¿Cómo hacer un control de actividades diarias para su equipo?

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Al gestionar un equipo de servicios de campo, es vital tener control sobre sus actividades diarias. Esto le permite asegurar que las tareas se completen eficientemente, se cumplan los plazos y se logre la satisfacción del cliente.

En este blog, vamos a explicar los pasos para establecer un control efectivo de las actividades diarias para su equipo con ayuda de la tecnología.

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Qué es el contol de actividades diarias?

El control de actividades diarias se refiere a la monitorización, gestión y optimización de las tareas y acciones que un individuo o un equipo lleva a cabo a lo largo del día. Esta práctica busca garantizar que se cumplan los objetivos y metas establecidas, que se manejen eficientemente los recursos, y que se optimice la productividad.

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En el contexto del field service, el control de actividades diarias es de vital importancia por las siguientes razones:

Gestión de recursos y tiempo

En el sector field service suelen gestionar múltiples trabajadores en diferentes ubicaciones atendiendo a diferentes clientes, controlando sus actividades diarias asegurando que se asignen de manera eficaz, que se evite la sobrecarga de trabajo y se minimice el tiempo de ocio.

Optimización de las rutas

La logística es fundamental para el field service, para controlar las actividades diarias, se pueden planificar y ajustar rutas que reduzcan tiempo y dinero en los desplazamientos.

Mejora en la atención del cliente

Al tener un control sobre las actividades, se puede garantizar que las citas se cumplan puntualmente, y que los técnicos tengan toda la información y herramientas necesarias para resolver las solicitudes de los clientes en su primera visita.

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Reducción de costos operativos

Una buena gestión y control diario permite identificar áreas de mejora, optimizar el uso de recursos y reducir costos innecesarios.

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6 pasos para establecer un control efectivo de las atividades diarias

La gestión efectiva de actividades diarias en el field service es esencial para garantizar una operación fluida y cumplir con las expectativas de los clientes. a continuación, tendrás un paso a paso detallado:

Definición de metas y objetivos

Antes de controlar las actividades, es vital tener una claridad en la misión acerca de qué es lo que se espera lograr. Desde maximizar el número de visitas de por vida, reducir el tiempo de espera, y mejorar la satisfacción del cliente.

Se debe establecer objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales como reducir el tiempo de respuesta a solicitudes en un 15% en los próximos 6 meses.

Segmentación de tareas

No todos en el equipo tendrán las mismas habilidades o responsabilidades. Por lo tanto, determinar quién es el mejor para la tarea ya sea para instalaciones, reparaciones, mantenimiento entre otros. Asegura que las tareas están distribuidas equitativamente entre el equipo, usa herramientas de gestión para evitar sobrecargar a algunos mientras que otros tienen espacio.

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Establecimento de prioridades

No todas las tareas tienen el mismo nivel de urgencia o importancia. Al utilizar matrices o sistemas de priorización para determinar que debe abordarse primero.

Por eso se debe considerar la urgencia desde el punto de vista del cliente. Una máquina defectuosa en una fábrica puede ser más crítica que una inspección rutinaria, la comunicación con el cliente puede ayudar a establecer esa prioridad.

Planificación y agenda

Utiliza herramientas de calendario o softwares especializados en equipos en campo como Auvo, para programar tareas y visitas técnicas. Al considerar factores como la ubicación, y el tiempo de desplazamiento. Acá se debe ser flexible porque a pesar de la planificación, surgirán imprevistos, pero puedes asegurarte de tener un margen de maniobras para adaptarse a cambios de última hora o emergencias.

Monitoreo en tiempo real

El uso de aplicaciones móviles o software de gestión para monitorear el progreso de las tareas en campo, esto te permite hacer ajustes sobre la marcha y reasignar recursos si es necesario. El mantener las líneas de comunicación abierta con su equipo, puede no solo ayudarte a resolver problemas, si no que también brinda soporte y dirección a empleados en campo.

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Documentación y registro

Llevar un registro detallado de todas las actividades realizadas, esto es útil para análisis posteriores, facturación y para resolver cualquier discrepancia que pueda surgir. Al crear formatos o plantillas estandarizadas para informes y registros, facilitará la revisión del documento.

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Organiza la agenda de su equipo en campo con Auvo

Con el avance tecnológico han surgido una amplia gama de herramientas que pueden facilitar y optimizar el control de las actividades diarias en el field service entre ellas la más destacada en el mercado es Auvo, el cual es un software especializado en la gestión y monitoreo de equipos en campo

Además, con Auvo podrá:

✅ Gestionar a 2 o más técnicos.

✅ Planificar y asignar la tarea

✅ Emitir la orden de trabajo en línea

✅ Control de herramientas a traves del codigo QR

✅ Rastreo en tiempo real

✅ Informes detallados