Guia Completo para elaborar um Contrato de Manutenção

A maioria pensa que contratos de manutenção aplicam-se apenas em empresas de grande porte. Mas, isso é um verdadeiro equívoco.

Afinal, todas as empresas, independentemente do tamanho ou segmento, podem e devem trabalhar com contratos de manutenção.

Surgiu a oportunidade de fazer uma parceria com um cliente? Então, essa é a chance perfeita para elaborar um contrato e garantir mais segurança para sua empresa.

Dessa forma, você evita riscos legais e se livra de estresses causados pela falta de um documento  estruturado.

Quer saber tudo sobre o assunto? Descubra, neste post mesmo, como podemos ajudá-lo nesse desafio!

O que é um contrato de manutenção?

O contrato de manutenção é uma forma de garantir a realização de uma assistência ao cliente, seja por meio de um documento formal (por escrito), ou de maneira informal (utilizando-se apenas a palavra como garantia).

Em um contrato de manutenção formal, por exemplo, encontram-se informações importantes sobre o plano de manutenção (regulares ou não), para a execução de reparos em obras, máquinas ou equipamentos.

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Porque fazer um contrato de manutenção?

Além de documentar as negociações, com um contrato de manutenção você consegue firmar parcerias a longo prazo. Portanto, essa é uma ótima oportunidade para garantir uma renda recorrente.

Ao mesmo tempo, um contrato de manutenção formaliza os detalhes da prestação de serviços entre empresa e cliente, proporcionando maior segurança para ambas as partes.

Por exemplo, se um valor X foi combinado para a prestação de serviços, o contrato garante que o cliente realize o pagamento correto, na data correta.

O mesmo ocorre ao prestador de serviço. Se a sua empresa combinou a entrega de um serviço em determinado prazo, então é sua obrigação garantir que tudo aconteça conforme prescrito em contrato.

E não acaba por aqui!

Outra grande vantagem de fazer um contrato de manutenção, é a oportunidade de mostrar o quanto a sua empresa é comprometida com o bem estar dos clientes, o que pode ser um diferencial competitivo na tomada de decisão do seu cliente.

Portanto, se você ainda fecha contratos somente por Whatsapp ou pelo boca a boca, saiba que essa pode ser a oportunidade perfeita para apresentar algo mais.

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Quais são os tipos de contrato de manutenção?

Existem dois tipos de contratos de manutenção: contrato por período ou por demandas específicas.

Contrato de manutenção por período

O contrato de manutenção por período é elaborado quando há um acordo de manutenção preventiva.

Sendo assim, esse tipo de contrato é assinado quando o cliente possui grandes equipamentos ou máquinas de grande porte, e geralmente, causa grandes prejuízos ao falharem.

Contrato de manutenção por demanda

Por outro lado, o contrato de manutenção sob demanda é elaborado para manutenções corretivas, ou seja, reparos que são feitos após a falha de alguma máquina ou equipamento.

Suponhamos que caso algum equipamento do seu cliente venha a falhar repentinamente. Neste caso, a sua empresa de serviços técnicos e manutenção irá gerar um contrato apenas para consertar este equipamento em específico.

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Como fazer um contrato de manutenção?

Antes de mais nada, é importante você saber que um contrato de manutenção deve ser revisado por um advogado e validado por uma assessoria jurídica. Assim, você garante que o documento esteja dentro do que estabelecem as leis para a prestação de serviços.

Dessa forma, você pode estruturar um modelo de contrato de manutenção geral e complementar apenas com as especificidades de cada cliente.

Agora é hora de colocar a mão na massa e elaborar o seu próprio contrato de manutenção. Para isso, siga os seguintes passos:

1- Identificação das partes

Nome do contratante e contratado;

CPF do contratante, caso seja pessoa física ou CNPJ, caso seja empresa;

CNPJ da contratada, isto é, da sua empresa;

Endereço residencial ou comercial de ambas as partes;

Registro do representante legal da prestadora de serviço.

2- Identificação do objeto

Neste campo, descreva os serviços prestados por sua empresa de forma objetiva. Mais a frente, haverá outro campo apropriado para uma descrição mais detalhada.

Sugiro que você preencha somente com uma frase, como por exemplo, “serviços de manutenção preventiva” ou “manutenção preditiva”.

3- Detalhamento de serviços

Chegou o momento de detalhar os serviços que serão prestados ao contratante.

Se a complexidade e quantidade de serviços for elevada, insira as informações em anexo. Assim, o contrato não ficará muito extenso.

Para te ajudar a preencher essa parte, responda perguntas como:

• O que compreende a manutenção da minha empresa?

• Apenas reparos ou também serviços como limpeza, lubrificação, ajustes de peças e reposição de materiais?

• Minha empresa vai emitir relatórios técnicos e recomendações de uso dos ativos?

• Oferecemos suporte técnico via telefone ou somente em visitas técnicas?

• Qual é o nosso prazo de atendimento após o cliente abrir um chamado?

4- Das obrigações

Neste campo, estabeleça as responsabilidades do contratante e da contratada.

Descreva os compromissos de forma clara para ambas as partes, como por exemplo:

• A contratante se compromete a oferecer condições mínimas para que a equipe técnica trabalhe tranquilamente.

• A contratada se compromete empenhar-se em efetuar as manutenções específicas, dentro dos prazos definidos e com mão de obra qualificada.

Os acordos de exclusividade ou termos de confidencialidade são campos que, embora não sejam obrigatórios, devem ser inseridos nessa parte do acordo.

5- Do pagamento

Insira os valores acordados entre contratante e contratada.

Nessa etapa, vale mencionar:

• Quantidade de parcelas;

• Forma de pagamento;

• Multa e encargos por atraso no pagamento.

6- Da rescisão

Determine as condições para casos em que uma das partes decidir encerrar o contrato, antes do período contratual vencer.

Quando uma das partes não está cumprindo corretamente com suas obrigações também é o caso de rescindir o contrato. Nestes casos, determine o valor da multa a ser paga pela parte responsável pela quebra de contrato.

Muitas empresas optam por definir um período de aviso prévio antes da finalização do vínculo, e assim, evitam surpresas desagradáveis. O prazo é fixado em comum acordo, mas geralmente gira em torno de 30 dias.

7- Do prazo

Estabeleça o prazo de vigência, podendo ser trimestral, semestral ou anual.

Em um contrato de manutenções preventivas, por exemplo, você pode inserir em anexo uma ordem de serviço, um plano de manutenção ou um cronograma de atividade dentro do período especificado.

8- Do foro

Especifique um centro de competência oficial, caso haja alguma disputa judicial entre as partes envolvidas. O local do órgão deve ser definido em comum acordo entre contratante e contratado.

9- Das assinaturas

Ao final do contrato, são necessárias as assinaturas dos envolvidos. Por isso, reserve um campo destinado para este fim.

Se for de interesse das partes, também é possível solicitar a assinatura de duas testemunhas. Porém, neste caso não é obrigatório.

Exemplo de contrato de manutenção

Se você ainda tem dúvidas sobre a estrutura de um contrato de manutenção, veja um exemplo a seguir:

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES      

CONTRATANTE: ________________________________________________, sediada em _______________, na Rua/Av. _________________________________, nº____, bairro _______________, CEP ____________, no Estado ____, inscrita no CNPJ sob o nº ___________________, neste ato representada por ________________________, Portador do RG nº__________, CPF nº _____________, residente e domiciliado na Rua/Av __________________________________________, nº____, bairro _______________, CEP ____________, na Cidade _________, no Estado ____.

CONTRATADA: ________________________________________________, sediada em _______________, na Rua/Av. _________________________________, nº____, bairro _______________, CEP ____________, no Estado ____, inscrita no CNPJ sob o nº ___________________, neste ato representada por ________________________, Portador do RG nº__________, CPF nº _____________, residente e domiciliado na Rua/Av __________________________________________, nº____, bairro _______________, CEP ____________, na Cidade _________, no Estado ____.

As partes identificadas têm, entre si, o presente Contrato de Prestação de Serviços, regidas pelas cláusulas e condições descritas no presente instrumento. 

DO OBJETO

Cláusula 1ª. O presente contrato tem por objeto a prestação de serviços técnicos de manutenção corretiva e preventiva nos equipamentos da CONTRATANTE.

DOS SERVIÇOS

Cláusula 2ª. Os serviços contratados pela CONTRATANTE à CONTRATADA consistem em: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cláusula 3ª. Após a realização de qualquer manutenção, a CONTRATADA deverá emitir laudos técnicos, descrevendo com detalhes as condições do equipamentos e, indicar necessidade de substituição de peças e/ou recomendações de uso, bem como a sua liberação para uso regular.

Cláusula 4ª. O material utilizado será responsabilidade da CONTRATANTE, cabendo-lhe o encargo de providenciar o material requisitado ou autorizar a aquisição da CONTRATADA.

Parágrafo único: caso a CONTRATANTE opte pela compra do material através da CONTRATADA, o reembolso deverá ser feito mediante a apresentação da nota fiscal.

DAS OBRIGAÇÕES

Cláusula 5ª. As técnicas e informações utilizadas na execução da prestação de serviços deverão ser sigilosas para ambas as partes, ou seja, devem ser utilizadas de forma exclusiva para o fim estabelecido no instrumento.

Cláusula 6ª. Constitui obrigação da CONTRATANTE efetuar os pagamentos devidos e fornecer em tempo hábil todas as condições necessárias para a execução dos serviços determinados.

Cláusula 7ª. Constitui obrigação da CONTRATADA efetuar os serviços requeridos dentro do prazo acordado, atendendo inclusive as emergências, e utilizar mão-de-obra qualificada para os serviços requeridos.

DO PAGAMENTO

Cláusula 8ª. Pela prestação dos serviços de manutenção acertados, a CONTRATANTE pagará à CONTRATADA a quantia de R$ ________ (valor por extenso), dividida em ____ parcelas de R$ ________ (valor por extenso), que serão pagos através de boleto bancário, emitidos a favor da CONTRATADA.

Parágrafo Primeiro. O pagamento dos serviços prestados será efetuado ____________, mediante apresentação da Nota Fiscal pela CONTRATADA, acompanhada de relatório com a discriminação serviços executados, devidamente atestados pelo setor competente.

Parágrafo Segundo. É condição indispensável que os documentos apresentados para recebimento não se encontrem com incorreções, pois caso haja alguma, o pagamento só será realizado após as devidas correções.

Cláusula 9ª: Qualquer atraso no pagamento resultará em multa de _______ (descrição da porcentagem), acrescido de juros de mora  de _________  (descrição da porcentagem)  ao  mês,  e  correção  monetária,  além  de  ter suspensa a prestação dos serviços enquanto permanecer.

DA RESCISÃO 

Cláusula 10ª. O presente instrumento será rescindido caso uma das partes descumpra as obrigações estabelecidas em qualquer uma das cláusulas deste contrato, implicando na aplicação da multa prevista.

Parágrafo único. A parte que descumprir qualquer cláusula estabelecida neste instrumento se responsabilizará por multa de _____% do valor a ser pago pela prestação dos serviços.

DO PRAZO

Cláusula 12ª. O contrato terá prazo de ___________________, com início em ___________ e término em ________________.

DO FORO

Cláusula 13ª. Para dirimir quaisquer controvérsias oriundas do CONTRATO, as partes elegem o foro da comarca de ______________________________________________;

Cláusula 13ª. Para   dirimir   quaisquer   questões   resultantes deste contrato, as  partes  elegem  o  Fórum da Comarca de _________________, restringindo-o à qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Por estarem, assim,  justos e  contratados, este instrumento é firmado em duas vias de igual teor, juntamente com 2 (duas) testemunhas.

Local, data e ano.

 ____________________________________________________

Nome e assinatura do Representante legal da Contratante   

__________________________________________________

Nome e assinatura do Representante legal da Contratada

Testemunhas:

_________________________________   _________________________________

Nome:                                                                  Nome:

RG:                                                                      RG:

CPF:                                                               CPF:

Como acompanhar o contrato de manutenção?

Para evitar problemas jurídicos, ou até mesmo, a insatisfação dos clientes, preocupe-se em acompanhar se os seus contratos de manutenção estão sendo cumpridos por ambas as partes.

A melhor forma de fazer esse acompanhamento é por meio da tecnologia. Atualmente, existem diversos sistemas de gestão de contratos, capazes de armazenar inúmeras informações.

Com o Auvo, por exemplo, acompanha todos os seus contratos de manutenção, garantindo que todos os prazos sejam cumpridos.

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