¿Cómo mejorar la comunicación con el equipo externo?

¿Crees que la comunicación es una debilidad en tu gestión? ¿Alguna vez te has parado a pensar en mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo? ¡Pues bien! Traigo consejos para ti. Tener un equipo que “habla el mismo idioma” es un aspecto que se observa con gran atención en la rutina de los gestores y líderes de personas.

Después de todo, comunicarse de forma clara y objetiva, además de ser una habilidad personal, es un factor de éxito para los equipos que buscan un alto rendimiento.

En otras palabras, comunicar es hacer algo común, hacer que los demás sean conscientes de nuestros pensamientos. Por lo tanto, es muy importante entender que la comunicación es un proceso, y para que este proceso sea efectivo, necesita generar una acción efectiva.

¿Alguna vez has estado en una situación en la que todo era muy obvio y claro en tu cabeza, pero en la cabeza de la persona a la que le diste información no tenía ningún sentido?

Siga los 6 consejos a continuación y sepa qué hacer para mejorar la comunicación con su equipo externo. ¿Vamos?

Como mejorar la comunicación:

Consejo 1 - Conozca a su equipo

Cuanto más se conoce el equipo, entendiendo las capacidades y limitaciones de cada miembro, más fácil se vuelve la comunicación. Cada persona tiene una visión particular del mundo. A partir de nuestras experiencias, desarrollamos nuestra capacidad de asimilar información. Debe administrar estas capacidades individuales y comprender en qué contexto se encuentra cada pieza de su equipo. Un colaborador más comprometido, con más compromiso, tiene grandes posibilidades de estar en una situación de mejor alineación con la dirección.

Entender a qué hora del día, por ejemplo, su supervisor está más atento y receptivo es un punto favorable para despertar nuevas tareas y programar desafíos más importantes. Otro punto importante para conocer al equipo es tener en cuenta que la comunicación no se trata solo de la forma verbal o escrita del lenguaje.

También nos comunicamos a través de gestos, expresiones faciales y entonación de voz. Observe las características secundarias de la expresión de las personas de su equipo. Con este tipo de observación, puedes comprender aspectos más subjetivos y profundos sobre quién está de tu lado.

Consejo 2 - Desarrolle el mensaje antes de entregarlo

Un mensaje mal redactado y un discurso irreflexivo pueden traer muchas consecuencias, que pueden retrasar el trabajo de todo un departamento o incluso provocar fricciones en la convivencia de las personas. Es muy importante elaborar el mensaje antes de transmitirlo. Así que siempre prepare sus mensajes con anticipación, incluso si es mentalmente, considerando con quién va a hablar y cuál es el tono de ese mensaje.

Cuando hablas con una persona nueva en el equipo, por ejemplo, necesitas presentar mucha información para contextualizar la situación para que entienda claramente lo que quieres decir. La información que tiene sentido para una persona que ha estado involucrada en un proyecto con usted durante meses puede ser inconexa para una persona que no tiene experiencia en esta misma rutina.

¿Necesita hacer algo con urgencia o es algo que puede esperar? Deja clara tu intención. Por lo tanto, cuando envíe un mensaje a alguien, asegúrese de ser específico sobre la importancia de ese mensaje. El uso de términos como “esto es urgente”, “tenemos una fecha límite para entregar” o “otras personas dependen de esta información” ayuda a las personas a comprender cómo deben proceder para generar la acción esperada en el envío del mensaje.

A la hora de comunicar mensajes de agradecimiento o reprimenda, que son importantes para la alineación de un buen equipo, también trata de dejar claro cuál es tu intención. Mejorar la comunicación también incluye dominar los matices del idioma. Tener un vocabulario acorde con tu rol como gestor o líder es importante, y más aún: tener un buen dominio del idioma evita muchos malentendidos en el entorno laboral.

Consejo 3 - Repasar información

La información debe ser personalizada. Menos información dañina y también otras información. Es importante que el tiempo se dé cuenta de la importancia de contribuir unos a otros, ayudando y compartiendo conocimientos.

No brinde información importante y omita datos que comprometan el trabajo de un colega o actitudes que obstaculizan el trabajo de todo el equipo. Trate de pensar en la cantidad de información suficiente para que la comunicación siga siendo asertiva. Cuando se trata de una tarea importante, aclara siempre “lo qué, por qué agitar, cuándo, quemar, cuánto y cómo”, utilizando la herramienta administrativa 5W2H.

Con los colaboradores en posesión de la información pertinente, entendiendo el contexto de la tarea y teniendo claridad sobre qué hacer, es mucho más fácil lograr metas y objetivos como equipo. Quizás tengas un equipo diverso, con personas con personalidades, historias y culturas muy diferentes.

Para formar un equipo de alto desempeño, tu, como gestor, debes fomentar la objetividad y la claridad en la comunicación de los miembros de tu equipo. Busque una manera de alentar siempre a su equipo a comunicarse priorizando información precisa y completa.

Consejo 4 - Trate de ser claro en la comunicación

¿Sueles comprobar si le entienden? Algunas palabras y expresiones pueden ayudarte a realizar esta verificación. Por lo general, agregue un "¿entendido?", "¿Está todo bien sobre lo que dije?" o “si tienes alguna duda, estoy aquí” al final de tu discurso, ya sea verbal, escrito o en una presentación, te ayudarán a comprender si el receptor entendió bien el tema.

También le corresponde a un buen líder saber cómo recibir información de manera eficiente. Así como tu quieres que lo entiendan cuando envía un mensaje, su equipo también quiere que tú lo entiendas cuando se invierte el proceso. Preste atención a sus colaboradores cuando le hablen, trate de entender la información que le pasa.

Consejo 5: Haga de la comunicación una vía de doble sentido

Escuchar las opiniones de sus colaboradores es una parte importante de una buena comunicación. En una relación, ninguna de las partes tiene voz. Es necesario dar espacio a las personas para que se expresen y compartan sus opiniones y conocimientos.

Un gestor abierto a las ideas hace que los colaboradores se sientan más seguros y proactivos. La apertura del diálogo es muy importante para el desarrollo de la empresa y para mejorar la comunicación entre el equipo y entre los diferentes sectores que componen la organización. Después de todo, un ambiente de trabajo saludable es un lugar para el crecimiento personal, la mejora y el intercambio de problemas y soluciones.

Consejo 6: Identifica los canales de comunicación que funcionan para tu equipo.

Con las tecnologías que tenemos a nuestra disposición, es mucho más fácil hacer que la comunicación de una empresa funcione. Por tanto, existen varias posibilidades para organizar y controlar rápidamente las demandas de los sectores.

Hay varias opciones para los canales de comunicación: correo electrónico, notas, pestaña de noticias, sitio web corporativo o blog y también aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp. Debes apostar por lo que mejor funciona en tu contexto empresarial.

Si necesita respuestas rápidas o comentarios en tiempo real, su comunicación no se puede realizar en papel o en formularios. Facilite su comunicación utilizando un canal eficiente que genere el resultado adecuado del trabajo realizado.

Poniendo en práctica todos los consejos de este contenido, definitivamente podrás mejorar la comunicación con tu equipo. De esa manera, puede incluir la comunicación en la lista de fortalezas de su empresa.

Otro punto fuerte que puede tener en su lista es un sistema completo de soluciones de gestión de equipos externos. De esta manera, haces que tu empresa sea más productiva, eficiente y estratégica con 2Workers. ¡Solicite una demostración gratuita!