Orden de servicio online

La orden de servicio es un documento que describe un tipo de servicio que necesita ser realizado. También demandas como la orden de servicio, es una guía que destaca cuáles actividades deben ser realizadas para el cliente.

Algunas empresas insisten en generar una orden de servicio física usando papel. Esa es una manera anticuada que puede causar desorden en los procesos administrativos, disminuir la productividad y aumentar los gastos.

Pero actualmente con el avance tecnológico, es posible generar órdenes de servicios onlines. Esa manera posibilita que sus procesos sean más rápidos, eficientes y productivos.

En este post, te vamos a contar todo lo que usted necesita saber sobre la orden de servicio online y como ella puede facilitar varios procesos de su empresa.

¿Seguimos?

¿Qué debe contener una orden de servicio online?

Una orden de servicio online debe contener determinadas información que pueden variar de acuerdo con las actividades que su empresa realiza. Pero en general, para generar una orden de servicio es necesario recoger algunos datos específicos de los clientes, empresas, y actividades que fueron realizadas.

Información de los clientes

Es esencial insertar los datos de su cliente como solicitante de su servicio. Esto es legalmente necesario, pues es la única manera de comprobar que el trabajo fue realizado. Esos son algunos de los datos necesarios que debe tener una orden de servicio online:

• CPF, CNPJ, Contacto y direccion: Principalmente insertar los datos de registro del cliente. siendo CPF si fuera una persona física, CNPJ para empresas. en seguida, inserta el email, teléfono y dirección del cliente. Finalmente, ingrese el nombre de la persona responsable. Recuerde que debe firmar el OS al finalizar el servicio.

Información de la empresa

Considerando que una OS posee dos vías, (una se queda con usted y otra con el cliente),  la identificación de su empresa es indispensable. En el caso de la orden de servicio online la copia del cliente es enviada por email. Es mucho más fácil, ¿no?

Por lo tanto, el encabezado de la OS debe poseer las siguientes informaciones:

Logo de su empresa: además de ser necesaria, aún tendrá la oportunidad de reforzar su marca frente a su cliente.

• Dirección, contacto y razón social: Primero, ingrese el nombre corporativo de su empresa y CNPJ. Luego, agregue el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del servicio al cliente. Finalmente, ingrese la dirección física de su empresa.

Información sobre el servicio

Esa etapa es muy importante porque aquí es donde se describe la información sobre el servicio prestado. Algunos datos son extremadamente importantes, deben ser descrito de forma clara y objetivo, como:

• Motivo de la solicitud del cliente
• Número de OS.
• Fecha.
• Horario de llegada de los colaboradores (Check in).
• Horario de salida de los colaboradores (Check out).
• Cuales materiales fueron utilizados.
• Estado de visita.
• Checklist de mantenimiento e instalación.
• Nombre de los técnicos que ejecutaron el servicio.
• Observación de los técnicos.

5 beneficios de la orden de servicio online 

Generar ordenes de servicio online proporciona muchos beneficios a la empresa que adopta. Entre ellos están la fácil emisión, optimización de comunicación, reducción de gastos, acceso a diversos departamentos e integración del sistema. Destacamos sobre esas preguntas en secuencia.

Como la OS es emitida online, se vuelve más fácil enviar a los clientes. Eso porque su empresa puede reenviar el documento de forma automática a través del correo electrónico o al whatsapp del cliente. De esa manera, él tendrá acceso a su orden de servicio tan pronto como realice el pedido y podrá acompañar el seguimiento de la solicitud.

Por medio de una OS, las empresas pueden organizar sus capacidades de producción en equipo, garantizando entregas dentro del plazo establecido, y calculando de manera más precisa los materiales necesarios y las cotizaciones de las actividades contratadas.

3) Reducción de gastos 

La orden de servicio digital disminuye los costos administrativos y también garantiza un proceso de facturación más rápido y seguro. También vale la pena señalar que su empresa ahorra en la contratación de personal para verificar manualmente los documentos y los gastos de papel.

4) Acceso de diversos departamentos

Como la orden de servicio se registra y guarda en un sistema computarizado, diferentes departamentos tendrán acceso rápido al documento. Esta pregunta es esencial porque proporciona a los gerentes una visión general de la empresa. Con ello, comprenderán mejor las necesidades de los diferentes segmentos de la empresa y tenderán a tomar decisiones más rápidas y asertivas.

5) Integración de sistema 

En este caso, la información contenida en la Orden de servicio en Línea se transmitirá en tiempo real, lo que permitirá a los gerentes seguir el camino del empleado externo. Con esta herramienta es posible visualizar el período en que el técnico realizó el mantenimiento, pudiendo agregar fotos del trabajo y la firma del cliente. Todo esto digitalmente.

Conclusión

A lo largo del texto, notó las numerosas funciones que la orden de trabajo en línea puede ofrecer a su empresa y empleados. ¿Qué tal comenzar a implementar esta práctica ahora en su negocio?

Auvo es un completo sistema de gestión de equipos externos. Se puede acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento, solo con acceso a Internet.

Entre las diversas funciones que presenta el sistema, usted podrá gestionar la orden de trabajo de su empresa de forma asertiva y eficiente.

El uso de este tipo de sistema reduce las posibilidades de errores en los servicios, permite monitorear el desempeño del equipo y reduce los costos para la empresa.

Con el sistema de órdenes de trabajo de Auvo, puede rastrear fácilmente sus órdenes de trabajo por situación, fechas, clientes, tiempo de entrega, etc.

Además, con nuestro sistema podrás:

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