Como gerenciar equipe externa de maneira eficiente?

Gerenciar uma equipe externa nem sempre é uma tarefa simples. Com os colaboradores distantes do olhar dos gestores, alguns desafios podem surgir.

Controlar jornada de trabalho, acompanhar o desempenho das equipes e resolver problemas em tempo real são dificuldades comuns nesse tipo de gestão.

A boa notícia é que existem ações práticas e ferramentas que simplificam esse processo, e neste artigo você descobre quais são elas.

Continue a leitura com a gente para conferir dicas e conselhos para gerenciamento de equipe externa.

O que são equipes externas?

Equipes externas são aquelas que atuam fora da empresa, seja com atendimento em domicílio, visita técnica, visitas a outras organizações ou na rua.

Veja alguns exemplos mais comuns de equipes externas:

• técnicos;
• promotores;
• vendedores.

3 Desafios na gestão de equipe externa e como solucioná-los

Fazer o controle de atividades externas, estimular o desenvolvimento dos colaboradores e otimizar os processos pode ser mais difícil com times que atuam de forma remota.

Por isso, antes de compartilhar alguns conselhos para gerenciamento de equipe é importante entender os desafios da área.

1. Falhas na comunicação da equipe

A troca de informações com colaboradores que atuam externamente pode ficar comprometida, principalmente em equipes maiores.

Isso porque os técnicos nem sempre conseguem passar os dados em tempo real para os gestores, o que pode levar ao repasse de informações incompletas.

O distanciamento também traz desafios na solução de problemas, que pode demorar um pouco mais para ser concluída conforme o tempo de comunicação entre a equipe e a empresa.

A boa notícia é que a comunicação foi facilitada pelo avanço da tecnologia.
Hoje, existem diversos aplicativos que permitem a troca de mensagens ou até mesmo a realização de reuniões online com praticidade e eficiência.

2. Planejamento de roteiro desorganizado

As equipes externas costumam visitar diferentes endereços ao longo do dia, por isso é importante manter um roteiro bem estruturado para otimizar o tempo de trabalho.

Na prática, isso nem sempre acontece. Como consequência, os colaboradores recebem um planejamento mal organizado, o que resulta em perda de produtividade.

Para evitar esse problema, é preciso considerar diversos fatores ao montar o roteiro, como a distância entre os endereços e o tempo de atendimento, além de deixar uma margem para imprevistos, como trânsito.

3. Falta de acompanhamento das atividades

Como não é possível acompanhar de perto as atividades executadas pelos colaboradores, fica mais difícil identificar falhas nos processos com agilidade e até mesmo controlar a jornada de trabalho.

Além disso, avaliar o desempenho e a evolução da equipe externa é mais simples quando os profissionais estão mais próximos fisicamente dos gestores.

Com o crescimento das atividades fora da empresa, softwares de gestão tornaram-se cada vez mais completos e apresentam ferramentas para gerenciar equipe externa cada vez mais eficientes.

Como gerenciar equipe externa de maneira otimizada?

Apesar das dificuldades, existem estratégias práticas que ajudam a driblar os desafios da gestão de equipe externa.

Listamos as principais ações para aplicar no gerenciamento desses colaboradores, confira a seguir quais são elas.

Padronize os processos

Estabelecer um padrão para os processos é uma das bases para gerenciar equipe externa de maneira eficiente.

Desta forma, as tarefas ficam bem claras e os colaboradores sabem exatamente quais etapas devem ser seguidas para atingir determinados resultados.

Aqui também vale destacar a importância de deixar claro os objetivos e metas da empresa.

Estabeleça lideranças na equipe

Desenvolver lideranças na equipe é uma ótima maneira de otimizar a autogestão, habilidade essencial para colaboradores que trabalham externamente.

Além disso, ter um líder para gerenciar equipe externa de maneira eficiente é fundamental para garantir resultados alinhados, assim como manter a motivação dos colaboradores.

Invista na integração dos funcionários

Integrar os funcionários, tanto de equipes externas como internas, é um passo importante para que os objetivos da organização sejam alcançados.

Para isso, defina as expectativas de trabalho, reforce a cultura organizacional e apresente os integrantes dos times de cada área da empresa, sempre incentivando a troca de informações.

Essa integração contribui para manter o alinhamento estratégico entre diferentes setores, além de facilitar a vida do responsável por gerenciar equipe externa.

Monitore o deslocamento

Apontamos a falta de acompanhamento próximo e os roteiros desorganizados como alguns dos principais desafios da gestão de equipe externa, mas uma das soluções para essas questões é monitorar o deslocamento dos profissionais.

Hoje, existem sistemas que permitem o acompanhamento em tempo real dos colaboradores que atuam de forma remota.

Essa é uma das funções disponíveis no Auvo Field Service, solução tecnológica que vamos conhecer melhor ainda neste artigo.

Use a tecnologia como aliada

Falando em tecnologia, ela é uma grande aliada no acompanhamento de colaboradores remotos e tem se tornado uma necessidade entre as empresas.

Existem inúmeras ferramentas para gerenciar equipe externa com eficiência a partir da automação de processos, coleta de dados e monitoramento de indicadores de desempenho.

Com as soluções desenvolvidas pela tecnologia, como a plataforma Auvo, é possível aproximar gestores e equipes, independente da distância física entre eles.

Como gerenciar equipe externa com a Auvo?

O sistema desenvolvido pela Auvo Tecnologia é voltado para a gestão de equipes externas, por isso traz funcionalidades que otimizam os processos diários de acompanhamento dos colaboradores.

Com o Auvo Field Service, é possível acompanhar a localização das equipes em tempo real, além de automatizar a comunicação entre a base e os colaboradores.

A partir do sistema mobile, os técnicos recebem todo o roteiro de visitas, preenchem formulários e fazem check-in e check-out dos atendimentos.

Dessa forma, os gestores acompanham de perto toda a execução de atividades, mesmo a distância.

Além disso, a plataforma ainda oferece as seguintes funcionalidades:

• gestão do atendimento ao cliente com o Auvodesk;
• roteirização automática da agenda dos técnicos;
• controle de peças e equipamentos;
• controle financeiro.

Otimize a gestão de equipe externa com o Auvo Field Service!

Conclusão

Como vimos ao longo deste conteúdo, os desafios da gestão de equipe externa podem comprometer o desempenho do time e, consequentemente, da empresa.
Entretanto, existem ações estratégicas que ajudam a resolver essas dificuldades e aumentar a eficiência da gestão.

Na prática, a tecnologia é uma grande aliada nessa missão.

Com o Auvo Field Service, por exemplo, é possível acompanhar as atividades, planejar as rotas dos técnicos e ainda otimizar a comunicação entre as equipes e a base da organização.