Que és un cronograma de trabajo y cómo hacerlo en su equipo

Cuando se trata de gestión de un equipo en campo, la planificación adecuada y la organización son esenciales. Una de las mejores herramientas a su disposición es un horario de trabajo. 

Un cronograma de trabajo es un plan detallado de tareas y plazos que debe cumplir un equipo o individuo. Muchos equipos pasan por alto la importancia de mantener una agenda actualizada, que puede dar lugar a demoras, comunicaciones erróneas y a una menor productividad. 

En este artículo, vamos a discutir los beneficios de tener un horario de trabajo y proporcionar una guía paso a paso sobre cómo crear un cronograma de trabajo eficaz para su equipo. Si quieres saber más al respecto, te invitamos a seguir leyendo. 

Qué es un cronograma de trabajo?

Un cronograma de trabajo es una herramienta de planificación que permite establecer un marco temporal para la realización de tareas y actividades en una empresa, esto permite visualizar de manera clara y organizada las órdenes de trabajo en curso, fechas de entrega, asignación de equipos y tiempos de trabajo. 

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El cronograma de trabajo es fundamental para la gestión de servicios en campos, ya que ayuda a coordinar y controlar el flujo de trabajo de manera efectiva, asegurándose que las tareas se realicen en tiempo requerido y maximizando la eficiencia del equipo. 

La importancia de tener un cronograma de trabajo

Establecer un cronograma de trabajo claro y completo es beneficioso para los equipos de diversas maneras. En primer lugar, aumenta la eficiencia proporcionando estructura y dirección al equipo. Un cronograma de trabajo también contribuye a priorizar tareas, asegurando que se trabajan tareas esenciales con urgencia. 

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Las ganancias por eficiencia también son esenciales para lograr la rentabilidad. Las organizaciones con cronogramas establecidos tienen menos probabilidades de perder los plazos o de caer en los proyectos. Por último, un programa de trabajo puede ayudar a los administradores a evitar la microgestión de sus equipos, permitiéndoles más tiempo para centrarse en tareas esenciales.

Beneficio de tener un cronograma de trabajo para su equipo externa

Un cronograma de trabajo eficiente para empresas de servicios en campo puede ofrecer los siguientes beneficios:

Aumenta la productividad y la eficiencia

Un cronograma de trabajo bien planificado proporciona a los empleados un plan de acción, dándoles un sentido de estructura y urgencia. Además, con un cronograma de trabajo viene un plazo de entregas.

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Los plazos son increíblemente motivadores para muchos empleados, impulsando niveles más altos de productividad y enfoque. Más allá de eso, un horario proporciona una sensación de control a los empleados, permitiéndoles tomar descansos y empezar de nuevo con facilidad.

Ayuda con la gestión de tiempo y la priorización

Cuando desarrollas un cronograma, esencialmente estás creando una línea de tiempo. Por lo tanto, los horarios de trabajo restan la cuestión del tiempo, que muchos equipos luchan por manejar. 

Esto es particularmente válido cuando se trata de la carga de trabajo y se superponen los plazos. A menudo, hay tareas que requieren más tiempo para lograrlas. Al dividirlos en tareas más pequeñas, un cronograma facilita la gestión del tiempo de cada tarea, aumentando la eficiencia en el proceso.

Cómo crear un cronograma de trabajo para su equipo en campo?

Para crear un cronograma de trabajo para un equipo en campo, puede seguir los siguientes pasos:

Identificar y priorizar tareas

El primer paso para crear un calendario de trabajo eficaz es identificar las tareas que hay que hacer. Como líder del equipo, usted sabe las tareas que deben cumplirse mejor que nadie más. Enumerarlos y clasificarlos en orden de importancia. Es esencial ser objetivo al priorizar el alcance de la obra para asegurarse de que no es sólo lo que puede ser fácil, sino también lo que es útil.

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Determinar los plazos y fijar los objetivos alcanzables

Una vez que haya identificado y clasificado las tareas de su equipo, el siguiente paso es determinar la duración de cada tarea. Una buena manera de determinar la duración de cada tarea es descomponer cada tarea en subtareas más pequeñas y manejables.

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Al asignar plazos a cada subtarea, con eso el formular un plazo para lograr la tarea en su conjunto. Asegúrese de descomponer cuidadosamente cada tarea en el calendario.

Aplicación y ajuste de la lista

El paso final en la creación de un calendario de trabajo eficaz lo está implementando y actualizando periódicamente. Es importante comunicar y gestionar las expectativas de los empleados, explicar la importancia y los plazos de cada trabajo. 

Deja en claro que es su responsabilidad cumplir con esos plazos. Tener reuniones semanales o diarias para discutir los progresos y los desafíos que se enfrentan. Trabajar con transparencia y hacer los ajustes necesarios a medida que surjan nuevos retos.

Cómo implementar un cronograma de trabajo con sistema Auvo?

Para implementar un cronograma de trabajo efectivo en un equipo de servicios en campo, sigue estos pasos: 

Comunicación y gestión de las expectativas

Una vez creado su horario de trabajo, es esencial asegurar que todos estén en la misma página. Al tener reuniones cara a cara, los empleados conocen sus responsabilidades y tienen la oportunidad de expresar cualquier dificultad. Es crucial que el líder del equipo ofrezca dirección y orientación, sea informativo y esté disponible para el personal cuando lo necesite.

Realice la agenda de sus técnicos con Auvo

El usar un cronograma de trabajo en lugar de dejar a su equipo trabajando sin una guía que le proporcione una estructura y ayude a los empleados a mantenerse en el camino con sus tareas y propósitos. El tener un cronograma de trabajo bien planificado aumenta la productividad y la eficiencia. 

Con el avance tecnológico, estas labores se han ido facilitando con el uso de software de gestión de equipos en campo como Auvo, permite a los gerentes de los equipos programar la agenda de los técnicos, además también permite:

• Crear una orden de trabajo.
• Tener una planificación de las tareas.
• Hacer una ruta de trabajo estratégica.
• Control del check in y check out.
• Monitoreo a través del sistema GPS.
• Ahorro de tiempo y recursos.

Auvo es una excelente herramienta para hacer su trabajo más confortable, los administradores podrán asignar tareas y organizar la agenda de su equipo con acceso desde cualquier dispositivo móvil.