Como fazer plano de ação PGR [2024]

Ter um plano de ação que funcione na prática para gerenciar riscos é fundamental para qualquer empresa. Para isso, é preciso não só conhecer as normas regulamentadoras envolvidas no trabalho, mas os recursos disponíveis para cumprir todas e evitar riscos ocupacionais.

Aqui, você vai ter um panorama geral de como fazer essa avaliação sempre tendo em vista o lado prático.

Entendendo o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)

O Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) é uma abordagem estratégica que visa identificar, avaliar e mitigar os riscos potenciais enfrentados por uma organização. 

Este programa desempenha um papel vital na tomada de decisões informadas e na proteção dos ativos da empresa. Ao compreender os fundamentos do PGR, as organizações podem fortalecer a capacidade de enfrentar imprevistos.

Saiba com detalhes: Aprenda a fazer o modelo PGR 2024

Passos iniciais para desenvolver um Plano de Ação eficaz

Ao embarcar na criação de um Plano de Ação dentro do PGR, os primeiros passos são cruciais para o sucesso do processo.

Inicia-se com a identificação meticulosa e avaliação abrangente de todos os riscos potenciais. Esse mapeamento estabelece as bases, permitindo que a organização compreenda a extensão e a natureza dos desafios que enfrenta. 

Leia mais: Gerencimento de riscos em empresas

Posteriormente, a definição de metas claras e a colaboração eficaz com as partes interessadas são fundamentais para garantir que o Plano de Ação seja direcionado e eficiente. Em itens, as etapas do plano de ação PGR são estas:

Etapa 1. Identificar riscos

• Mapeie todas as potenciais ameaças e vulnerabilidades enfrentadas pela organização. Realizar uma análise detalhada para compreender a natureza e a extensão de cada risco e, claro, se existe uma ação de prevenção contra cada um deles.

Leia mais: Sinalização de riscos no ambiente da empresa NR 26 e NBR 7195

Etapa 2. Avaliar abrangentemente

• Avalie a probabilidade de ocorrência e o impacto de cada risco identificado. Então, classifique os riscos com base em sua criticidade para a organização. Por exemplo, quanto mais o que puder acontecer interferir com a operação da empresa, mais crítico se torna o risco.
• Saiba como: Mapear e classificar riscos na empresa

Etapa 3. Definir de metas claras

• Uma vez tendo informações o mais completas possíveis, é preciso estabelecer metas específicas e mensuráveis para o Plano de Ação.
• Alinhe as metas com os objetivos gerais do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR).
  

Saiba mais: 5 passos para desenhar metas realistas

Etapa 4. Colaborar com partes interessadas

• Envolvimento ativo de todas as partes envolvidas no plano, seja em uma frente de mais ação ou de participação mais indireta. Colete e registre perspectivas de diferentes áreas da organização para ter um panorama completo.

Etapa 5. Atribuir responsabilidades claramente

Garantir que cada membro da equipe compreenda suas funções específicas. Não existe óbvio quando se tratam das responsabilidades de cada um, por isso, documente com detalhes e explique extensivamente para a equipe, além de estar sempre aberto a dúvidas.

Leia mais: Passo a passo e 8 dicas para planejar as tarefas da equipe

Etapa 6. Montar um cronograma realista

• Desenvolver um cronograma que estabeleça prazos realistas para a execução das estratégias. Isso vai de encontro ao planejamento de metas realista pela metodologia SMART, que você viu acima.
• Considere a urgência de certas ações em relação ao potencial impacto dos riscos.

Etapa 7. Avaliar recursos necessários e disponíveis

• Identifique e aloque os recursos necessários para a implementação do Plano de Ação. Lembre-se de definir prioridades, especialmente se os recursos da empresa forem limitados.
• É preciso incluir orçamento, pessoal, tecnologia e outros recursos essenciais nesta parte. Então, analisar quantos deles estão disponíveis na prática dentro da operação da empresa.
  

• Saiba mais: Passo a passo para elaborar documento PGR

Etapa 8. Revisar constantemente

• Estabeleça um processo de revisão e atualização regular do Plano de Ação e vá adaptando conforme mudanças nas circunstâncias e na natureza dos riscos.

Estrutura e elementos-chave do Plano de Ação

Um Plano de Ação eficaz é construído com base em elementos-chave que garantem sua eficiência. A alocação clara de responsabilidades, com cada envolvido compreendendo suas tarefas específicas, é crucial.

Além disso, um cronograma bem elaborado e integrado na agenda de toda a equipe vai garantir que essas responsabilidades funcionem na prática.

Leia mais: Passo a passo e 8 dicas para planejar as tarefas da equipe

Para identificar e alocar recursos, é importante que você tenha um controle total sobre os dados de equipamentos, gastos e ganhos e colaboradores. Para centralizá-los e autalizá-los em tempo real, o sistema de gestão é a opção mais recomendada.

Saiba mais: Guia completo sobre sistema de gestão empresarial

Implementação e acompanhamento do Plano de Ação

Com a estrutura definida, a implementação eficaz do Plano de Ação começa. A execução das estratégias estabelecidas requer coordenação e alinhamento entre toda a equipe.

O monitoramento constante permite a identificação de desafios e a possibilidade de ajustes à medida que a prática vai se desenrolando. Para manter o plano e a ação sincroniozados e alinhados, siga estas 4 dicas:

• Comunicação clara e contínua

• Estabeleça canais de comunicação transparentes para garantir que todas as partes envolvidas compreendam as metas e responsabilidades do Plano de Ação PGR.
• Promova reuniões regulares para atualizações, esclarecimentos e discussões sobre o progresso, mantendo a equipe alinhada com os objetivos.
• Veja mais: Comunicação interna na empresa - como fazer
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• Utilização de tecnologia de monitoramento

• Implemente ferramentas tecnológicas eficazes para monitorar o andamento das estratégias do Plano de Ação. Duas funcionalidades da tecnologia que podem ajudar nisso são geolocalização e controle de equipamentos.
• Utilize sistemas de alerta precoce para identificar potenciais desvios do cronograma ou emergências, permitindo uma resposta imediata.
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• Treinamento e capacitação

• Forneça treinamento regular sobre as práticas e procedimentos do Plano de Ação, enfatizando a importância do PGR.
• Mantenha a equipe atualizada sobre novas ameaças e estratégias de mitigação, promovendo uma cultura de aprendizado contínuo.
• Saiba mais: Por que investir no treinamento de equipes em campo
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• Avaliação de desempenho e melhoria iterativa

• Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para avaliar o sucesso do Plano de Ação PGR.
• Realize análises periódicas dos resultados, identificando áreas de melhoria e ajustando estratégias conforme necessário para fortalecer a eficácia a longo prazo.
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Avaliação de resultados e melhoria contínua

A avaliação criteriosa dos resultados obtidos vale para qualquer processo que for implementado na empresa. O PGR não seria uma exceção.

Este processo cíclico de avaliação e melhoria contínua contribui para a adaptação proativa às mudanças nas circunstâncias e fortalece a capacidade da organização de enfrentar futuros desafios.

Por isso, documente não apenas o plano mas como cada etapa foi implementada na prática. Organize essas informações; a partir daí, você vai criar um processo sólido de trabalho contra riscos dentro da empresa.

Para criar processos, avalie o investimento em recursos como o sistema de gestão. Foi por meio de um investimento assim que a Zeus Engenharia mitigou riscos em campo e viu a produtividade subir 90%.

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