos totais

É interessante dividir os dados da sua planilha por meses. Assim, você vai poder acompanhá-los de forma mais dinâmica.

5. Retorno de Investimento por Equipamento

Esse ponto é relevante para inserir em seus relatórios.

Será por meio dele que você conseguirá verificar se o investimento feito em um equipamento valeu a pena.

Nessa parte da planilha, você pode deixar os seguintes campos a serem preenchidos:

• Valor de aquisição do equipamento

• Valor de aluguel por período

• Total recebido pelas locações do equipamento

Assim, terá a oportunidade de se certificar de quais equipamentos dão mais lucro, podendo, até mesmo, aumentar a quantidade desses equipamentos.

 

Conclusão

Você até consegue fazer o controle de locação de equipamentos em uma planilha, se a sua empresa for pequena.

Mas, se ela já é uma média ou grande empresa, o mais indicado é fazer o controle com a ajuda de um software de gestão.

A Auvo possui um software que permite o cadastro de produtos e equipamentos de forma rápida e fácil.

Com ele, você consegue automatizar fluxos de trabalho e acompanhar de perto o estoque da sua empresa.

Investir em uma ferramenta que otimiza seu tempo de gestão só traz benefícios ao seu negócio.

Fazer um bom controle de locação de equipamentos é muito importante para sua empresa, por isso, não deixe de colocar em prática o que aprendeu.

E não deixe de nos contar: vocês controlam os aluguéis de equipamento de sua empresa? Como funciona?