Frequentemente, ouvimos histórias de empresários que lidam com situações difíceis, onde o prejuízo causado pela perda de materiais é frequente. Mas, o que se percebe (na maioria dos casos) é uma carência de estratégias voltadas para o controle de materiais.
Neste post, você saberá para fazer um controle de materiais corretamente, além de baixar um modelo editável e gratuito.
Basta continuar a leitura. Vamos lá?
Controle de material é um método de organização e controle de equipamentos comumente utilizado por empresas, escolas, escritórios e indústrias.
Seu principal objetivo é garantir que os estoques de materiais, peças e/ou equipamentos estejam em dia, em conformidade às necessidades do negócio, utilizando o espaço adequado e em boas condições de uso.
Além disso, o controle serve para prevenir prejuízos causados pelas perdas, ou até mesmo, gastos desnecessários em situações onde o empresário acreditava ter perdido o material.
Por ser um dos itens com maior investimento de capital nas empresas, o controle de peças, utensílios, ferramentas e outros itens é importante para o equilíbrio financeiro do negócio.
Além disso, o controle garante que nunca falte os materiais essenciais para a execução de um serviço, sendo assim, otimiza tempo (que seria gasto com a compra emergencial de materiais), e capital (já que um material pode custar muito mais quando comprado sem planejamento).
Chegou a hora de você aprender as melhores práticas para elaborar um controle de materiais sem erros.
Para isso, siga as instruções que preparamos a seguir:
Primeiramente, crie regras aplicáveis para todos os colaboradores. Como por exemplo, o uso obrigatório de documentos para retirar ou colocar um material no estoque.
Alguns exemplos de documentos são:
Quer garantir que tudo funcione de acordo com o planejado? Então, a melhor forma é realizando inventários periódicos. Assim, você conseguirá ter mais previsibilidade sobre a reposição de estoque.
Aqui no Blog da Auvo, você encontrará vários momentos onde reforçamos a importância de documentar tudo. E o controle de materiais não poderia ficar de fora.
Por isso, lembre-se de registrar toda e qualquer retirada e reposição de materiais. Colete assinaturas, anote detalhadamente sobre modelo, quantidade e estado de conservação antes e após a retirada.
Preocupe-se em manter os materiais sempre limpos e organizados. Dessa forma, você consegue encontrá-los com muito mais facilidade.
Você pode utilizar gavetas para peças menores e prateleiras para guardar equipamentos. Além disso, utilize etiquetas que facilitem a localização e organização dos materiais.
Alguns softwares de gestão possibilitam o uso de QR code como etiquetas. Com o Auvo, por exemplo, você consegue gerar um QR para cada material. Assim, basta escanear com a câmera do seu celular para identificar o equipamento.
Para estabelecer uma cultura onde todos são responsáveis pela conservação dos materiais, é necessário preparar a equipe com um treinamento adequado.
Dessa forma, todos ficarão cientes sobre a importância de notificar os gestores, tanto pela retirada, quanto pela devolução do material.
Veja mais Por que investir em treinamento para equipe de campo
Agora que você já sabe a importância de controlar os materiais, que tal reforçar sua estratégia com a tecnologia?
Para isso, nada melhor do que um sistema de gestão, que além de centralizar toda a sua operação, ainda oferece a possibilidade de cadastrar os equipamentos de maneira rápida e fácil.
Assista o vídeo sobre o cadastro de equipamentos do Auvo:
Quer conhecer na prática? Clique aqui para ter a demonstração gratuita.
O Planejamento das Necessidades de Materiais, também conhecido como Material Requirement Planning (MRP) — ou, consiste em um sistema para converter a previsão de demandas com base em cálculos e lógica.
Resumidamente, o MRP é uma ferramenta que oferece suporte para o planejamento, possibilitando a programação da produção para que certos materiais sejam produzidos.
Dessa forma, é possível programar a produção com base em cálculos, e assim, garantir que o estoque seja abastecido com cada material antecipadamente.
O planejamento e controle de materiais nada mais é do que uma forma de evitar custos desnecessários, seja pela falta de equipamento ou pelo descontrole de qual colaborador está com o material no momento.
Com o planejamento e controle, você consegue direcionar os investimentos financeiros para as ferramentas adequadas, ou seja, que aumentem a produtividade da equipe ou a qualidade dos serviços prestados.
Uma forma de planejar e controlar materiais é utilizando o modelo de ficha de EPI (equipamentos de proteção individual).
Saiba mais Ficha de EPI: o que é e sua importância
Uma das melhores formas de controlar materiais, é por meio de planilhas. Assim, você consegue documentar informações referentes às entradas e saídas de materiais no estoque.
Um modelo de planilha de controle de materiais, deve conter as seguintes informações:
Veja na imagem abaixo, um modelo de planilha de controle de materiais:
Agora que você já sabe tudo sobre controle de materiais, chegou a hora de colocar a mão na massa e organizar os itens da sua empresa.
E se você está em busca de algo, conte com a nossa ferramenta de gestão. Com ela, mais de 4.000 empresas, em todo o Brasil e América Latina já controlam todos os materiais e equipamentos da empresa.
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