Orden de servicio: Sepa todo sobre el asunto

Usted, que es un proveedor de servicios en el área de mantenimiento, instalación, reparaciones o algo parecido, probablemente ya haya tenido que proporcionar a sus clientes una orden de servicio (más conocida como OS).

Pero si todavía tiene preguntas sobre lo que debe insertarse en este documento, así como su importancia y la forma correcta de hacer un OS, ¡está en el lugar correcto!

Preparamos este artículo con todo lo que necesita saber sobre la orden de servicio, para que así conozca los beneficios que proporcionará en su negocio.

¿Qué es una orden de servicio?

La Orden de servicio es un documento que tiene como objetivo formalizar el servicio que va a ser  prestado a un cliente. 

Sirve como un punto de partida para la organización de trabajo, y cómo las empresas que prestan un servicio son capaces de planificar y organizar las demandas para el atendimiento, manteniendo el flujo de trabajo bajo control.

Sirve como punto de partida para la organización del trabajo, de esa manera las empresas proveedoras de servicios se vuelven capaces de planificar y organizar las demandas del servicio, manteniendo el flujo de trabajo bajo control.

Es decir, las órdenes de servicios son capaces de oficializar actividades como instalación de software, limpieza, transporte, mantenimiento de equipos, creación de campañas publicitarias, demostraciones y cualquier otra área de actuación.

El documento puede ser creado a partir del pedido del cliente y por determinación de un contrato y es obligatorio antes de iniciar cualquier prestación de servicio. 

Por lo tanto, podemos decir que la OS es una herramienta de comunicación interna fundamental para la movilización de equipos y para preparar la ejecución de un trabajo específico dentro de la empresa. 

El documento ayuda a informar a los colaboradores sobre qué servicio se proporcionará, para quien y cuando. 

Además, describe los materiales necesarios y el tipo de mano de obra a emplear, cuánto costará el trabajo y otros detalles que sirven para iniciar la producción de manera objetiva y ordenada.

Pero después de todo, ¿para qué sirve la orden de servicio?

En primer lugar, debe saber que este documento es esencial para dos elementos necesarios en la gestión de su empresa, así como de su equipo.

Son los siguientes:

Seguridad Jurídica

Sin duda, el orden de servicio es el documento más eficiente para comprobar la contratación de un servicio que se ha ejecutado. Después de todo, es común que los clientes reclamen en disputas legales que los servicios contratados no se realizaron, o de lo contrario, no se hicieron por completo.

En esta situación, los clientes solicitan no solo el reembolso de la cantidad pagada, sino también las indemnizaciones. Por lo tanto, debe protegerse legalmente a través de una prueba de prestación de servicios.

Además, puede encontrar puntos de mejora para su negocio. Con los comprobantes de prestación de servicio, usted tendrá métricas importantes en su mano para aumentar la calidad del servicio. Estas métricas pueden ser: cantidad de retrasos, tiempo promedio de servicio y también el nivel de satisfacción del cliente.

Con esto, puede evaluar el desempeño de su equipo de campo y, así poder corregir los puntos necesarios para aumentar la productividad de su negocio.

Historial de servicio

Otro punto importante que no debe ser ignorado por las empresas es el historial de servicio al cliente. 

Después de todo, la organización de las órdenes de servicio, ahora en orden cronológico, a veces por cliente, demuestra de manera clara y ágil todas las instalaciones y el mantenimiento.

Por lo tanto, tendrá conocimiento de todos los servicios ejecutados. Luego podrá prevenir problemas, consecuencias, y aumentar la confianza entre usted y su cliente. 

Además, el plan de mantenimiento preventivo se puede ejecutar mejor, ya que el historial de servicio está correctamente organizado.

¿Cuáles son los tipos de orden de servicio?

Existen diferentes tipos de órdenes de servicio y a pesar de tener una estrecha relación con la prestación del servicio, cada una de ellas sirven para atender diferentes propósitos.

Consulta los siguientes principales tipos de órdenes de servicios y sus aplicaciones en el dia a dia de las empresas:

Orden de servicio de mantenimiento:

La orden de servicio de mantenimiento, como el propio nombre ya lo indica, cubre el mantenimiento de equipos, sea en plantas industriales o en maquinaria de campo. 

Puede referirse a inspecciones, revisiones, reemplazos, reparaciones e instalaciones.

En este tipo de orden, el foco es describir todo que es necesario verificar para que las operaciones sigan dentro de la normalidad.

Además, este tipo de órdenes también es aplicada en emergencias dentro del sector, en escenarios de mantenimiento no planificado o parada forzosa.

Incluso en estos momentos, emitir una orden de servicio es esencial, ya que garantiza que la empresa no se perderá en la realización de algún mantenimiento y que puede tener todo (desde materiales hasta componentes desechados) registrado.

En este sentido, la OS de mantenimiento se puede subdividir en 4 categorías: orden de inspección de seguridad, orden de inspección de propiedad, orden de instalación y orden de reparación de emergencia.

Comprueba las diferencias entre cada uno de ellos a continuación:

• Orden de inspección de seguridad: sirve para que las empresas realicen inspecciones de sus instalaciones y equipos para garantizar el cumplimiento de la normativa y leyes vigentes.
• Orden de inspección de la propiedad: se utilizan para que las empresas realicen un mantenimiento extenso o reparaciones preventivas, identificando qué puntos necesitan reparaciones para garantizar un correcto funcionamiento.
• Orden de instalación: se utilizan para la instalación y mantenimiento de servicios críticos, como ventilación, calefacción, refrigeración e incluso otros tipos de servicio, como tuberías o calderas.
• Orden de reparación de emergencia: Sirve para situaciones de emergencia e imprevistos, que requieran una reparación inmediata para que la empresa vuelva a su funcionamiento normal. 

Pedido de servicio

El pedido de servicio, por su vez, está relacionado a la creación de una nueva solución. 

Se puede encontrar en desarrolladores de software de marca blanca, cuyos clientes piden una nueva herramienta para implementar en su negocio, por ejemplo.

Aunque se trata de una burocracia no practicada por muchos, la continuidad de los proyectos contratados puede darse a través de una solicitud de servicio.

La solicitud de servicio también es un tipo de pedido muy común en la industria, cuando una empresa ordena a un proveedor una solución no convencional a un problema, por ejemplo.

Aunque esta no es la mejor manera de resolver ciertos problemas, esta termina siendo una realidad dentro del mercado en general.

En estos casos, la solicitud de servicio sirve para formalizar todo el trabajo realizado.

Orden de servicio preventiva

La OS  preventiva a su vez, tiene una relación muy estrecha con empresas que mantienen en acción los calendarios de mantenimiento preventivo.

En tales casos, el propio fabricante de una máquina o equipo indica la necesidad de cambiar o reparar un componente.

Esta es una forma de reducir costos, evitar que ocurran paradas de emergencia y permitir que las empresas disfruten de una ventana de planificación más grande.

Por ejemplo: imagine que compró un torno mecánico para el taller y descubrió que el manual del fabricante indica cambiar una correa del motor en un máximo de 12 meses.

Cuando esto sucede, debe emitir una orden de servicio preventivo para que el mantenimiento indicado en el manual se realice dentro del plazo previsto, para que su empresa nunca deje de trabajar fuera de las condiciones ideales.

¿Cuál es la importancia del orden de servicio?

Por medio de la OS, las empresas pueden organizar su capacidad de producción en equipo, garantizando las entregas dentro del plazo establecido, y calculando con mayor precisión los materiales necesarios y el precio de las actividades contratadas.

Además, el código de orden de servicio es un número que ayuda mucho al control interno de demanda, estableciendo un orden, especialmente en situaciones en que son emitidos varios documentos en un mismo día. 

De esta forma, el gerenciamiento financiero se torna más estable, porque  el control de entradas, salidas, intercambios, reparaciones y alteraciones en pedidos están organizados, orientados y asegurando un servicio más eficiente para toda la empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre orden de servicio y  el informe de  la visita técnica?

Al principio la orden de servicio y el informe de visita técnica son semejantes. Sin embargo, juegan diferentes roles.

El informe de visita técnica es un documento técnico, y su papel es relatar el estado de actividades ejecutadas por el colaborador.

La  orden de servicio es un documento de carácter interno y externo. Siendo así, su papel es comprobar que un determinado servicio fue contratado y ejecutado. 

Al final es de carácter obligatorio el fortalecimiento de una vía de la OS de un cliente. En contrapartida, el informe de visita técnica no exige eso. 

¿Cuáles son las informaciones importantes en la orden de servicio?

Ahora ya entendió la importancia de una orden de servicio, sepa cuál es la información que no puede faltar en este documento. 

Por lo tanto, la OS debe contener información que compruebe la ejecución de servicio. Es también información relevante sobre el servicio.

De hecho, no existe un modelo "fijo" para las órdenes de trabajo. Por lo tanto, el montaje queda a su discreción.

Aún así, le ayudaremos a armar su orden de servicio. Aca veras elementos esenciales que debe insertar:

1 - Identificación de su empresa

Teniendo en cuenta que la OS tiene dos rutas, (una se queda contigo y la otra con el cliente), la identificación de tu empresa es indispensable. Después de todo, así es cómo se asegurará en la justicia de que realizó el servicio.

Por lo tanto, el encabezado debe poseer las siguientes características:

• Logo de su empresa: después de ser necesario, deberá tener una oportunidad de reforzar tu marca antes que tu cliente.
• Dirección, contrato y razón social: Primero, ingrese el nombre de la compañía y CNPJ. Luego agregue el teléfono y el correo electrónico del servicio. Finalmente, ingrese la dirección física de su empresa. 

Porque, además de identificar tu empresa, a través de este documento podrás generar futuros negocios. Después de todo, el cliente puede consultar el documento para poder entrar en contacto con usted.

2 - Identificación del cliente

En este mismo sentido es esencial insertar los datos de su cliente como tomador del servicio. Después de todo es legalmente necesario, ya que garantizará que haya prestado un servicio a esa persona física o jurídica en particular.

• CPF, CNPJ, Contacto y dirección: Primero, ingrese los datos de registro del cliente. Su CPF si es persona natural, CNPJ si es para empresas. Luego ingrese el correo electrónico, el número de teléfono y la dirección del cliente. Por último, introduce el nombre del responsable, ya que deberá firmar el sistema operativo al finalizar la llamada.

3 - Información sobre el servicio

¡Atención! En esta etapa es una de las más importantes de OS, pues la información sobre el servicio prestado son descritas. Siendo así necesitas detallar en una serie datos como:

• Motivos de solicitud de cliente (Tipo de servicio).
• Número de OS.
• Fecha.
• Horario de llegada de los colaboradores (Check in).
• Horario de salida de los colaboradores (Check out).
• Cuales materiales fueron utilizados.
• Estatus de visita.
• Checklist de mantenimiento y de instalación.
• Nombre del técnico que realizó el servicio.
• Observaciones del técnico.

Todos estos datos necesitan estar escritos de forma clara y objetiva. Además de esa información, puedes incluir elementos específicos de su segmento, el PMOC, es obligatorio para las empresas de la rama de refrigeración y climatización. 

4 - Anexo de fotos

Conoce aquel dicho: una imagen vale más que mil palabras, eso es lo que las fotos de los servicios representan, son elementos esenciales para comprobar la realización del servicio. 

Al final el anexo de fotos en la  OS demuestra profesionalismo para su negocio por consecuencia gana más confianza.

Sobre todo hoy en día, con todos los equipos smartphones con cámara, facilita que el técnico pueda tener evidencia del antes y después de cada servicio prestado. 

Además, es más fácil de realizar las visitas y acompañamiento de obras, lo cual es posible acompañar la evolución de servicio por medio de elementos visuales.

 5 - Firmas del tecnico responsable y del cliente

Al final de todo servicio prestado, es necesario tomar la firma del técnico responsable y también del cliente. 

De todos modos la firma es un factor importante para comprobar que su cliente es consciente de que fue realizado el trabajo y que está de acuerdo con el resultado del servicio.

De esta manera, puede proteger su empresa legalmente en relación con el cumplimiento del servicio. Después de todo, muchos clientes, especialmente en el sector empresarial, requerirán este documento firmado por alguien de la empresa, y solo entonces realizarán el pago.

¿Cómo hacer una orden de servicio?

Dado que la orden de servicio es un documento bidireccional, será mejor que cree un diseño a través de software como Word o Excel para imprimir.

Otra alternativa es que puede usar la tecnología a su favor, y así utilizar una orden de servicio digital.

Puedes estar tranquilo, acá vamos a mostrarte los beneficios de ambos.

Ventajas de la orden de servicio realizada en Word o Excel

Una de las principales ventajas de elaborar el orden de servicio por word o excel es la facilidad de imprimir al final, en minutos podrás emitir la OS y con eso optimizar el tiempo.

Inclusive en el banner abajo podrás hacer la descarga de un modelo de orden de servicio, es solo descargar y editar.

Por otro lado, la desventaja de este formato de orden de servicio es el costo financiero vinculado a esta estrategia. Dado que los documentos impresos son susceptibles a borrados, suciedad, pueden rasgarse y mojarse.

Otro factor, que puede considerarse una desventaja, es cómo tabular la información de la orden de servicio. Porque en el sistema operativo impreso es necesario agrupar la información manualmente, y posteriormente, organizar la OS en una planilla de excel o en un BI. Y esto puede llevar mucho tiempo, porque es un trabajo que siempre se debe realizar.

Por lo tanto, indicamos la orden de servicio impresa para las empresas que se encuentran en las primeras etapas. O bien, tienen un máximo de 1 servicio o 2 técnicos en el campo. Después de todo, las empresas de este tamaño pueden seguir las actividades manualmente, sin mucha dificultad.

Orden de servicio digital

Si ejecuta muchos servicios por día, o tiene más de dos técnicos en el campo, se recomienda que abandone la orden de servicio en papel.

Después de todo, el sistema de emisión de OS digital permite monitorear el progreso de cada actividad. Así, su empresa gana en productividad y en consecuencia en dinero.

Además, las ventajas proporcionadas por las funciones de la OS digital son: 

• Posibilidad de abrir OS vía web y celular.
• Diseño de OS personalizado, con listas de verificación, presupuestos, materiales gastados entre otros.
• Sistema automático de check-in y check-out.
• Anexo de fotos y firmas.
• Control de materiales gastados.
• Informes de pausas.
• Facilidad de manejo. 

Además, este formato de orden de servicio es capaz de recopilar información necesaria, así como crear gráficos que facilitan el seguimiento de las operaciones.

Conclusión

Como hemos visto a lo largo del texto, la orden de servicio es un documento que sirve para formalizar un pedido, describiendo todos sus detalles más importantes, los materiales utilizados y el precio a cobrar por su ejecución.

La emisión de estos documentos es esencial para garantizar que la operación diaria de la empresa esté más organizada, con todos entendiendo exactamente qué se debe hacer, dónde y cuándo.

Además, es una forma de tener un control interno de las operaciones más eficiente, especialmente en situaciones donde se emiten múltiples órdenes en el mismo día, porque se organizan todas las demandas.

Si has llegado hasta aquí es porque estás buscando expandir tu negocio. 

¡Auvo está aquí para ayudarte!

Por lo tanto, si tiene una empresa proveedora de servicios, Auvo es la herramienta que falta para ayudarlo a lograr más resultados.

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