Dados são a base de qualquer argumento ou decisão de negócio. Quando empreendedores vão ao Shark Tank Brasil, uma das primeiras perguntas que ouvem dos investidores é sobre os lucros atuais e a projeção de crescimento da empresa.
Mas como ganhar esse poder de visualização e previsão? Como transformar os números em algo que nos orienta nas decisões de negócio?
É para isso que serve o dashboard de dados.
Dashboard de dados é um painel que organiza informações da operação da empresa, ajudando na visualização de índices importantes como produtividade, faturamento e gastos.
O dashboard torna os dados palpáveis, ou seja, processa a informação de maneira que a gente consiga entender com facilidade. E faz isso em tempo real, com constantes atualizações.
Assim, as decisões estratégicas e de negócio ficam muito mais certeiras. Por isso, é muito usado por empresas.
Existem inúmeras maneiras de organizar um dashboard, filtrando por data, cliente, colaborador e assim vai.
A seguir, vamos ver que principais dados aparecem em um.
Como dissemos, o dashboard processa as informações de maneira visual, para que a gente consiga entender com facilidade. Então, muitas das informações que aparecem em um dashboard vão depender do que a empresa registra.
O sistema de gestão é um grande facilitador nisso, por integrar tanto as informações quanto sua visualização, cruzando dados de diversas áreas e fornecendo informações correlacionadas.
Mas, vamos por partes.
As principais informações que aparecem devem aparecer em um dashboard de dados empresarial são:
Toda empresa precisa saber que tarefas foram concluídas ou não. Assim, o acompanhamento da produtividade da equipe e da satisfação do cliente fica muito mais facilitado.
O dashboard mostra esses dados no geral ou filtrados, segundo os parâmetros que você definir. Ou seja, te dá liberdade para entender o andamento do trabalho a fundo.
Especialmente na prestação de serviços, é importantíssimo saber quanto cada tarefa custa para ser realizada. Sem saber esse valor, você não vai precificar certo e muito menos sustentar uma margem lucrativa.
Além disso, com esse controle, você pode definir que gastos são necessários ou não.
O dashboard pode mostrar tanto o número de despesas por tarefa quanto o gráfico de despesas totais, somando tudo.
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O tempo médio em atividade e atraso nas tarefas pode dar um bom panorama da produtividade e, também, indicar se a equipe precisa de mais treinamento ou alinhamento com as boas práticas da empresa.
A produtividade é um dos índices mais importantes em qualquer empresa. Indicada em porcentagem, ela mostra quanto o proveito de tempo do trabalho subiu ou desceu. Ou seja, se as horas foram investidas no máximo de atividades possíveis, maior número de atendimentos, assim por diante.
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Muitas empresas, especialmente quando em um ritmo mais acelerado de crescimento, precisam de um dashboard focado em dados financeiros. Entre os mais importantes de acompanhar, estão os valores pagos, recebidos, total de inadimplências e vencimentos no mês.
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Poder visualizar dados por colaboradores, equipes e clientes vai dar uma noção real de que áreas ou contratantes da empresa precisam de mais atenção.
Até agora, vimos que o dashboard mostra indicativos fundamentais para a gestão de uma empresa. Agora, vamos entender como eles se relacionam à estratégia de negócios em um sentido mais amplo.
Com a visualização dos dados, é possível acompanhar indicadores importantes para a empresa, com base em dados atualizados. KPIs é uma sigla que vem do inglês, e significa “Key Performance Indicator”, ou seja, “Indicadores-chave de performance”.
Podendo acessar dados como produtividade e tempo em atendimento, a gestão pode não só analisar a situação atual, como também começar a estabelecer metas baseadas em dados, com foco no crescimento.
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A atualização em tempo real do painel de dados coloca a empresa à frente dos concorrentes na capacidade de detectar problemas. Com a integração entre as informações e o dashboard, qualquer mudança a curto ou médio prazo podem ser detectadas com mais rapidez e facilidade.
Alguns dados-chave indicam se o padrão de qualidade de atendimento da empresa está sendo seguido ou não.
Por exemplo, se houver uma queda na produtividade e um crescimento no tempo de atraso, é um indicativo que a equipe pode precisar de treinamento ou de que as tarefas podem ser roteirizadas, para aproveitar melhor o tempo.
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Ao observar tendências na empresa, a gestão se torna mais competente tanto para resolver quanto antecipar problemas. Para ter esse tipo de visão, os dados são necessários.
No dia a dia, a correria pode deixar com que acontecimentos, mesmo recorrentes, passem despercebidos, como despesas evitáveis ou queda no tempo em serviço.
Sabendo as tendências da empresa, é possível ajustar as metas da equipe de acordo e estimular o crescimento profissional de cada um e o da empresa em si. Lembre-se de estipular recompensas e traçar metas atingíveis para que toda a equipe “vista a camisa” da sua empresa.
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Os dashboards podem juntar os principais formatos e adicionar elementos em cada um. Mas, os 3 principais tipos de dashboard são os seguintes.
O objetivo do dashboard operacional é acompanhar atividades rotineiras da empresa em tempo real, também abrindo espaço para a melhoria delas. Entre os seus índices, é comum ver média de tempo de atividades, custos médios por tarefa e indicadores relacionados.
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O dashboard tático dá um panorama mais focado em projetos e tarefas específicos para a gestão acompanhar. Por exemplo, dados de status e progresso de um tipo de tarefa específica, a relação de tarefas realizadas ou não com gastos e assim vai.
Olhando para o dashboard tático, é possível analisar a eficiência a médio e longo prazo e entender que projetos e clientes são mais vantajosos para a empresa.
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No dashboard estratégico, ficam indicadores-chave de desempenho, os KPIs e dados mais relacionados ao financeiro. Com base nesses dados, a gestão consegue analisar e tomar decisões de longo prazo, para, por exemplo, estimular o crescimento da margem de lucro.
Para fazer um dashboard de dados, você vai precisar de uma ferramenta de tecnologia. Por exemplo, Power BI, Google Data Studio, Tableau ou um sistema de gestão.
É preciso alimentar os dados corretamente e com frequência para manter o dashboard atualizado. Isso pode ser feito por meio de uma planilha Excel, usada como fonte pelas ferramentas.
Trata-se de um trabalho complexo, que exige certo tempo de dedicação para dominar as ferramentas e saber como fazer a análise. Por isso, existem profissionais cientistas de dados inteiramente dedicados a isso.
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A grande vantagem e facilidade do sistema de gestão é interligar os dados cotidianos, como por exemplo, entrada e saída do serviço e tempo de OS, com o dashboard para a análise de dados.
Nesse caso, basta a gestão lançar as OS no sistema e manter as informações de cada uma atualizadas, assim como o cadastro dos clientes, colaboradores e equipamentos e despesas.
O resto do trabalho é feito organicamente, pela equipe que pode registrar os andamentos do dia a dia e pelo sistema, que processa essas informações em forma de dados visuais. Todo esse processo em uma só plataforma.
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Para crescer, a empresa precisa de dados. Eles vão otimizar o planejamento, a execução e análise de todo o trabalho. Assim, as suas decisões de negócio vão ficar mais certeiras.
O jeito mais eficiente de acompanhar dados é unificar sua operação em um sistema de gestão. Do envio da OS ao celular do técnico à análise de satisfação do cliente, tudo fica em um só lugar e atualizado em tempo real para você acompanhar.