Control de materiales: Sepa como hacerlo correctamente

Frecuentemente, escuchamos historias de empresarios que lidian en situaciones difíciles, donde el daño causado por la pérdida de materiales es frecuente. Pero lo que se percibe (en la mayoría de los casos) es una falta de estrategias dirigidas al control material.

En este post, aprenderás cómo hacer un control de materiales correctamente, además podrás descargar un modelo editable y gratuito. 

¿Qué es el control de materiales?

El control de materiales es un método de organización y control de equipos comúnmente utilizado por empresas, industrias, escuelas y oficinas. 

Su principal objetivo es garantizar que el stock de materiales, piezas y equipos estén al día, de acuerdo a las necesidades de su negocio, utilizando los espacios adecuados en buenas condiciones de uso.

Además, el control sirve para prevenir los daños causados por la perdidas, y así mismo los gastos innecesarios en situaciones donde el empresario cree que ha perdido el material. 

¿Por qué es importante el control de materiales?

Pueden ser unos de los elementos con mayor aumento de inversión de capital en la empresa, el control de piezas, utensilios, herramientas y otros elementos importantes para el equilibrio financiero del negocio.

Además, el control garantiza que nunca falten los materiales esenciales para la ejecución de un servicio, por lo tanto optimiza el tiempo (que sería el gasto por la compra de emergencia de materiales)  y de capital (ya que un material puede costar mucho más cuando se compra sin planearlo).

¿Cómo hacer el control de entrada y salida de materiales correctamente?

Ha llegado el momento de que aprenda las mejores prácticas para desarrollar un control de materiales sin errores.

Para eso es necesario que sigas las siguiente instrucciones:

1. Cree reglas para la entrada y salida de materiales:

Primero, crea reglas aplicables para todos los empleados. Como por ejemplo, el uso obligatorio de documentos para retirar y colocar un material en el stock.

Algunos ejemplos de documentos son:

• Nota fiscal de entrada.
• Nota fiscal de salida.
• Orden de servicio.
• Orden de producción.
• Orden de requisitos.

¿Quieres garantizar que todo funcione de acuerdo con lo planeado?

Entonces, la mejor forma es realizando inventarios seguidos, de esta manera podrá tener más previsibilidad sobre el reemplazo de inventario.

Aquí en el Blog de Auvo, encontrarás en varios momentos en los que reforzamos la importancia de documentarlo todo. Y el control de materiales no puede quedar fuera.

Por lo tanto, recuerda registrar cada uno de los retiros y reemplazos de materiales. Recoger firmas, anotar detalladamente el modelo, la calidad y el estado antes y después del retiro. 

4. Mantenga la organización al dia: 

Procure mantener los materiales siempre limpios y organizados. De esa forma, conseguirá encontrarlos con mucha más facilidad. 

Puede utilizar las gavetas para piezas pequeñas y la estantería para guardar equipos. Además puede utilizar etiquetas para facilitar la localización y organización de los materiales. 

Algunos software de gestión posibilitan el uso de códigos QR como etiquetas. Con Auvo, por ejemplo, podrá conseguir generar un QR para cada material, así podrá escanear con la cámara de su celular para identificar el equipo. 

5. Entrene a su equipo: 

Para establecer una cultura donde todos son responsables por la conservación de los materiales, es necesario preparar al equipo con una capacitación adecuada.

De esta manera, todos serán conscientes sobre la importancia de notificar a los gerentes, tanto para retirar como para la devolución del material.

6. Implemente un sistema de gestión:

Ahora que sabes la importancia de controlar los materiales, ¿qué tal reforzar su estrategia con la tecnología?

Para ello, nada mejor que un sistema de gestión, que además de centralizar todo su funcionamiento, sigue ofreciendo la posibilidad de registrar los equipos de forma rápida y sencilla.

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¿Qué es la planificación de materiales?

La planificación de requisitos de materiales, también conocida como planificación de requisitos de materiales (MRP), consiste en un sistema para convertir la previsión de la demanda basada en cálculos y lógica.

En resumen, la MRP es una herramienta que ofrece un soporte para la planificación, permitiendo la programación de producción de determinados materiales.

De esta forma, es posible programar la producción con base en cálculos, para así garantizar que el stock sea abastecido con cada material de forma anticipada.

¿Qué es la planificación y control de materiales?

La planificación y control de materiales es una forma de evitar hacer compras innecesarias, ya sea por la falta de equipos o por la falta de control de qué empleado se encuentra con el material en estos momentos.

Con la planificación y control, podrá conseguir direccionar las inversiones financieras para las herramientas adecuadas,  es decir, aumentar la productividad del equipo o la calidad de los servicios prestados.

Una forma de planificar y controlar los materiales es mediante el uso del modelo de enchufe EPI (equipos de protección individual).

Modelo de planilla de control de materiales

Una de las mejores formas de controlar los materiales, es por medio de las planillas. así  podrá conseguir documentar la información referente a las entradas y salidas de materiales en el stock.

Un modelo de planilla de control de materiales, deben contener la siguiente información:

• Fecha de entrada y salida.
• Datos del solicitante (nombre, cargo, función, teléfono, extensión y departamento).
• Información sobre el material (nombre, medida, cantidad y costo).
• Identificación del empleado.
• Identificación del gerente.
• Firma del solicitante. 

Vea en la imagen de abajo, un modelo de planilla de control de materiales:

Conclusión

Ahora que sabes todo sobre el control de materiales, llegó la hora de tomar manos a la obra y organizar los artículos de su empresa.

Si estás en busca de algo similar, cuenta con nuestra herramienta de gestión. Con ella, más de 2000 mil empresas en todo Brasil y Latinoamérica controlan todos los materiales y equipos de la compañía.