Modelo de ordem de serviço: como fazer?

Neste post, você vai aprender como fazer um modelo de ordem de serviço com os pontos mais importantes da estrutura de uma OS, além de baixar um modelo gratuito.

Se você tem uma empresa de serviços, provavelmente, sabe a importância das ordens de serviço. Não só para a organização dos processos, como também para o dia a dia de sua equipe externa.

Além disso, um modelo pronto de ordem de serviço pode te ajudar a:

1. Controlar as atividades do seu time;
2. Monitorar os materiais mais usados;
3. Verificar a performance de cada colaborador;
4. Dentre várias outras vantagens.

Mesmo assim, várias empresas ainda não sabem como produzir um modelo de OS para detalhar seus serviços.

Por este motivo, vamos te ensinar o passo a passo de como fazer o modelo ideal para seu negócio, com os pontos que não podem faltar em seu modelo.

Veja também: Ordem de serviço: saiba tudo sobre o assunto

O que é uma ordem de serviço?

Como o próprio nome indica, a ordem de serviço é um documento bastante utilizado em empresas de serviços, independente do segmento. Seu principal objetivo é registrar e formalizar a prestação de serviço perante os clientes.

Além disso, a ordem de serviço pode ser utilizada pelo gestor no monitoramento de informações importantes, como por exemplo, a produtividade do time, o uso de equipamentos por parte da equipe e o volume de demandas de atendimento.

Dessa forma, fica bem mais fácil distribuir as tarefas da equipe ao passo que faz o planejamento do o fluxo de trabalho.

Em alguns casos, a ordem de serviço é determinada em contrato, tornando-se obrigatória.

Inclusive, ela pode ser utilizada até mesmo como uma ferramenta de comunicação interna. Afinal, através dela é possível descobrir qual serviço será realizado, qual cliente será atendido, quantos materiais serão necessários e qual mão de obra será utilizada.

Por fim, a ordem de serviço pode ser utilizada para registrar diferentes atividades, como por exemplo, instalação, inspeção, manutenção ou reparos de equipamentos e máquinas, limpeza, implementação de sistemas e dispositivos, entre outros.

Para que serve a ordem de serviço?

A ordem de serviço serve para gerir o trabalho dos prestadores. Em outras palavras, serve para controlar e organizar as demandas das equipes de trabalho. 

Portanto, se a sua empresa ainda opera sem um método de organização de serviços, saiba que este documento pode ajudá-lo a registrar todas as informações importantes sobre os pedidos. 

Dessa forma, você não dependerá apenas da sua memória para se lembrar de todas as informações, e assim, evitará erros e prejuízos.

Qual a importância e por que emitir a ordem de serviço?

Existem vários fatores que tornam a OS importante. Porém, listamos aqui os mais importantes. São eles:

Registro: fica documentado a realização da prestação de serviço. Assim, é possível comprovar se ambas as partes (contratada e contratante) cumpriram com o que foi determinado em contrato.

• Centralização de informações: em ordens de serviço digital, é possível centralizar todas as informações da prestação de serviço em um único sistema, sem a necessidade de encontrar uma OS em meio a uma pilha de papéis.
• Organização: a rotina torna-se muito mais organizada. Afinal, com a OS você consegue ter uma visão geral das demandas e distribuí-las dentre as equipes de trabalho. Além disso, o acompanhamento das visitas aos clientes torna- se mais simples.
• Credibilidade: a ordem de serviço detalhada transmite mais transparência perante os clientes. Afinal, os consumidores tendem a confiar mais em empresas que registram e comprovam a realização dos serviços. 
• Padronização: com um modelo de ordem de serviço bem estruturado, fica mais fácil controlar um padrão de qualidade nos atendimentos. Dessa forma, é possível garantir que todos os clientes serão igualmente atendidos, com o mesmo padrão de qualidade, independente de qual profissional irá atendê-lo.
• Crescimento do negócio: para as empresas que preocupam-se com a gestão estratégica, a ordem de serviço pode ser uma ótima aliada. Com ela, é possível obter métricas para analisar dados, como por exemplo, quantas OS 's foram geradas em um determinado período de tempo, assim como quantas foram atendidas, quantas peças foram utilizadas, entre outros indicadores de desempenho.

Quer saber mais? Assista a seguir, um vídeo onde explicamos sobre a importância de fazer uma boa gestão de ordem de serviço em sua empresa.

Assista o vídeo:

Como fazer um modelo de ordem de serviço?

Fazer um modelo de ordem de serviço é bem mais fácil do que parece.

Geralmente, um modelo de ordem de serviço possui os seguintes campos:

• Dados do cliente;
• Tipo de serviço;
• Descrição do serviço realizado;
• Materiais e ferramentas utilizadas;
• Horas trabalhadas;
• Conclusão do serviço;
• Recomendações.

Você pode criar o seu modelo em diversos formatos, como em Word ou Excel. Mas, caso queira salvá-los em nuvem, você pode produzir ou guardar os arquivos no Google Drive.

O importante é armazenar o documento em lugar acessível para o fácil preenchimento.

Agora, vamos apontar os tópicos mais importantes que você precisa ter em sua OS:

Dados do cliente

Para iniciar o seu modelo de ordem de serviço, é importante fornecer dados básicos sobre o cliente.

Por isso, insira informações que ajudem seus colaboradores a localizarem o local para a prestação de serviço, como por exemplo, um ponto de referência.

Não se esqueça de colocar também as informações de contato, caso ele esteja com dificuldades de achar seu cliente.

Portanto, essas informações são essenciais:

• Nome da empresa;
• Endereço Completo com CEP;
• Telefone para Contato com DDD.

Assim, você vai enviar sua equipe para os locais corretos e deixará que tenham a possibilidade de entrar em contato com os clientes, caso haja algum desencontro.

Tipo de serviço

É fundamental deixar um campo disponível para a especificação do tipo de tarefa para os colaboradores.

Afinal, definir o tipo de serviço permite que a equipe foque nos procedimentos a serem feitos. Veja alguns exemplos:

• Manutenção;
• Instalação;
• Limpeza;
• Distribuição;
• Assistência Técnica.

Além disso, por mais que um determinado local tenha diversas demandas, é importante realizar apenas os serviços solicitados.

Descrição dos serviços realizados

Dentro de um modelo de ordem de serviço é necessário possuir um campo, onde o colaborador possa inserir detalhes sobre o serviço.

Assim, ele ajuda a deixar o cliente informado sobre todos os procedimentos realizados.

Nesse campo, podem ser preenchidas informações como:

• O objetivo do serviço;
• O prazo para a realização;
• Atividades executadas;
• Modo de execução das atividades.

Não se esqueça que as tarefas devem ser descritas com o máximo de detalhes possível para garantir a satisfação do cliente.

Materiais e ferramentas utilizadas

Um serviço, geralmente, demanda o uso de materiais, ferramentas e equipamentos.

Portanto, lembre-se de inserir em seu modelo um campo para descrever todos os equipamentos, materiais e ferramentas que serão usados nos procedimentos.

Dentro desse campo, você pode responder às seguintes perguntas:

• Qual a quantidade de materiais, ferramentas e equipamentos utilizados?
• Foi necessário trocar alguma peça?
• Foi necessário comprar algum material, peça ou produto?

No caso da necessidade de efetuar alguma compra, o colaborador deve discriminar bem os valores cobrados, assim como guardar as Notas Fiscais dos itens. Posteriormente, esse valor deverá ser ressarcido pela empresa.

Horas trabalhadas

As horas dedicadas ao serviço devem ser especificadas em sua OS, pois também reflete no valor cobrado pelo serviço.

Logo, as informações de chegada e partida do colaborador interferem no preenchimento da OS.

Muitas empresas inserem nas ordens de serviço tanto as horas gastas com a mão de obra, quanto as horas gastas no trajeto para o cliente.

Conclusão do Serviço

Neste campo, seu colaborador pode inserir informações importantes sobre os procedimentos feitos após a realização de todo o serviço.

Neste momento, podem ser respondidas as seguintes perguntas:

• O serviço foi realizado com sucesso?

• Existe alguma pendência?
• Surgiu algum problema na execução do serviço?

Deixe o seu cliente ciente de qualquer imprevisto que tenha acontecido no meio do trabalho.

Recomendações

No modelo de ordem de serviço, esse ponto é destinado a observações finais, como por exemplo:

• Existe algum procedimento que o cliente deve tomar a partir de agora?
• Existe algo que o cliente precisa evitar a partir da realização do serviço?
• Será necessário fazer o serviço mais uma vez?
• Existe alguma recomendação para a realização de outro serviço?

Todos os avisos e advertências devem ser apontados nessa parte da OS.

Assinaturas

Consiste na assinatura do cliente e do prestador de serviço. Assim, é possível comprovar que o serviço foi ou será prestado.

Para que o colaborador possa recolher a assinatura do cliente é preciso que o relatório da tarefa esteja pronto. Só então o faturamento do serviço é permitido.

É importante que tenha uma área específica da OS para que o cliente e o técnico possam assinar e confirmar o serviço prestado.

Portanto, não se esqueça de inserir esse campo de preenchimento no seu modelo!

Minha empresa pode fazer o uso de ordem de serviço?

Você deve estar se perguntando: “será que esse documento serve para minha empresa?”

As ordens de serviços servem, em sua maioria, para empresas de prestação de serviços. Dentre os segmentos que mais usam OSs, estão:

• Facilities;
• Manutenção;
• CFTV;
• Assistências Técnicas;
• Limpeza;
• Instalação e manutenção de equipamentos de energia solar;
• Provedor de Internet;
• Telecomunicações;
• Distribuidoras;
• Indústrias;
• Empresas de aluguel de equipamentos;
• Climatização, Refrigeração e Ar Condicionado.

Independente do segmento, se você precisa organizar os fluxos de trabalho dos seus colaboradores, esse modelo de ordem de serviço serve para sua empresa.

Veja abaixo um exemplo de modelo de ordem de serviço:

Agora que você já sabe tudo o que não pode faltar em sua OS, que tal baixar o modelo de ordem de serviço que preparamos? Ele é gratuito e editável. 

Basta clicar no banner abaixo, fazer o download e preencher com as informações da sua empresa.

Você sabia que a ordem de serviço pode ser um diferencial competitivo para o seu negócio? Afinal, os clientes tendem a fechar contratos maiores com prestadores de serviço que geram OS de forma rápida e prática.

Neste caso, um sistema de gestão com ordem de serviço digital, como o Auvo, pode te ajudar. Com ele, é possível emitir ordens de serviço em poucos minutos, facilitando a comprovação do seu serviço e agilizando o pagamento por parte do cliente. Afinal, muitos clientes B2B, efetuam o pagamento somente mediante a ordem de serviço. 

Outra vantagem é que, com um sistema de ordem de serviço, você gera informações ainda mais detalhadas, através de registros fotográficos direto do sistema.

E tem mais!

Com o Auvo, você coleta a assinatura digital do seu cliente logo no final do atendimento. Tornando a sua OS mais segura para ambas as partes.

Veja na imagem abaixo, um exemplo de modelo de ordem de serviço gerado pelo Auvo:

Conclusão

Tenha em mente que cada segmento de empresa pode ter um tipo de ordem de serviço diferente, por isso, insira em seu modelo, novos campos e informações, se for preciso.

É importante ressaltar que empresas com grandes demandas optam por utilizar sistemas de ordem de serviço, como o Auvo, pois eles facilitam o dia a dia das equipes externas.

Afinal, esse tipo de sistema oferece relatórios, formulários, checklists, serviço de check-in e check-out e outras funcionalidades de forma simples e rápida.

Portanto, utilize-o como um apoio para a gestão da sua equipe externa.

Agora que você já sabe a importância de uma gestão de ordem de serviço,  aproveite para tirar dúvidas ou conhecer melhor a ordem de serviço do Auvo. Clique aqui e peça uma demonstração grátis!