Como cobrar um cliente do jeito certo? 8 mensagens + dicas

Cobrar inadimplência nunca é fácil. Mas, por mais que o momento possa ser desconfortável, existem padrões a serem seguidos e ações que vão facilitar.

Além do mais, é melhor para o cliente estar com os compromissos quitados quando for fazer um novo negócio, do que constarem pendências no nome dele.

Por isso, saber negociar e cobrar educadamente vão te ajudar nesse processo.

Como saber se está na hora de cobrar o cliente?

Antes de mais nada, certifique-se de que os prazos foram bem combinados. Na hora de definir o tipo de contrato, deixe as cláusulas de pagamentos bem claras. Se for um orçamento de um trabalho avulso de manutenção corretiva, também.

A partir dessa definição, o ideal é que você envie lembretes (não muitos, é claro) antes e no dia do vencimento. Muitas vezes, as contas não são pagas por esquecimento.

Vale reforçar também que é importante ter um tipo de documento, contrato ou texto de orçamento, para ter o registro oficial do que foi acordado entre as partes para realizar o serviço.

Também traz mais segurança a você se conseguir registrar o serviço por meio de imagens e checklist.

Agora, vamos ver mais sobre o Código de Consumidor e dicas práticas.

Quais os limites que o Código de Defesa do Consumidor estabelece para cobrar o cliente?

Sabia que o Código de Defesa do Consumidor estabelece limites para a cobrança ao cliente inadimplente, com infração a quem for além desses limites? Aqui está o artigo na íntegra:

• "Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer: Pena Detenção de três meses a um ano e multa".

Portanto, é importante seguir um padrão de canais de comunicação e de formalidade das mensagens na hora de cobrar uma dívida do cliente.

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O que não fazer na hora de cobrar o cliente?

Veja o que você, como gestor ou dono de empresa, não pode fazer na hora de cobrar um cliente em tópicos fáceis e rápidos.

Ser grosseiro

Não fale com o cliente com grosseria ou coloque-o em uma situação de constrangimento envolvendo pessoas fora da sua empresa/área financeira no ato da cobrança.

Foque apenas no que é comercial, nunca no que é pessoal. O Código de Defesa do Consumidor (artigo 42) também estabelece isso: jamais expor o cliente ao ridículo ou à ameaça.

Mandar dezenas de mensagens por dia

Por mais que você esteja certo em querer receber o pagamento já atrasado, não encha o seu cliente de mensagens a cada hora do dia.

Mandar mensagem em diversos canais

Se você começar a mandar mensagens por diversos canais, especialmente redes sociais do cliente, ele provavelmente vai se sentir intimidado ou coagido. Centralize suas mensagens em 1 ou 2 canais no máximo. Se houver um canal focado da empresa que você atendeu, WhatsApp Business ou e-mail, atenha-se a eles.

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Se descuidar com as palavras

É muito melhor usar as palavras “pendência” ou “em aberto” do que partir direto para “dívida” ou “valor que está devendo”.

Não se preparar para uma negociação

Essa dica vale para tudo, até para a negociação de contratos. Antes de abordar o cliente, já tenha uma estratégia de negociação que faça sentido para a relação comercial de vocês.

Se você puder parcelar o valor devido, por exemplo, já tenha definido em quantas vezes e se haverá juros.

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8 ideias de mensagens completas para cobrar clientes inadimplentes

Dica: usar empatia, ou seja, se identificar com as dores do cliente, vai te ajudar a escrever mensagens melhor recebidas.  Sinta-se livre para dar um toque mais específico nas mensagens, segundo a situação comercial entre você e o cliente.

Mensagem 1 para clientes com pouco atraso

Prezado [nome],

Não identificamos o pagamento do débito referente ao serviço [especificar serviço]. Por isso, enviamos este lembrete. Ficamos à disposição caso tenha havido algum engano. Agradecemos muito pela atenção.

Mensagem 2 para clientes com pouco atraso

Olá, [nome do cliente]. Como está? 

Antes de mais nada, quero lembrar que na [nome da sua empresa] estamos à disposição para resolver qualquer problema. Envio esta mensagem porque identificamos uma necessidade de regularizar a fatura de nosso serviço [especifique o serviço ou contrato], feito no dia [data do serviço]. Para sua maior comodidade, mandamos esse lembrete.

Estamos abertos a qualquer questão.

Mensagem 3 para clientes com pouco atraso

Caro [nome do cliente],

Identificamos um débito em aberto referente ao contrato [especificar serviço ou contrato e data do serviço]. Para sua maior comodidade, enviamos este lembrete para regularizar o estado de pagamento do serviço. Ficamos à disposição.

Muito grato, [assinatura]

Mensagem 4 para clientes com pouco atraso

Boa tarde [ajuste ao período do dia], [nome do cliente]. Espero que esteja tudo bem por aí.

Envio este recado para lembrar que é possível realizar o pagamento referente ao serviço [especificar], da data [especificar o vencimento]. Se houver alguma questão ou problema, por favor, informe. Fico à total disposição.

Agradeço muito pela atenção e desejo [uma boa semana ou final de semana].

Mensagem 5 para clientes com atraso maior

Prezado, [nome do cliente].

Gostaríamos de informar que estamos abertos a conversar sobre o [especifique contrato ou serviço]. Identificamos algumas questões financeiras em aberto e reforçamos nosso compromisso em atendê-lo sempre bem e com o cumprimento de nossa parte no serviço.

Seguimos à sua disposição. Agradecemos pela atenção.

Mensagem 6 para clientes com atraso maior

Caro, [nome do cliente]. Como vai? Espero que ande tudo bem.

Entro em contato para reforçar que estamos abertos a encontrar uma solução referente ao contrato [especificar contrato ou serviço] com débito aberto referente à data [especificar vencimento].

Estamos à total disposição para conversar e entender a situação.

Aguardo o seu retorno e agradeço muito desde já.

Mensagem 7 para clientes com atraso maior

Prezado, [nome do cliente]. 

Por meio deste, lembramos do compromisso da [nome da sua empresa] com sua satisfação e segurança. Para mantermos nossa relação comercial dentro do acordado, reforçamos que seguimos à sua disposição para resolver a questão referente ao [especificar contrato ou serviço], datado de [especifique a realização do serviço e o vencimento].

Além disso, lembramos que estamos abertos a encontrar o caminho mais proveitoso para ambas as partes. Podemos marcar uma reunião na data mais conveniente da sua.

Imensamente gratos pela atenção,

[nome da sua empresa]

Mensagem 8 para clientes com atraso maior

Boa tarde [ajuste ao período do dia], [nome do cliente]. Como está? 

Envio este recado para sua comodidade, lembrando que estamos abertos a conversar sobre o contrato [especifique contrato ou serviço].

Podemos marcar uma reunião na data que for mais conveniente para a sua agenda.

Sigo à sua disposição e no aguardo da resposta.

Agradeço,

[assinatura]

Dica extra: como fazer um documento de cobrança? 

Para transformar uma mensagem em um documento de cobrança, é necessário inserir alguns dados segundo o Código do Consumidor (artigo 42 A).

• Nome do cliente
• Endereço do cliente
• CPF ou CNPJ do cliente
• CNPJ da sua empresa

Além do mais, é mais conveniente que você envie lembretes mais formais por meio de e-mail ou canal oficial de comunicação da relação comercial entre você e o cliente.

Como fazer a cobrança ser mais fácil e profissional?

Programe e-mails antes da data de vencimento para você não ter o problema de esquecer de cobrar. Este problema é muito mais comum do que aparenta.

E mais uma dica: com o módulo Auvo Cobranças, você faz uma régua de cobrança automática. Programe e-mails antes, na data e no atraso (se houver) para cobrar o seu cliente de maneira automática e profissional, usando canais oficiais de trabalho entre vocês.

Assim, você programa o envio para o seu cliente antes do vencimento, evita esquecer os lembretes em datas estratégicas e, se houver débito em atraso, gera documentos focados nos canais oficiais do cliente.

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