Controle de atividades: o que é e como fazer corretamente

Se você é gestor empresarial, sabe que o controle de atividades de seus funcionários é uma das funções mais importantes. 

Com um bom acompanhamento, é possível aumentar a produtividade, melhorar o planejamento e os resultados dos negócios. 

Mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Pensando nisso, no texto a seguir falamos sobre o conceito, a importância, as vantagens e como realizar o controle.

Confira!

O que é o controle de atividades?

O controle de atividades é o conjunto de ações cuja finalidade é monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. É, portanto, uma ferramenta de gestão que contribui para a organização das atividades.

É possível fazer esse controle em planilha? Sim. Mas muitos gestores já optam por fazer o controle de atividades online pela facilidade que a tecnologia traz.

Seja qual for o método escolhido, o gestor consegue avaliar suas equipes e os projetos com essa estratégia em prol de um trabalho mais eficiente.

Controle de atividade: conheça as vantagens

Um bom controle de tarefas traz muitas vantagens para as empresas, pois o acompanhamento atua diretamente na produtividade das equipes. 

Porém, esse não é o único benefício. Veja:

Aumento da produtividade da empresa

O controle de tarefas de uma equipe nada mais é do que o acompanhamento do processo de trabalho. 

Ao fazer isso, o gestor pode verificar gargalos no fluxo de forma rápida, atuando para corrigi-los. Isso minimiza o tempo de inatividade dos profissionais, o que contribui para um melhor desempenho.

Melhora nos planejamentos estratégicos

Quanto tempo a equipe "Alfa" demora para realizar uma visita técnica? Quais tarefas da rotina da equipe "Beta" demandam mais tempo?

Essas respostas só aparecem quando o gestor faz o controle de atividades diárias. Com esses dados, ele poderá otimizar os planejamentos da empresa, tornando-a mais eficiente em diversos aspectos, como atendimento ao cliente.

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Melhores resultados de negócio

Com mais produtividade dos funcionários e melhor planejamento, é natural que os resultados de negócio sejam melhores. 

Esse é mais um benefício do controle das atividades que resulta dos dados qualitativos e quantitativos derivados desse acompanhamento. 

Qual a importância de fazer um bom controle de atividades?

Monitorar as atividades ajuda a otimizar a produtividade dos funcionários, criar planejamentos mais assertivos e ter melhores resultados de negócio.

Em resumo, ajuda a manter todos focados em atingir os objetivos estratégicos.

Com o controle de atividades diárias, os próprios colaboradores terão clareza sobre seus papéis, o que garante uma prestação de serviços mais qualificada. 

Por isso, além de todos os benefícios, tenha em mente que o controle de tarefas interfere positivamente na satisfação do cliente. 

Controle de atividade: como fazer de forma eficiente?

Para um bom controle de tarefas, é preciso ter uma boa estratégia. Ela envolve 6 ações, que listamos a seguir:

1. Gestão de tarefas

   A gestão de tarefas nada mais é do que definir as atividades e atribuí-las para as equipes, com prazo determinado e eventuais instruções. 

   Assim, cada profissional saberá suas responsabilidades, o que facilita o acompanhamento pelo gestor. 

   Essa prática é, inclusive, a base de uma gestão inteligente.
   
   

2. Definição de métricas

   Definir métricas de produtividade é outra prática importante no controle de atividade. 

   Os chamados KPIs (indicadores-chave de performance) mensuram a evolução das tarefas e dos profissionais. A partir desses dados, o gestor pode atuar para aprimorar a execução das atividades.

3. Determinação de prazos

   Delegar tarefas sem prazo é sinônimo de improdutividade. 

   Portanto, determine prazos reais na hora de realizar a gestão das tarefas, respeitando as demandas de cada setor. Isso é especialmente importante para quem lida com equipes externas.

   Dessa forma, as equipes ficam mais livres para encontrar as melhores soluções.

   

4. Análise de resultados

   Após atribuir as tarefas com os prazos e definir as métricas, o gestor terá dados valiosos em mãos. É momento, então, de analisar os resultados, o que deve ocorre em três frentes:

   • Análise dos resultados de cada equipe: facilita a visualização do planejamento feito para cada setor.
   • Avaliação específica de cada profissional: permite maior detalhamento das atividades de cada funcionário.
   • Análise geral dos processos da empresa: acompanhamento da produtividade empresarial no período determinado.

   Com essa análise, é possível atuar em cima dos problemas e encontrar as melhores soluções. 

   E fique atento a uma dica importante: a tecnologia tem papel fundamental para conseguir esses dados.

   

5. Atenção à comunicação interna

   A comunicação interna é a chave do bom funcionamento da empresa e do controle de tarefas, pois mantém as equipes engajadas e alinhadas. 

   Portanto, tenha canais de comunicação abertos com os profissionais, crie uma cultura de diálogo e feedback. 

6. Utilize a tecnologia a seu favor

Fazer controle de atividades por planilha é possível? Sem dúvidas. 

Porém, há soluções tecnológicas que abordam mais de uma necessidade da sua empresa. Isso otimiza o tempo, proporciona redução de custos e aumenta a produtividade. 

Então é possível fazer o controle de atividade online? Sim! Existem softwares que fazem o acompanhamento em tempo real das equipes. 

O app Auvo, por exemplo, permite que o gestor envie ordens de serviço para o smartphone do técnico, controle as atividades das equipes externas em deslocamento, e muito mais.

A melhor funcionalidade do Auvo para um controle de atividades online é o checklist. O objetivo desta funcionalidade é padronizar a prestação de serviços da sua empresa.

Com o aplicativo de checklist, o gestor verifica a qualidade de cada visita, conferindo anotações, pendências e relatos.

Um exemplo de sucesso, com a implementação de tecnologia nas operações, aconteceu com a empresa Worldtel. Atuando há mais de 23 anos no mercado de soluções de infraestrutura, a empresa enfrentava desafios no controle manual das atividades de sua equipe externa.

Utilizando relatórios impressos e preenchidos manualmente, a Worldtel lidava com inconsistências e atrasos. Com a implementação do software Auvo, modernizou seus processos, automatizando o registro de atividades, melhorando a precisão dos relatórios e tornando a gestão mais eficiente e segura.

Ou seja, ao controlar todas as etapas do atendimento dos colaboradores, garante a satisfação dos clientes.

Quer saber mais desta história de sucesso? Leia o artigo completo aqui.

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O controle efetivo das atividades e ferramentas

O controle de atividades serve para monitorar o cumprimento das tarefas e o trabalho das equipes. 

Quando bem feito, ele aumenta a produtividade dos profissionais e os resultados do negócio. Para tanto, há algumas práticas essenciais, como a gestão de tarefas, a definição de métricas e o uso de tecnologias.

Se você é um gestor com dificuldades em fazer um controle de tarefas assertivo, verifique onde estão as falhas.

O problema é roteirizar atividades para seu time? O checklist de manutenção está incompleto, gerando inconsistências na prestação de serviços?

Tudo isso pode ser corrigido com a tecnologia.  No blog do Auvo, temos muitos conteúdos para você conhecer e se desenvolver.