Sistema de ordem de serviço: como funciona?

Na prática, uma OS é bastante abrangente e varia de acordo com as necessidades de cada negócio. 

Trabalhar com ordens de serviço é importante, pois é por meio delas que o cliente sabe que o serviço foi realizado com sucesso.

É uma ótima forma de garantir a satisfação do cliente e gerenciar melhor os atendimentos de sua equipe.

O que é um sistema de ordem de serviço?

Um sistema de ordem de serviço é uma ferramenta que te ajuda a organizar a quantidade e a qualidade das ordens de serviço dos seus colaboradores.

O uso desse sistema é uma forma eficiente de comunicação entre o colaborador e o gestor, no que diz respeito ao controle de tarefas.

O objetivo é que o gerenciamento de OSs seja feito de modo assertivo.

Além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de atividades de sua equipe, também serve como uma forma de agilizar faturamentos.

Qual a importância de um sistema de ordem de serviço?

Um sistema de ordem de serviço é extremamente útil para que o gestor controle os processos das equipes de campo de modo estratégico.

Ao ter uma visão clara sobre os serviços prestados, o tempo de realização e o uso de equipamentos, o gestor otimiza seu tempo e foca no que realmente é importante.

Por exemplo, por meio de fotografias e relatórios, é possível registrar a realização do serviço. E, assim, é mais fácil garantir a qualidade do serviço ao deixar o local.

Esse tipo de sistema serve para organizar o fluxo de trabalho.

Com ele, sua empresa consegue cadastrar dados de clientes de forma rápida e segura, com informações detalhadas sobre a solicitação do serviço e, ainda, posteriormente, produzir relatórios.

Como era feito o controle de OSs?

No passado, os documentos utilizados para o controle das ordens de serviço eram feitos em papel, manualmente. Muitas empresas utilizavam agendas, bloco de notas ou cadernos.

Esse modelo de organização possuía vantagens e desvantagens.

Vantagens:

• Segurança das informações da empresa;

• Comprovação do envio e recebimento dos documentos.

Desvantagens:  

• Extravios de OSs;

• Grande quantidade de papel gasta;

• Atrasos no envio das ordens de serviço;

• Necessidade de espaço para armazenamento dos documentos.

E, assim, durante anos, foi feito o controle das ordens de serviço.

Com o crescimento da empresa, é natural que as demandas de tarefas aumentem.

 

Qual é a melhor ferramenta? 

Primeiro, é importante refletir se você realmente precisa de um sistema de OS.

Então, se pergunte:

• Eu consigo organizar as minhas OSs, sem que haja confusão nos relatórios?

• Os meus processos atuais estão gerando lucro para a empresa?

• A minha equipe está suficientemente produtiva?

Se a resposta para as perguntas for “sim”, então talvez não esteja na hora de adquirir um software desse porte.

Mas se for “não”, você precisa seguir para a próxima pergunta: como escolher o melhor sistema para a minha empresa?

Pense bem e coloque os seus processos em um papel:

• Quantas OSs são abertas por dia?

• Quantas OSs realmente são finalizadas?

• Qual checklists os técnicos realizam?

• Quanto estou gastando com as despesas?

• Como está o controle dos equipamentos?

• Onde consigo reduzir custos sem abrir mão da produtividade?

Depois, procure um software que atenda as necessidades da sua empresa, seguindo as respostas dessas perguntas.

O Auvo como sistema de gestão de OS

O Auvo é um software completo de gestão de equipes externas. Ele pode ser acessado de forma segura através de um smartphone, de qualquer lugar, a qualquer momento, apenas com o acesso a internet.

Dentre as várias funções que o sistema para assistência técnica apresenta, nele você consegue fazer a gestão de ordem de serviço da sua empresa de forma assertiva. 

Como funciona o Auvo?

Agora que você já entende a importância de um sistema de ordem de serviço como o Auvo, é hora de entender como a ferramenta funciona.

Pronto? Lá vamos nós!

Agendamento de tarefas para o colaborador

No Auvo, para criar uma nova tarefa para seus colaboradores, você possui duas opções:

• Clicar no botão “+ Nova Tarefa”

• Clicar no botão “+ Adicionar Tarefa”

Em qualquer uma das opções, o sistema irá te redirecionar para uma nova janela.  

Nesse quadro, você poderá preencher as informações sobre as prestações de serviço para detalhar a tarefa criada.

Vem comigo, que eu te mostro tudo o que você precisa saber!

Detalhamento da tarefa

No momento de criar a sua tarefa, o Auvo oferece um conjunto de informações a serem preenchidas no sistema.

Essas informações serão importantes para a prestação de serviço do seu colaborador. Serão esses dados que vão guiar as ações da sua equipe.

Certifique-se de preencher os dados de modo detalhado, para que o serviço possa ser executado da melhor maneira

A ideia aqui é que as informações estejam bem dispostas para facilitar a produção dos relatórios.

Quanto mais dados forem adicionados neste momento, melhor será o processo de gerenciamento da sua equipe de campo.

Você ainda pode escolher se o check-in e o check-out dos colaboradores devem ser feitos de modo manual ou automático e inserir uma palavra-chave para o serviço.

 

Também é possível configurar a pesquisa de satisfação do cliente, para garantir que o atendimento foi feito corretamente. 

Determinar prioridades

Com o Auvo, você consegue ter uma visão geral de todas as atividades programadas. Por isso, as tarefas são divididas por prioridade.

Ao criar uma tarefa para um colaborador, você consegue classificá-la por nível de prioridade: alta, média ou baixa.

Após essa classificação, seus colaboradores podem realizar com antecedência aqueles serviços com níveis de prioridade mais altos.

Diante de uma grande demanda, fica difícil determinar a importância de cada tarefa. Por isso, é importante automatizar esse processo. 

Selecionar Localização do Cliente

Após inserir todas as informações importantes sobre o trabalho, é hora de estabelecer a localização do cliente:

No sistema de ordem de serviço do Auvo, você pode escolher um cliente já cadastrado em sua base de dados ou fornecer informações manualmente, como: 

• Endereço;

• Latitude;

• Longitude.

Você pode até mesmo adicionar o endereço do cliente pelo Google Maps ou Here.

Depois, é só clicar em Salvar.

Visualização da OS no sistema

A visualização das ordens de serviço no sistema de dá através de um único campo. É assim que a tarefa aparece no Auvo:

 

Depois da criação da tarefa, o colaborador em campo recebe uma notificação com todas as informações da próxima atividade.

Os dados sempre ficam registrados no planejamento dos gestores no painel de tarefas.

Reagendar Tarefas

Contudo, se for necessário reagendar alguma atividade, você também consegue.

É possível inserir uma nova data e horário para as tarefas. Confira:

Status das tarefas

Dentre as várias vantagens, o Auvo ainda apresenta os status das tarefas cadastradas.

Desse modo, o gestor poderá observar se a tarefa finalizada possui pendências.

O sistema Auvo possui legendas que informam a situação de cada atividade.

Por exemplo:

• Tarefas sem check-in aparecem acompanhadas de bolinhas vermelhas;

• Tarefas com check-in, mas sem check-out, aparecem com bolinhas verdes;

• Tarefas finalizadas com pendência, ficam junto à bolinhas amarelas;

• E, por último, tarefas finalizadas com sucesso, aparecem com bolinhas cinzas.

Assim, caso campos obrigatórios não tenham sido preenchidos na tarefa, ela fica destacada com a cor amarela.  

Relatórios

Além de todas essas funções, o sistema de ordem de serviço do Auvo entrega relatórios completos sobre as tarefas realizadas.

Isso facilita o momento de apresentar os resultados do serviço para seu cliente, agilizando o faturamento.

Após preenchido, os relatórios de OS podem ser acessados pelo sistema ou enviados por email em formato PDF. 

Tecnologia a seu favor

Com o avanço da tecnologia, empresas passaram a procurar soluções que permitem o envio e recebimento de ordens de serviço de modo rápido.

O objetivo é fazer um melhor gerenciamento das equipes externas de prestação de serviços.

O Auvo atende de forma prática diversos tipos de equipes de prestação de serviços, como assistência técnica, manutenção, distribuição e facilities.

É importante definir um responsável por monitorar a equipe externa no Auvo, para extrair os dados de produtividade dos serviços

Essa ação permite que o gestor se concentre na gestão estratégica do time, com foco em metas e objetivos.

Hoje em dia, o Auvo está disponível para empresas de grande, médio e pequeno porte.

As funcionalidades utilizadas variam de acordo com as necessidades específicas de cada negócio. 

Considerações Finais 

Os benefícios do uso de um sistema de ordem de serviço para as empresas são muitos.

Além da agilidade e praticidade no controle das OSs, essa ferramenta também oferece segurança para os dados da empresa.

Usar esse tipo de sistema diminui as chances de erros nos serviços, possibilita o monitoramento do desempenho da equipe e reduz custos para a empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo, você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc...

Os status das atividades podem ser monitorados e administrados pelos gestores de equipes externas.

Você conhece algum sistema de ordem de serviço? Então conheça o Auvo! Faça o teste grátis!