Sistema para ordem de serviço online: os melhores e mais fáceis 2024

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Toda empresa de serviços sabe da importância de facilitar a comunicação entre a equipe em campo e a do escritório. Afinal, tempo é dinheiro, e essa facilidade é tempo poupado, que vai ser usado para fazer as horas de trabalho renderem mais.

Além de usar melhor o tempo, a OS digital traz uma maior qualidade e garantia para o serviço, porque as etapas do serviço podem ser personalizadas e o acompanhamento é feito sem interromper o trabalho.

Continue lendo para ver mais vantagens de usar sistema para OS e que atributos mais ajudam a OS digital a ser mais completa e eficiente.

O que é OS digital?

Uma ordem de serviço digital, assim como qualquer OS, é um documento que formaliza a contratação de um serviço.

Mas, diferente da OS no papel, a digital é criada com muito mais facilidade por meio do sistema de gestão. O técnico recebe a OS direto no celular com todos as etapas para realizar um serviço de qualidade.

Por que usar OS digital?

Mais agilidade para atender a chamados

Seu cliente envia o chamado. Em poucos minutos, você já pode ter uma ordem de serviço pronta e o técnico a caminho. E se for chamado urgente, pelo sistema, você já sabe que técnico está mais próximo e livre para atender.

A OS digital é criada com muito mais praticidade e já é enviada direto ao celular do técnico para que ele atenda com mais prontidão. Você se liberta do gasto e do tempo de ter que imprimir cada OS.

Além de simples para receber, a Ordem de Serviço digital também é simples de preencher. O técnico faz o serviço sem interrupções, registra as etapas e observações e já coleta a assinatura do cliente. Tudo rápido, fácil e online.

Padronização do serviço

Na OS digital, você pode associar uma checklist específica a cada serviço. É só selecionar um questionário já pronto na hora de criar a tarefa.

Por exemplo, para uma manutenção preventiva de ar-condicionado split, você, gestor, estabeleceu 5 etapas como essenciais.

Você cria o questionário com elas apenas uma vez e usa em todo serviço do tipo em que precisar, poupando seu tempo e padronizando o serviço

Possibilidade de agendar mais atendimentos

A OS digital vai poupar tempo tanto da equipe quanto da gestão. Além disso, a agenda digital a que as OSs ficam associadas vai dar uma visualização completa para o planejamento de tarefas.

Em outras palavras: menos burocracia e papelada e mais agilidade.

Maior organização e controle dos serviços

Com o sistema de gestão certo, você gerencia e também extrai relatórios de todas as OS emitidas. Não existe mais o risco de perder algum atendimento por ter deixado passar a ordem de serviço. Também não mais de deixar de receber porque não enviou a fatura.

Seu serviço vai ser mais eficiente, assim como o recebimento por ele.

Que ferramentas um sistema para ordem de serviço online deve ter?

As principais funcionalidades de um software para OS digital que vão deixar o dia a dia mais fácil e a gestão mais eficiente são:

Check-in e check-out: para registrar a chegada e saída ao executar o serviço
Localização da equipe: para acompanhar sem interromper e encaminhar chamados de emergência com facilidade
Roteirização de tarefas: para a equipe fazer trajetos mais eficientes e rápidos
Gestão de equipamentos: possibilita acompanhar e associá-los a cada OS
Questionários e checklists: para associar a cada tipo de serviço
Repetição: é útil para gerar tarefas periódicas, como de contratos, e automaticamente incluí-las na agenda da equipe
Relatório de km rodado: acompanhar quanto a equipe roda e gasta de combustível
Pesquisa de satisfação do cliente: enviada automaticamente depois da finalização do serviço

Os 5 sistemas melhores sistemas para OS online

A seguir, você confere as melhores alternativas para fazer ordem de serviço com facilidade e tecnologia.

1. Auvo Gestão para OS digital

O Auvo Gestão é o maior software field service em toda a América Latina. Todas as funcionalidades essenciais para gerir a empresa e acompanhar OSs que mencionamos estão dentro do sistema.

A OS digital no Auvo é muito simples: você cria a tarefa. O técnico é notificado diretamente. Depois, até o check-in e check-out podem ser automáticos.

O acompanhamento é em tempo real, feito sem interromper o colaborador com ligações ou mensagens. O cumprimento das etapas do serviço é assegurado por meio de checklists criadas de antemão e, depois, associadas à OS.

O técnico preenche e registra as etapas com fotos e observações. O cliente assina. A sua empresa ganha segurança e confiabilidade para cada serviço.

Depois, quando o técnico vai embora, o cliente recebe a pesquisa de satisfação automaticamente no e-mail.

E esses dados não se perdem: fica tudo armazenado no sistema., disponível para você puxar relatórios personalizados, com os filtros que precisar, e visualizar os resultados, a hora que quiser. Você vê com facilidade:

Que colaborador faz mais atendimentos
Que OSs estão em aberto, finalizadas ou suspensas
A duração de cada serviço
Que equipe é mais eficiente
Que ativos dão mais problema

Por esses motivos (e mais de 150 funcionalidades complementares), o Auvo é o melhor sistema para fazer OS online.

2. Excel

Investindo o tempo suficiente para dominar as funcionalidades, o Excel torna-se uma boa opção para fazer modelos de OS para registrar os dados de cada uma e acompanhar.

Exige bastante organização na hora de alimentar as planilhas, para evitar erros que podem levar a análises também erradas.

Com a função de gráficos, é possível visualizar a produtividade a partir dos dados e cálculos que você inserir. Com isso, o Excel também é útil para acompanhar ativos , equipe e clientes.

Sua versão online e gratuita pode ser tanto pela Microsoft (One Drive) quanto pelo Google Sheets. A vantagem dessas versões é a maior versatilidade para acessar por aparelhos diversos, como celular, e por serem atualizadas em tempo real no sistema.

3. PontoMais

O PontoMais é uma solução eficiente para acompanhar os horários de expediente da equipe. Os planos são pagos e variam de acordo com o número de colaboradores.

Se a equipe for CLT, o aplicativo permite marcar ponto por celular via QR Code.

A hora de entrada e saída, além de pausas, podem ser registradas. Depois, o sistema gera um espelho de ponto para a gestão validar.

4. Google Agenda

A interface do Google é simples e intuitiva de mexer. Esta funcionalidade, que fica dentro da conta Gmail, pode ser usada para planejar a as atividades dentro do PMOC. É possível programar as tarefas por frequência e adicionar descrição ou anexos em cada uma, além da duração prevista.

Além disso, o sistema envia avisos antes de cada compromisso marcado na agenda. Por meio de um servidor compartilhado entre a equipe, a gestão pode adicionar tarefas ao cronograma dos colaboradores.

5. Google Forms

Outra funcionalidade gratuita dentro do Gmail, o Forms permite a criação de formulários personalizados que podem ser compartilhados. Pode ser útil para checklists de tarefas e pesquisas de satisfação.

Quem cria o formulário configura os tipos de respostas, que podem ser em listas de múltipla escolha, escalas ou campos de texto.

Os dados ficam armazenados na conta Google e podem ser exportados para o Excel para análise.

Também é importante priorizar a organização para acompanhar cada formulário e seus resultados.

Conheça O maior sistema para OS online

O Auvo é uma solução completa não só para emitir OS digital, mas também para gerir a equipe e visualizar dados. O trabalho em campo fica mais produtivo tanto para o técnico quanto para o gestor.