Como fazer uma gestão da manutenção assertiva?

O aumento de gastos desnecessários, a perda de clientes, a diminuição da produtividade da equipe e o desperdício de recursos são motivos que impedem o crescimento do seu negócio.

Esses problemas são causados por diversos motivos como o extravio de ferramentas, a falta de qualidade das manutenções, a falta de controle do estoque e, claro, a ausência de uma gestão eficiente.

Sabemos que com a correria do dia a dia, fica difícil manter todos os detalhes da operação funcionando corretamente, mas se você não procurar uma solução inteligente, sua empresa corre o risco de não sair do lugar.

A melhor saída para resolver essas dificuldades é começar a organizar sua gestão, implantando processos, controlando serviços e tomando decisões baseadas em dados.

Se você quer mudar a realidade do seu negócio, não deixe de acompanhar esse artigo.

Com ele, você vai aprender a fazer uma gestão da manutenção que traga resultados efetivos para sua empresa. Vem comigo!

O que é a gestão da manutenção?

Uma gestão da manutenção é uma técnica de gerenciamento de serviços, ativos e recursos, que possui o objetivo de preservar a vida útil de equipamentos, evitar falhas em ativos e garantir a eficiência do time de colaboradores.

Com um acompanhamento eficiente, é possível garantir a qualidade dos serviços prestados aos clientes, além de incentivar sua equipe à estar sempre preparada para demandas urgentes.

Imagine o desconforto de não conseguir realizar uma manutenção pela falta de preparo dos técnicos ou, até mesmo, deixar atividades pendentes, que vão gerar retrabalho mais à frente.

Quais são os benefícios da gestão da manutenção?

Depois que você entender a importância de investir em uma gestão da manutenção assertiva, tenho certeza que não vai deixar de apostar nessa estratégia.

Imagine ter um fluxo de trabalho organizado, com atividades planejadas e a garantia de que os técnicos estão cumprindo a agenda de tarefas.

Agora pense em como seria bom parar de passar o dia todo apagando incêndios em sua operação e poder reservar um tempo para tomar decisões estratégicas e realizar melhorias em sua empresa.

Se dedicar à uma estratégia de gestão da manutenção ainda ajuda no cumprimento dos prazos do SLA de atendimento da equipe, aumento de produtividade dos técnicos, redução de custos e até na satisfação do cliente.

Todos esses benefícios, juntos, são responsáveis por impulsionar os resultados da sua empresa de prestação de serviços, provocando um crescimento sustentável.

Aprendendo a fazer uma gestão da manutenção assertiva

Uma boa gestão da manutenção se resume em um série de atitudes com o objetivo de ter um controle completo sobre o seu negócio.

Sejam as agendas dos colaboradores, as movimentações dos ativos ou o recolhimento dos dados de serviços.

É preciso acompanhar de perto todos os processos para avaliar o que está funcionando.

Confira agora as ações que te ajudam a melhorar a gestão da manutenção da sua empresa:

Controle de estoque

Um passo importante para reduzir desperdícios com recursos é fazer o controle dos equipamentos, materiais, produtos e ferramentas que estão com técnicos e clientes.

Técnicos externos de empresas de serviços geralmente carregam consigo todos estes itens, pois precisam estar prontos para realizar atendimentos inesperados ao longo do dia.

O problema é que alguns desses itens são perdidos ou não faturados ao longo do tempo, o que pode provocar um grande prejuízo para sua empresa.

Para resolver esse problema, é preciso registrar os itens e atribuí-los à um técnico ou cliente.

Com todos os itens registrados, você terá uma noção clara de com quantos materiais, produtos ou equipamentos seus técnicos estão.

Exemplo: um técnico de provedor de internet saiu da sua empresa com cerca de 15 modems de internet.

Se ele volta à base com apenas 9 modems, ele precisará relacionar os modems aos atendimentos.

A mesma coisa acontece quando um técnico vai à campo com o decapador de fibra, a máquina de emenda, o cortador longitudinal e o clivador de precisão da empresa.

Ao final do dia, ele precisará retornar à base com essas mesmas ferramentas.

É normal que empresas de serviços invistam alto em ativos para garantir a qualidade na prestação de serviços do time de colaboradores.

Você precisa ter controle sobre esses recursos se não quiser perder dinheiro.

Planejamento de tarefas

Outra etapa importante de uma gestão da manutenção é fazer um planejamento assertivo de atividades para os colaboradores.

Para começar, o gestor precisa montar a agenda dos colaboradores levando alguns fatores em consideração:

• O tempo gasto em cada manutenção;

• O tempo de deslocamento até os clientes;

• Nível de produtividade do colaborador.

É válido, nesse ponto, adotar a estratégia de roteirização de visitas, para que sua equipe passe menos tempo se deslocando e mais tempo realizando as manutenções.

Ter essas informações é essencial para realizar um plano que possa ser cumprido na prática, dando espaço para o ajuste na agenda de visitas, caso surjam chamados inesperados.

O papel do gestor, neste caso, é saber definir prioridades, oferecer os recursos necessários para os técnicos e garantir que todas os serviços sejam feitos dentro do prazo de atendimento.

Controle de despesas

A diminuição das despesas também é um dos benefícios de realizar uma boa gestão da manutenção em sua empresa de serviços.

Muitos gestores não sabem que podem reduzir gastos com combustível, por exemplo, por meio de ações efetivas de controle de despesas.

A adoção de um sistema de ordem de serviço, onde os técnicos recebem dados sobre as tarefas no smartphone, resulta em uma boa economia para a empresa, já que eles não precisarão voltar à base para pegar os dados da próxima visita.

A roteirização de visitas unida ao cálculo de Km rodado são duas estratégias que também ajudam nessa economia, pois a primeira tática ordena tarefas de modo inteligente e o controle de Km rodado garante um reembolso mais justo.

 

Além disso, existem outros custos que podem ser evitados, como o custo com impressões de ordens de serviço, relatórios técnicos e inventários de estoque em papel.

Ou, até mesmo, como já demos o exemplo anteriormente, custos com a reposição de recursos materiais extraviados ou não faturados pelos técnicos durante uma visita.

Acompanhamento de dados

Uma gestão da manutenção assertiva requer análises baseadas em dados, assegurando que as decisões sejam bem fundamentadas.

Por exemplo: se você estiver pensando em contratar mais um técnico para a empresa, você pode se perguntar:

• Os técnicos contratados estão dando conta das demandas?

• Realmente existem tantas atividades, ao longo do mês, que tornem a contratação de um novo profissional necessária?

Certifique-se de analisar as informações de demandas e produtividade da equipe antes de tomar a decisão, pois não adianta contratar um técnico para realizar algumas atividades e dispensá-lo depois.

Sabemos que um grande problema dos gestores de empresas de serviços é não tomar decisões baseadas em dados por não saber quais indicadores acompanhar.

Por este motivo, vou apresentar algumas métricas importantes para a sua gestão:

• Indicadores de produtividade: tempo de realização de cada tipo de tarefa, tempo gasto com cada cliente, horas produtivas da equipe e quantidades de visitas realizadas;

• Qualidade dos serviços: número de atividades finalizadas, quantidade de pendências e nível de satisfação dos clientes;

• Despesas por categoria: combustível, alimentação e reposição de recursos materiais.

Aos monitorar os dados de um mês, você precisa comparar com os dados do mês anterior, para verificar se houve algum progresso ou melhoria na empresa.

Com essas informações, você poderá tomar decisões que sejam melhores tanto para a equipe externa quanto para sua empresa de serviços.

Sistema de Gestão da Manutenção

Agora que você já sabe como realizar uma gestão da manutenção assertiva em sua empresa, você pode apostar na automatização de processos para otimizar o seu tempo.

Atualmente, existem sistemas de gestão da manutenção, como o Auvo, que te ajudam a atingir melhores resultados em sua empresa de serviços.

O Auvo é um sistema completo de gestão da manutenção, que possui diversas funcionalidades como:

• O planejamento e agendamento de atividades;

• Monitoramento dos colaboradores em tempo real;

• Roteirização de visitas e cálculo de Km rodado;

• Pesquisa de satisfação com os clientes e muito mais.

Com ele, você ainda consegue veicular ativos e produtos à colaboradores ou clientes, além de ter acesso à movimentação dos equipamentos, o que te garante o controle ainda melhor.

É uma ótima oportunidade para fazer sua empresa lucrar mais e reduzir custos.

E então, está pronto para implementar uma gestão da manutenção assertiva em sua empresa? Faça o teste grátis!