O que é Backlog na manutenção e como calcular na prática

Imagine que uma prestadora de serviços pare os seus trabalhos neste momento. Quanto tempo levaria para a equipe de manutenção executar todas as ordens de serviços que estão em aberto?

Trata-se de um indicador de tempo, que demonstra a somatória de horas de serviços planejados, programados, executados e pendentes de uma empresa de manutenção.

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O que é Backlog e como planejar o cálculo?

A tradução literal da palavra backlog para o português significa atraso, e é aí que mora a confusão. Pois, na verdade, o seu significado em manutenção é acúmulo.

O cálculo de backlog não expressa a soma de tarefas atrasadas de manutenção, mas sim, a soma dos serviços, inclusive aqueles com o trabalho de manutenção já foi realizado, mas com O.S não fechada.

As ordens de serviços passam por algumas etapas de fluxo de trabalho. Entender como esse fluxo funciona é importante para compreender o tempo indicado pelo backlog.

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Ordens de serviço passam, geralmente, por 4 fases dentro da organização:

1. Planejamento: Tudo começa com planejamento de recursos necessários para a O.S.

2. Programação: Etapa de agendamento e escolha do colaborador que cumprirá a O.S.

3. Execução: Momento de cumprir a ordem de serviço. O colaborador vai a campo.

4. Controle: A O.S retorna ao planejador, que colhe dados do trabalho realizado para o cálculo de indicadores e novo planejamento.

A etapa de controle corresponde a etapa final do ciclo, somente após essa fase é que a prestação de serviço pode ser dada como finalizada. 

O objetivo do backlog é calcular a carga horária de todas essas etapas, considerando os recursos necessários para que a ordem de serviço seja executada.

Como calcular backlog?

O cálculo do Backlog se dá através da divisão das horas trabalhadas por colaborador, em cada tipo de ordem de serviço, pelas horas disponíveis de trabalho.

Explico melhor: as horas trabalhadas por cada colaborador são representadas por HH, ou seja, hora-homem.

Assim, a fórmula utilizada para cálculo é a seguinte: 

O somatório de horas-homem em cada de tipo de ordem de serviço será dividido pelas horas-homem disponíveis.

Para saber quais são essas horas disponíveis é preciso calcular a produtividade dos colaboradores.

É impossível que os profissionais estejam disponíveis em 100% do tempo no trabalho de manutenção, por isso, é preciso considerar pausas, o tempo dedicado a outras atividades e atrasos naturais.

Sendo assim, antes de fazer o cálculo de backlog é preciso ter em mãos uma estimativa de produtividade da equipe.

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É importante lembrar que o backlog é um indicador que deve ser calculado mês a mês para que exista um acompanhamento das horas e das adequações que estão sendo feitas. 

Um indicador de um backlog de manutenção bem feito é a ausência de acúmulos de tarefas para os colaboradores.

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