Retire la planilla de Excel: controle inventario con sistema digital

Un sistema de inventario digital tiene muchos beneficios en comparación con los sistemas manuales, algunos de los beneficios son:

Precisión y eficiencia mejoradas

Uno de los beneficios clave de usar un sistema de inventario digital es una mayor precisión y eficiencia. Con un sistema automatizado, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus productos en tiempo real, lo que reduce las posibilidades de errores humanos o errores de cálculo. 

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Además, un sistema digital requiere menos esfuerzo manual para mantener registros precisos, lo que libera un tiempo valioso que se puede utilizar para tareas más productivas. 

Libertad de ingreso manual de datos

Otra ventaja de usar un sistema de inventario digital es que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente. Los sistemas basados en papel son propensos a errores debido a que se ingresan datos incorrectos o se pierden entradas durante las transferencias entre diferentes departamentos o ubicaciones. 

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Con una solución de inventario digital, todos los datos se almacenan electrónicamente y el personal autorizado puede acceder a ellos en cualquier momento. Esto garantiza la precisión de la información y elimina tareas manuales tediosas como volver a ingresar o actualizar los detalles del producto en una plantilla todos los días, lo que ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

Facilidad de uso

Un sistema de inventario digital también debe ser fácil de usar para que su equipo pueda ponerse al día rápidamente sin tener que pasar primero por complicadas sesiones de capacitación o tutoriales. 

Busque soluciones que ofrecen interfaces de usuario intuitivas con funcionalidades de arrastrar y soltar, paneles personalizables y alertas automáticas cuando se alcanzan ciertos umbrales, lo que le permite estar al tanto de sus niveles de existencias en todo momento sin tener que verificarlos manualmente todos los días. 

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Además, un sistema de inventario digital debe ser compatible con otros sistemas que usa actualmente para que pueda integrarse sin problemas en el flujo de trabajo existente.

Visibilidad en tiempo real

Cuando se utilizan procesos manuales para realizar un seguimiento del inventario, es difícil obtener una imagen precisa y actualizada de los niveles de existencias en tiempo real. 

La automatización del proceso de gestión de inventario puede facilitar que los gerentes y el personal accedan a la información sobre los niveles actuales del stock y respondan rápidamente a los cambios en la oferta o la demanda. Esto hace posible que las empresas mantengan niveles de inventario óptimos con un esfuerzo mínimo.

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Paso a paso para poner em marcha un inventario digital

Acá te presentamos algunos pasos que podrás poner en marcha un sistema de inventario digital:

Defina sus necesidades de gestión de inventario

Tener una comprensión clara de los requisitos que tiene para administrar su inventario es esencial antes de que pueda elegir una solución digital adecuada y comenzar el proceso de configuración. 

Asegúrese de comprender todos los aspectos de sus operaciones, incluida la cantidad de SKU (unidades de mantenimiento de existencias), los puntos de reordenación, las variaciones estacionales y cualquier otro factor que pueda afectar la forma en que administra y supervisa su inventario.

Elija una solución de inventario baseada en la nube

Una vez que sepa qué tipo de sistema se adaptará mejor a las necesidades de su negocio, es hora de elegir un software o plataforma basada en la nube desde la cual administrar su inventario digitalmente. 

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Al seleccionar una solución de inventario, tenga en cuenta características como la facilidad de uso tanto para los empleados como para los clientes, escalabilidad, accesibilidad móvil, visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, protocolos de seguridad,  opciones de atención al cliente, planes de precios, capacidades de automatización, funciones de análisis, etc. 

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El sistema correcto debe proporcionar todas las herramientas necesarias para administrar y optimizar todo el proceso de la cadena de suministro de principio a fin en una plataforma unificada.

Asegurése que sus datos se importen correctamente

Antes de comenzar el proceso de configuración con cualquier nuevo sistema digital, asegúrese de los datos existentes, como la información del producto, los registros de los clientes y los detalles de los proveedores.

Se importen con precisión en el software o la plataforma elegidos para que se pueda acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario durante las operaciones diarias o de mayor alcance. 

Capacite a sus empleados en el nuevo sistema

Después de asegurarse de que todos los datos existentes se hayan importado correctamente al nuevo sistema digital para administrar inventarios, es importante dedicar algún tiempo a capacitar a los empleados sobre cómo usarlos de manera efectiva y eficiente antes de ponerlos en práctica en las operaciones diarias en múltiples departamentos. 

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Dentro de una empresa, por ejemplo: miembros del equipo de ventas versus trabajadores de almacén. Durante esta fase, asegúrese de que todos estén familiarizados con las funciones clave, como las capacidades de seguimiento de artículos que permiten a los gerentes, supervisores, etc. 

Debe verificar los niveles de existencias rápidamente desde cualquier lugar usando solo sus dispositivos de teléfonos inteligentes, así como otras funciones relevantes como crear órdenes de trabajo, procesar devoluciones y reembolsos.

Supervisión del rendimiento del sistema 

Finalmente, una vez que todo esté en funcionamiento, esté atento a cualquier problema relacionado específicamente con las métricas de rendimiento, como la velocidad de transacción, la precisión de los documentos y el cumplimiento del formato con los estándares de la industria.

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La capacidad de almacenamiento adecuada está disponible en todo momento, entre muchos otros, según los requisitos de configuración únicos.

Tenga todo en un solo lugar con Auvo

En la actualidad existen diversas ventajas al alejarse de las plantillas de excel y adoptar un sistema digital para la gestión del stock, esto no solo proporciona precisión y eficiencia mejoradas, sino que también permite un acompañamiento en tiempo real de los niveles de inventario y flujos de trabajo optimizados.

Con un software de gestión de stock como Auvo, tendrás:

• Accesibilidad desde cualquier dispositivo.

• Tendrá todo su inventario en un solo lugar.

• Ahorraras tiempo y dinero.

• Reducirás los errores asociados al proceso manual.

• Aumentarás la satisfacción al cliente.

Es hora de retirar la plantilla de excel y adaptarte a la nueva tecnología de Auvo, que garantiza un mejor control de su inventario mientras libera recursos para enfocarse en otras áreas de crecimiento comercial.