KPIs de manutenção: quais os principais indicadores?

São dados ou informações numéricas que representam determinados fenômenos ou acontecimentos usados para medir diferentes processos e, por fim, também os seus resultados. 

Esses dados vão depender da área em que atua. No caso da área de equipes de manutenção, você terá alguns indicadores principais que são: custos, preventiva, horas de corretiva, MTTR e MTBF, mas não se preocupe, pois vamos falar de cada um deles separadamente.

Você verá também indicadores mais gerais, mas que você deve ficar de olho para ter um planejamento de manutenção de qualidade. 

Qual a importância?

Os indicadores de manutenção são úteis para qualquer setor que dependa de maquinário, ferramentas, sistemas ou equipamentos para executar seu trabalho.

Ao monitorar o desempenho, o gestor consegue prever quando uma máquina pode apresentar falhas, definir cronogramas de manutenção preventiva e garantir que o tempo de inatividade seja minimizado.

Isso não apenas melhora a eficiência do processo, mas também a qualidade do serviço, o que se reflete na satisfação do cliente.

Os principais indicadores de manutenção

Entre os KPIs mais utilizados, alguns são insubstituíveis para medir a eficiência e a confiabilidade dos processos de manutenção. Abaixo, estão os indicadores de manutenção principais para otimizar sua gestão.

1. MTBF (Mean Time Between Failures) - Tempo Médio Entre Falhas

O MTBF é um dos indicadores de manutenção que ajuda a medir a confiabilidade de um equipamento ou sistema. Esse dado retrata a média de tempo que um sistema permanece em funcionamento antes de apresentar uma falha. Em outras palavras, o MTBF mede o intervalo entre falhas, o que permite ao gestor prever a vida útil dos equipamentos e programar manutenções preventivas.

O MTBF pode ser calculado pela fórmula: tempo total de máquina funcionando, em um período, dividido pelo número de falhas, dentro deste mesmo período.

Por exemplo: considerando que durante um mês o equipamento obteve 4 falhas e operou em bom funcionamento por:

• 100 horas, antes da primeira parada;

• 80 horas, até a segunda parada;

• 70 horas, na terceira parada;

• 140 horas, na última parada.

Para calcular o MTBF você deverá somar todas essas horas e dividir pelo número de falhas no mês:

O resultado nos mostra que a média de horas das falhas do equipamento é de 97,5 horas. 

Sendo assim, é importante se preparar para possíveis falhas neste período, já que, nesse intervalo, os equipamentos ficam indisponíveis para a produção.

Manter o MTBF alto indica que o sistema apresenta poucas falhas ao longo do tempo e, consequentemente, que ele é confiável e eficiente. Quando o MTBF é baixo, é um sinal de que o equipamento pode precisar de mais manutenção preventiva ou até mesmo de substituição.

2. MTTR (Tempo Médio Para Reparo) - Tempo Médio Para Reparo

O MTTR é outro indicador de manutenção que mede a média de tempo necessário para reparar um sistema após uma falha, ou seja, você vai medir quanto tempo gasta para fazer o reparo após o surgimento da ocorrência das falhas.

Esse KPI é importante para avaliar a eficácia da equipe de manutenção em resolver problemas com agilidade, ajudando a minimizar o tempo de inatividade.

E tem uma fórmula um pouco mais simples para definir esses dados também: total de horas de sistema parado, por conta de falhas, dividido pelo número de falhas.

Exemplo: um equipamento precisou de 4 intervenções durante 1 mês.

Nessas intervenções, o tempo para cada reparo foi de:

• 20 minutos, no primeiro reparo;

• 15 minutos, no segundo reparo;

• 15 minutos, no terceiro reparo;

• 30 minutos, no último reparo.

O cálculo de MTTR deve ser feito desse jeito:

Este valor mostra que o tempo médio de reparo do equipamento deve ser de 20 minutos.

Esse indicador é particularmente útil para monitorar a eficiência da equipe de manutenção, e quanto menor o MTTR, melhor. Isso porque ele representa uma resposta rápida aos problemas e, consequentemente, menos impacto no processo produtivo.

3. Horas de manutenção corretiva

O indicador de horas de manutenção corretiva mede o tempo gasto em manutenções não planejadas, ou seja, aquelas que ocorrem para reparar falhas inesperadas.

Esse KPI é importante para entender o esforço necessário para manter os sistemas em operação e identificar pontos críticos que podem ser alvo de manutenções preventivas no futuro.

• Como aplicar: o ideal é que esse indicador de manutenção seja monitorado de forma regular e detalhada, separando os dados por tipo de equipamento, área de atuação ou equipe. Isso permite uma visão detalhada do desempenho da equipe e dos equipamentos.

Este indicador fornece informações para melhorar a qualidade do serviço e reduzir o impacto das manutenções corretivas, ao antecipar necessidades de intervenção preventiva.

4. Custo de Manutenção

Entre os indicadores de manutenção, o levantamento de custos serve para manter o controle sobre o orçamento da empresa. Esse indicador monitora todos os gastos associados à manutenção, como peças, mão de obra, combustível, entre outros recursos.

Controlar esses custos ajuda na criação de estratégias para otimizar o uso de materiais e reduzir desperdícios.

• Objetivo: esse KPI pode ser monitorado de maneira ampla (considerando todos os gastos de manutenção) ou focado em áreas específicas, como os gastos de materiais e equipamentos específicos.
  
  

5. Cronograma de manutenção preventiva

Manter um cronograma de manutenção preventiva é essencial para evitar falhas e assegurar que os sistemas e equipamentos funcionem corretamente por mais tempo.

Esse KPI ajuda a garantir que as manutenções planejadas estejam sendo realizadas conforme o cronograma e minimiza o risco de problemas inesperados.

• Importância: esse é um dos indicadores de manutenção mais importantes para assegurar a qualidade do serviço e a eficiência dos processos, pois a manutenção preventiva é sempre mais econômica que a corretiva.
  
  

 

6. Backlog de manutenção

O backlog é um indicador de tempo que mede o acúmulo de atividades pendentes de finalização. 

Esse indicador ajuda você a analisar o volume de trabalho de sua equipe de técnicos.

Assim, você saberá se a demanda está grande demais para seu time de colaboradores ou se eles estão conseguindo cumprir todas as etapas dos serviços.

Para fazer o cálculo do backlog de manutenção é necessário somar os valores de Homem-Hora aplicados em:

• OS's pendentes;

• OS's planejadas;

• OS's programadas;

• OS's executadas.

Mas antes de saber como fazer o cálculo, você deve entender o que significa a medida "Homem-Hora".  

Homem-Hora (HH) é uma métrica que estabelece o nível de produtividade de trabalho de um indivíduo, dentro de um período de uma hora. 

O valor de HH Disponível é o resultado do valor de Homem-Hora Toral (HHT) multiplicado pelo percentual de produtividade do colaborador.

Na prática, fica assim:

Após achar o HH Disponível, que será um componente essencial da sua expressão de backlog, você pode prosseguir com o cálculo.

Essa é a expressão do cálculo de backlog:

 

Vamos aplicar esse indicador na prática?

Por exemplo: considerando que uma empresa de manutenção de equipamentos eletrônicos, obteve os seguintes dados:

• 100 HH em Ordens de Serviços Planejadas;

• 30 HH em Ordens de Serviços Pendentes (atrasadas);

• 220 HH em Ordens de Serviços Programadas;

• 90 HH em Ordens de Serviços Executadas.

Um total de 440 Homens-Hora.

Considerando que:

• A média do fator de produtividade da equipe é de 25%;

• E o total de HH Disponível total é de 400.

Logo:

Sendo assim, o seu backlog de manutenção corresponde a 4,4.

Relacionado: A importância do backlog de manutenção para otimizar processos

7. Disponibilidade dos ativos

Esse indicador funciona como a possibilidade de uma máquina ou equipamento estar disponível para uso, quando for necessário.

Ela pode ser calculada através dos índices de MTBF e MTTR pela seguinte fórmula:

 

Para ilustrar o cálculo da disponibilidade, calcularemos o indicador a partir desses valores:

• MTBF= 60

• MTTR= 20

Sendo assim, a probabilidade dessa máquina estar disponível, quando sua empresa precisar utilizá-la, é de 75%.

8. Confiabilidade dos ativos

A norma NBR-5462 define o indicador como um percentual de confiança de um equipamento em desempenhar sua função, quando for preciso.

Por exemplo: Imagine que você é de uma empresa de locação de equipamentos.

Você tem um cliente que aluga, de duas em duas semanas, um compactador de solo elétrico para construções.

Neste caso, é interessante verificar a confiabilidade do seu equipamento para manter a fidelidade do seu cliente.

Ao fazer o cálculo da confiabilidade, você não deixa seu cliente na mão.

Se você perceber que o índice de confiabilidade do equipamento é baixo, você pode substituí-lo por um equipamento melhor ou investir em mais manutenções preventivas.

É muito importante verificar o resultado do indicador, pois quando o número é baixo, o equipamento pode prejudicar a produtividade do seu negócio.

Para aplicar o cálculo de confiabilidade é necessário ter em mãos o valor do MTBF e da taxa de falhas.

E assim, chegaremos a expressão:

Mas, calma, vamos explicar cada variável:

• O “C” significa confiabilidade;

• O “t” significa o tempo do cálculo;

• O “e” é a base de um algoritmo neperiano, que possui valor de 2,71;

• A “Tf” é a taxa de falha do equipamento.

E assim, você consegue calcular a confiabilidade em função do período que você precisa.

9. Percentual de custo de manutenção

Para calcular o custo de manutenção anual que a sua empresa possui, basta dividir o gasto total em manutenção do ano selecionado pelo faturamento bruto da empresa e depois multiplicar por 100.

A fórmula para se medir o custo de manutenção é a seguinte:

 

Por exemplo: se uma determinada indústria teve um gasto total de R$ 10.000 com manutenções no último ano e um faturamento bruto foi de R$500.000, logo:

 

A média brasileira para esse indicador é 3,56%. O que é considerado um resultado positivo. Indica que a empresa está saudável.

Ou seja, se esse percentual for maior do que 3,56%, é melhor verificar se a sua empresa não está gastando demais com manutenção.

A empresa do exemplo, então, estaria dentro da média de custos. O que é ótimo!

10. Custo de manutenção por ERV

Já o indicador de ERV é responsável por verificar o custo da manutenção de cada ativo.

Por meio dele, é possível fazer uma análise e decidir se a melhor opção para a empresa é continuar com o equipamento ou trocá-lo.

A sigla ERV (Estimated Replace Value) significa Valor Estimado de Troca.

Em uma expressão, o nome usado para calcular o indicador é CMPR:

É importante saber que o valor máximo do indicador, que mostra ser mais vantajoso permanecer com o ativo é de 2,5%.

Se um número maior for encontrado neste cálculo, significa que você está gastando demais com a manutenção do equipamento, então, é melhor comprar um novo.

Agora fique atento aos indicadores mais gerais para ficar de olho em relação à gestão das equipes externas de manutenção.

Indicadores de manutenção gerais

Além dos KPIs específicos de manutenção, alguns indicadores gerais também são úteis para uma gestão completa e eficiente. Esses indicadores de manutenção complementares auxiliam na avaliação de aspectos mais amplos da operação.

1. Horas gastas em treinamento:

Este KPI mede o tempo e os custos associados ao treinamento das equipes de manutenção. Ao monitorar as horas gastas em treinamentos, o gestor pode avaliar o impacto desses programas na melhoria das habilidades dos técnicos e, consequentemente, na eficiência dos processos de manutenção.

2. Horas de Manutenção por Oportunidade:

As manutenções por oportunidade surgem durante a realização de outra atividade. Esse KPI mede o tempo dedicado a essas manutenções extras, ajudando a empresa a ajustar seus cronogramas e otimizar o tempo de trabalho da equipe.

3. Controle de estoque

Manter um bom controle de estoque evita atrasos e desperdícios. Esse indicador monitora o consumo de recursos e ajuda a manter um fluxo constante de peças e materiais necessários para a manutenção.

Dicas para melhorar a aplicação de indicadores de manutenção

Para que a utilização dos indicadores de manutenção traga o máximo de benefícios, é importante:

• Atualizar constantemente os dados: KPIs baseados em dados antigos podem fornecer dados errados. Atualize constantemente as informações para manter a precisão.
• Estabelecer metas realistas: defina metas de desempenho para cada indicador de manutenção, pois irá ajudar a orientar a equipe e monitorar o progresso ao longo do tempo.
• Automatizar processos de coleta de dados: a automação reduz o risco de erro humano e facilita o monitoramento dos indicadores de manutenção. Sistemas digitais ajudam a capturar dados em tempo real, proporcionando uma visão mais precisa da operação.
  
  

Assista às dicas de Felipe Zanata na íntegra:

Indicadores de manutenção para controle

Os indicadores de manutenção irão te ajudar a ter uma empresa com um controle mais rígido e eficiente de suas operações. Com KPIs como MTBF, MTTR, cronograma de manutenção preventiva, controle de custos, custo de manutenção, e todos os outros citados ao longo do texto, é possível ajustar os processos, garantir a eficiência e proporcionar um atendimento de qualidade aos clientes.

Agora que você conhece os principais indicadores de manutenção, implemente esses KPIs e comece a monitorar o desempenho da sua equipe para melhorar os resultados e alcançar uma gestão eficaz.