Procedimento Operacional Padrão (POP): o que é e qual sua importância

Mais do que um simples manual de instruções, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é um guia detalhado que padroniza processos, assegura a qualidade e promove a consistência nas operações diárias.

Muitas vezes realizamos atividades de forma intuitiva e vamos aprendendo com o tempo a melhorar o processo. Mas quando existe uma pessoa responsável e por algum motivo ela não pode mais realizar a atividade, o padrão e a qualidade precisam ser mantidos.

Quando é preciso que determinadas atividades sejam padronizadas e acompanhadas, o POP surge como uma ferramenta essencial.

Para empresas de todos os portes, compreender e implementar POPs é um passo importante para alcançar resultados acima da média.

Continue lendo para saber o que é, sua importância e como criar o seu Procedimento Operacional Padrão.

O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Um Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento formal que descreve, de maneira detalhada, as instruções necessárias para realizar tarefas específicas dentro de uma organização.

Ele estabelece o "como" e o "porquê" de cada procedimento, garantindo que todos os colaboradores sigam os mesmos passos e critérios.

Por exemplo:

Uma empresa de segurança eletrônica pode utilizar um POP para garantir que todas as câmeras e alarmes sejam instalados corretamente, verificando a voltagem, os locais de ponto-cego, instruindo um teste final, para garantir a máxima eficiência e diminuição do retrabalho, caso algum dos equipamentos apresentem falhas. 

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Qual o objetivo de um POP?

Um procedimento operacional padrão tem por objetivo documentar todos os processos do início ao fim, mostrando como devem ser realizados.

Um POP bem estruturado deve conter os elementos abaixo:

• Objetivos: explicam a finalidade do procedimento e os resultados esperados
• Procedimentos: passos detalhados e sequenciais para a execução da tarefa
• Responsabilidades: indicação de quem é responsável por cada etapa do procedimento
• Métricas: critérios de avaliação para medir a eficácia do procedimento
• Recursos: Materiais e ferramentas necessários para a realização da tarefa
  
  

A importância de um procedimento operacional padrão para uma empresa de serviços

O POP é fundamental para assegurar a qualidade, consistência e eficiência nas operações.

Ele serve como um guia que orienta os colaboradores, minimiza erros e garante que os padrões da empresa sejam seguidos rigorosamente.

Com um POP bem elaborado, sua empresa de serviços pode manter a uniformidade em suas operações, independente de quem esteja executando a tarefa. Importante, principalmente para empresas com equipes que se deslocam e realizam o serviço in loco, ou seja, no local onde o cliente se encontra.

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Benefícios de POPs em empresas de serviços

Melhora na qualidade

Aumento da produtividade

Redução de erros

Facilidade na delegação de tarefas

Os POPs facilitam a delegação de tarefas, permitindo que os gestores se concentrem em atividades estratégicas. Com instruções claras, qualquer membro da equipe pode assumir responsabilidades específicas, sabendo exatamente como executar suas funções.

Melhora na comunicação

Os POPs promovem uma comunicação clara e eficiente entre os membros da equipe. Eles fornecem uma linguagem comum e um entendimento compartilhado sobre como os processos devem ser realizados, evitando mal-entendidos e falhas de comunicação.

Conformidade com normas e regulamentações

Muitas indústrias são altamente reguladas e devem cumprir normas rigorosas. Os POPs ajudam a garantir que todos os procedimentos estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis, evitando penalidades e garantindo a segurança e a qualidade.

Redução de custos

Ao minimizar erros, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência, os POPs contribuem significativamente para a redução de custos operacionais. Processos mais eficientes e menos retrabalho resultam em economia de tempo e recursos.

O que deve ter em um POP

Existem diversas ferramentas e softwares que podem ajudar na criação e gestão de POPs, como Word, Google Docs, e softwares específicos de gestão de processos empresariais (BPM).

Antes de criar, você deve incluir as etapas a seguir:

• Identificação dos processos: determine quais processos necessitam de padronização.
• Desenvolvimento: redija os procedimentos de maneira clara e detalhada.
• Revisão e aprovação: envolva as partes interessadas na revisão e aprovação do POP.
• Implementação: treine os colaboradores e implemente o POP na rotina diária.
• Monitoramento e atualização: monitore a eficácia do POP e faça atualizações conforme necessário.
  
  

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Como fazer um POP: passo a passo

A seguir apresentamos o  passo a passo para a criação de um procedimento operacional padrão.

1. Cabeçalho: crie uma tabela no Word ou Google Docs para facilitar a visualização e identificação daquele procedimento e coloque ao início de cada página.

Inclua:

• O logo da empresa
• O título
• Um código
• A data
• A paginação
• A versão do POP

2. Elementos essenciais / Conteúdo do POP: aqui irão todas as informações importantes e pertinentes à execução da atividade. Uma espécie de tutorial que deve ser seguido para que o objetivo daquela tarefa seja alcançado.

Como citamos anteriormente, é aqui que devemos incluir todos os elementos essenciais em um POP.

Para facilitar a compreensão, usamos um exemplo de um POP com orientações sobre "Limpeza de Janelas Prediais":

• Objetivo

• Escopo
  

• Procedimentos

• Responsabilidades

• Recursos necessários
  

• Métricas

• Fluxograma - caso tenha

Exemplo da estrutura de um POP completo

Baixe grátis: este modelo editável de POP

Tipos e exemplos de POPs

O procedimento operacional padrão pode ser criado e usado em diferentes situações. Os mais usuais são POPs por área e POPs por tipo de processo.

Veja as características de cada um e adote o que melhor se encaixe nos seus objetivos.

POPs por área

• Produção: procedimentos para a fabricação de produtos.
• Qualidade: procedimentos para garantir a conformidade com os padrões de qualidade.
• Segurança: procedimentos para garantir a segurança no ambiente de trabalho.
• Atendimento ao cliente: procedimentos para oferecer um serviço consistente e de alta qualidade aos clientes.
  
  

POPs por tipo de processo

• Processos operacionais: atividades principais da empresa, como produção e entrega de produtos.
• Processos administrativos: atividades de suporte, como gestão de pessoal e contabilidade.
• Processos de suporte: atividades que dão apoio aos processos principais, como manutenção e limpeza.
  
  
  

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O que não é um Procedimento Operacional Padrão?

Existem vários mitos sobre o que é, ou não, um POP. Entender o que não é um POP é tão importante quanto saber o que ele é. Isso ajuda a definir suas expectativas corretamente e a utilizá-lo da maneira mais eficaz dentro da sua organização.  Por isso, separamos alguns exemplos para você não errar na hora de criar o seu.

Flexibilidade extrema

Um POP é um documento que deve ser atualizado de tempos em tempos, mas não permite grande flexibilidade. Ele é criado para padronizar processos, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de maneira uniforme e previsível. Porém, improvisações e variações no procedimento não são características de um POP.

Manual de treinamento completo

Embora o Procedimento Operacional Padrão possa ser usado como parte do treinamento de novos funcionários, ele não substitui um manual de treinamento completo. O POP é específico para determinadas tarefas e processos, enquanto um manual de treinamento abrange uma gama ampla de informações, habilidades e conhecimentos necessários para o desempenho do trabalho.

Guia geral ou política da empresa

O POP é focado em procedimentos específicos, detalhando passo a passo como executar determinada tarefa. Ele não deve ser confundido com guias gerais de conduta, políticas de empresa ou manuais de procedimentos que abrangem diversas áreas e funções dentro da organização.

Documento estático

Apesar de ser um documento detalhado e específico, o POP não é imutável. Ele deve ser revisado e atualizado regularmente para refletir mudanças nos processos, tecnologias ou regulamentações. Um POP desatualizado pode ser ineficaz e até prejudicial.

Plano de contingência

O POP não é um plano de contingência ou um plano de emergência. Embora possa conter diretrizes para certas situações imprevistas dentro do escopo do processo, sua principal função é padronizar atividades rotineiras e não lidar com situações de crise ou emergências.

Relatório de atividades

O POP descreve como as atividades devem ser realizadas, mas ele não é um relatório das atividades realizadas. Relatórios de atividades documentam o que foi feito, quando foi feito e por quem, enquanto o POP é um guia para a execução dessas atividades.

Ferramenta de controle de qualidade completa

Embora contribua para a padronização e melhoria da qualidade, o POP não substitui sistemas completos de controle de qualidade, como o ISO 9001. Ele é uma parte do sistema de gestão da qualidade, mas não cobre todos os aspectos necessários para certificações ou auditorias de qualidade.

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Os Procedimentos Operacionais Padrão são fundamentais para assegurar a qualidade, consistência e padronização nas operações do seu negócio.

Eles ajudam a melhorar a produtividade, reduzir erros, facilitar a delegação e entrega de tarefas, além de garantir a conformidade com normas e regulamentações.

Compreender as limitações e o propósito específico dos POPs permite maximizar sua eficácia e empregá-lo corretamente a outras práticas e documentos essenciais para a gestão empresarial.

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Junho 17, 2018