¿Cómo mejorar la gestión del mantenimiento de su empresa?

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La falta de una gestión de mantenimiento eficaz en su empresa provoca una serie de problemas que impiden que su negocio crezca de forma sostenible. Una de las principales causas de dificultades que enfrentan los gerentes de equipos técnicos es un método de gestión con procesos manuales, que le impide tener datos básicos sobre su operación.

El resultado de esto es que el gestor está completamente a oscuras, incapaz de tomar decisiones inteligentes o implementar cambios que ayudarán al equipo a desempeñarse mejor.

Si está cansado de sufrir las quejas de los clientes, necesita confirmar la ubicación de los técnicos y aún tiene altos gastos operativos, es mejor comenzar a trabajar en un proceso de gestión más asertivo.

Las ventajas de realizar una buena gestión de mantenimiento son tener control de las visitas, mayor productividad del equipo, mayor satisfacción del cliente, reducción de costos y aumento de las ganancias comerciales.

Pero, ¿cómo implementar cambios para lograr mejores resultados en la empresa? ¿Cómo iniciar un proceso de gestión de mantenimiento eficiente?

En este artículo conocerás las respuestas y aprenderás a implementar procesos inteligentes en tu gestión.

Cómo hacer una buena gestión del mantenimiento?

Todos sabemos que la gestión eficaz del mantenimiento es la mejor manera de lograr mejores resultados en una empresa de servicios. El problema es que la mayoría de los gerentes no saben por dónde empezar.

El secreto para tener una operación realmente organizada es monitorear de cerca todo el flujo de la visita: desde el inicio, en la planificación de la agenda del equipo, hasta el final, en el análisis de datos en los informes técnicos.

En su supervisión, debe concentrarse en tres acciones:

Planificación: visitas técnicas, rutas y stock de activos y productos;
Seguimiento: la ejecución de tareas, los datos generados en las visitas y el índice de satisfacción del cliente;
Control: de tickets, costos y rendimiento del equipo.

Y para poder poner en práctica este método de gestión es necesario dejar de depender únicamente de los procesos manuales y empezar a contar con la ayuda de la automatización de procesos, apostando por herramientas inteligentes.

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Programación de tareas

La programación manual de tareas puede ser una de las tareas rutinarias más exigentes de un gestor de equipo externo. Muchos gestores aún utilizan órdenes de trabajo impresas, lo que, además de generar costos innecesarios con el desplazamiento, retrasa el trabajo de los técnicos, que necesitan regresar a la empresa solo para recoger nuevos documentos.

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Los resultados de este método de gestión son el aumento de combustible, generado por la falta de un proceso eficaz de enrutamiento de visitas y la desorganización de la rutina de los empleados.

Para resolver el problema, la mejor opción es utilizar un sistema de órdenes de trabajo digitales, donde los gerentes pueden ingresar rápida y fácilmente las tareas que el equipo necesita realizar a diario.

Así, los técnicos tendrán, en sus propios smartphones, el cronograma de actividades y tendrán sus horarios actualizados cuando surjan llamadas de última hora.

Monitoreo de visitas

Desafortunadamente, no sirve de nada tener una organización interna eficiente de las demandas si aún utiliza las llamadas para confirmar que los técnicos han completado sus actividades.

Son muchas las quejas de los clientes por no recibir visitas técnicas o por la calidad del mantenimiento. El gran problema es que, sin un proceso de control de visitas, no es posible confirmar si un colaborador realmente fue al sitio o probar que la tarea se llevó a cabo según lo planeado.

Y, por esta razón, los gestores desperdician, todos los días, un tiempo precioso llamando a los técnicos, confirmando sus ubicaciones o necesitan ir al campo para realizar visitas pendientes.

La mejor forma de resolver este impasse es utilizar un software de gestión de servicios, que permite el seguimiento en tiempo real del equipo, además de la duración de cada actividad.

Gestión de activos

Es normal que las empresas de servicios inviertan grandes cantidades en equipos, herramientas y productos para llevar a cabo los servicios. Pero las cosas empiezan a ir mal cuando los recursos de la empresa se desvían o no se facturan.

Piénselo: cada monto invertido en su empresa se planeó para generar algún retorno financiero. Si su equipo comienza a perder activos o no los factura, su negocio sufrirá pérdidas.

La gestión eficaz de activos sirve para garantizar que su empresa no sufra las consecuencias de la falta de responsabilidad por los equipos o productos de la empresa. La mejor forma de realizar el seguimiento es asignando artículos a cada colaborador o cliente y permitiendo que el stock se reponga cuando sea necesario.

Por tanto, es necesario utilizar una herramienta que permita el registro de equipos y productos a profesionales en el campo. Así, al utilizar un artículo, el colaborador puede asignárselo al cliente, lo que le permite facturar el importe al cobrar por el servicio.

Informes técnicos

Entendemos que la mayoría de los gerentes saben que necesitan cambiar los procesos de su empresa, pero no saben cómo extraer y analizar datos para tomar decisiones. Esto puede generar una percepción falsa sobre la toma de decisiones correctas, pero son solo el resultado de una opinión.

Para ayudarte a realizar un análisis eficiente, señalemos algunas métricas que puedes utilizar para comprobar la evolución de tu operación:

Calidad de los servicios: se puede medir por las puntuaciones del cliente en la encuesta de satisfacción, así como la reducción de retrabajos.

Si los técnicos no necesitan regresar a un cliente por segunda vez para resolver problemas que deberían haberse resuelto en la primera visita, la calidad del mantenimiento ciertamente está mejorando.

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Productividad: se puede evaluar por el número de visitas realizadas por los técnicos y la duración de cada actividad. Si puede estandarizar el servicio de su equipo, sus técnicos pueden ser más productivos en sus tareas. Con la certeza de que los empleados cumplirán con el cronograma, es posible aumentar el número de visitas comerciales.

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Reducción de costos: compare los gastos de meses anteriores con combustible, impresión de informes y órdenes de trabajo, así como la reducción de gastos con reposición de equipos, herramientas y materiales.

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Aumento de la rentabilidad de la empresa: se puede evaluar por el incremento en el número de visitas realizadas, en la retención de clientes y, por supuesto, en la reducción de costes generales.

Además de todos los datos monitoreados, es extremadamente importante que se tenga en cuenta la optimización de su tiempo al evaluar toda la operación:

¿Dedica menos tiempo a programar actividades?
¿Está ahorrando tiempo en llamadas telefónicas para confirmar la ubicación del equipo?
¿Dejar de recibir tantas quejas de los clientes?
¿Está ahorrando tiempo dedicado a escanear documentos?
¿Tiene más tiempo para pensar en estrategias y mejorar la operación?

Estos son algunos de los datos que te ayudarán a comprender cómo funciona tu operación y, en base a ellos, podrás tomar decisiones asertivas.

Un sistema de gestión de equipos externos como Auvo, por ejemplo, proporciona todos los datos que necesita para realizar este análisis. Para acceder a ellos, sólo asegúrese de que los técnicos usen la aplicación activamente y completen los informes con precisión.

Sistema de gestión de mantenimiento

A medida que aprenda sobre las mejores prácticas de gestión de mantenimiento, debería haberse dado cuenta, en cada etapa, de la importancia de confiar en una herramienta automatizada. Auvo es un sistema que ofrece toda la funcionalidad que necesita en un solo lugar. Fue desarrollado para ayudar en su gestión, haciendo su día a día más organizado y eficiente.

Con el software, puede armar un cronograma asertivo, a través de órdenes de trabajo digitales, y aún tener datos actualizados sobre la ubicación de su equipo y el estado de las tareas.

También es posible administrar el inventario de activos en Auvo, registrando equipos y productos y asignándolos a colaboradores o clientes, con historial de movimiento total de artículos.

Su equipo también es capaz de producir informes, completar cuestionarios, crear listas de verificación y registrar imágenes de mantenimiento, para mostrar la calidad de los servicios y generar datos para su gestión.

Ahora que sabe cómo gestionar el mantenimiento, ponga en práctica el aprendizaje y obtenga los resultados de un cambio en su negocio. ¡Asegúrese de probarlo en nuestra herramienta!

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Gabriel Rodrigues

CEO de Auvo Tecnología. Ayudó a más de 2 mil empresas de servicios y asistencia técnica a ser más productivas con Auvo.

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