Relatório de despesas: controle os gastos da sua equipe externa

“Como conseguimos gastar tudo isso?” 

Se perguntam o empreendedor, o gestor do negócio ou o diretor financeiro.

Mas a verdade é que se as despesas estão fora de controle, existe um motivo simples: a falta de acompanhamento!

Neste post, você vai entender a importância de manter um relatório de despesas atualizado em tempo real e como isso pode trazer benefícios para o seu negócio.

A importância do relatório de despesas para equipes externas

Quem tem uma empresa de prestação de serviços ou trabalha com vendedores externos, precisa ter um excelente controle de suas despesas.

Gastos com transporte, combustível, refeições, hospedagem e até o uso de materiais, precisam ser controlados para que se possa fazer um planejamento financeiro adequado.

Com a posse desses dados, é possível criar planos de ação para redução de custos em empresas de serviços.

Para isso, basta estudar os números e descobrir se há desperdícios, excesso de despesas injustificadas ou mesmo desvios.

Mas sem uma forma de controle organizada - e de preferência em tempo real - vai ficar muito difícil descobrir como diminuir gastos com a equipe.

Veja, a seguir, as vantagens de contar com um relatório de despesas e como isso vai ajudar a manter os gastos de seu negócio sob controle.

1- Acompanhar os gastos ao longo do mês

Esperar as contas chegarem para descobrir quais foram os gastos da equipe é algo que não pode acontecer em uma empresa organizada.

Você precisa usar alguma forma de controle. Para isso, o ideal é usar um software de controle financeiro, ou, ao menos, uma planilha eletrônica para o controle de despesas.

De preferência, use uma planilha compartilhável com sua equipe e que possa ser editada em tempo real, como as do Google Sheets.

2- Ter uma visão geral das despesas

Um relatório bem estruturado permite analisar com facilidade o que está acontecendo de forma rápida e intuitiva.

O ideal é poder usar filtros para detectar tipos de despesas e gerar relatórios sobre vendedores e clientes, por exemplo.

3- Definir indicadores de performance

Se você tem acesso às despesas da equipe de uma forma organizada, pode definir níveis aceitáveis para cada uma delas.

Assim, analisando os números mês a mês, pode perceber o quanto é razoável gastar com cada item.

Dessa forma, pode definir metas de desempenho para que seus prestadores de serviço ou vendedores não exagerem nos gastos.

Apenas tome cuidado para que eles não economizem quando for necessário gastar e acabem fazendo cair a qualidade dos serviços prestados.

Esteja aberto a entender porque em determinados momentos algumas despesas foram necessárias e não pressione a equipe sem motivo.

De outra forma, o barato pode sair caro.

4- Descobrir quais itens geram mais gastos

Que item gera mais despesas durante as vistas externas? E qual é irrelevante?

Entender esse tipo de relação ajuda a definir quais itens precisam de um controle mais próximo e quais não necessitam de uma vigilância tão grande.

Para isso, use a análise de Pareto. Trata-se de uma “regra” que diz que 80% dos resultados são produzidos por 20% das causas.

Isso vai ajudar em sua tomada de decisão.

Descubra quais são os 20% das despesas que causam 80% dos gastos e fique de olha nelas!

5- Comparar despesas entre diferentes colaboradores

Alguns vendedores ou prestadores de serviço podem gastar mais que outros, mas tome cuidado antes de tirar conclusões apressadas!

Na verdade, as características de seus clientes, do produto que vendem ou do serviço específico que prestam podem levar a isso.

De qualquer forma, fique de olho nos pontos fora da curva e analise se é preciso tomar alguma providência.

6- Conhecer o perfil de clientes que geram mais despesas

Da mesma forma que com os vendedores, fique atento aos clientes que geram mais despesas e exerça um controle maior durante essas visitas.

7- Analisar serviços que parecem gerar mais gastos

Alguns serviços, de forma análoga ao que foi dito anteriormente, podem ser mais caros e dispendiosos que outros.

Essa informação é fundamental na hora de analisar os gastos mensais.

8- Ajustar preços

Com todos os dados e pontos mostrados acima, você poderá ajustar preços, ao notar que alguns gastos não estão sendo cobertos com o preço atual.

Conclusão: relatório de despesas não é burocracia, é economia!

Muitos vendedores ou prestadores de serviços acreditam que o relatório de despesas é uma mera burocracia e perda de tempo em sua rotina diária.

Na verdade, esse documento ajuda a avaliar a performance dos serviços prestados ou do processo de vendas executado.

Além disso, fornece os dados necessários para que a área financeira entenda como se comportam os custos do negócio e possa planejar formas de diminuí-los.

Como você viu, se você não usa relatórios de despesas de equipes externas em sua empresa, está mais do que na hora de começar a usar.