Controle de materiais: saiba como fazer corretamente

Frequentemente, ouvimos histórias de empresários que lidam com situações difíceis, onde o prejuízo causado pela perda de materiais é frequente. Mas, o que se percebe (na maioria dos casos) é uma carência de estratégias voltadas para o controle de materiais.

Neste post, você saberá para fazer um controle de materiais corretamente, além de baixar um modelo editável e gratuito.

Basta continuar a leitura. Vamos lá? 

O que é controle de material?

Controle de material é um método de organização e controle de equipamentos comumente utilizado por empresas, escolas, escritórios e indústrias. 

Seu principal objetivo é garantir que os estoques de materiais, peças e/ou equipamentos estejam em dia, em conformidade às necessidades do negócio, utilizando o espaço adequado e em boas condições de uso.

Além disso, o controle serve para prevenir prejuízos causados pelas perdas, ou até mesmo, gastos desnecessários em situações onde o empresário acreditava ter perdido o material.

Por que o controle de materiais é importante?

Por ser um dos itens com maior investimento de capital nas empresas, o controle de peças, utensílios, ferramentas e outros itens é importante para o equilíbrio financeiro do negócio.

Além disso, o controle garante que nunca falte os materiais essenciais para a execução de um serviço, sendo assim, otimiza tempo (que seria gasto com a compra emergencial de materiais), e capital (já que um material pode custar muito mais quando comprado sem planejamento).

Como fazer o controle de entrada e saída de materiais corretamente?

Chegou a hora de você aprender as melhores práticas para elaborar um controle de materiais sem erros.

Para isso, siga as instruções que preparamos a seguir:

1. Crie regras para a entrada e saída de materiais

Primeiramente, crie regras aplicáveis para todos os colaboradores. Como por exemplo, o uso obrigatório de documentos para retirar ou colocar um material no estoque.

Alguns exemplos de documentos são:

• Nota Fiscal de entrada
• Nota Fiscal de saída
• Ordem de serviço
• Ordem de produção
• Ordem de requisição

2. Faça inventários de estoque periódicos

Quer garantir que tudo funcione de acordo com o planejado? Então, a melhor forma é realizando inventários periódicos. Assim, você conseguirá ter mais previsibilidade sobre a reposição de estoque.

3. Registre toda entrada e saída de qualquer material

Aqui no Blog da Auvo, você encontrará vários momentos onde reforçamos a importância de documentar tudo. E o controle de materiais não poderia ficar de fora.

Por isso, lembre-se de registrar toda e qualquer retirada e reposição de materiais. Colete assinaturas, anote detalhadamente sobre modelo, quantidade e estado de conservação antes e após a retirada.

4. Mantenha a organização em dia

Preocupe-se em manter os materiais sempre limpos e organizados. Dessa forma, você consegue encontrá-los com muito mais facilidade.

Você pode utilizar gavetas para peças menores e prateleiras  para guardar equipamentos. Além disso, utilize etiquetas que facilitem a localização e organização dos materiais.

Alguns softwares de gestão possibilitam o uso de QR code como etiquetas. Com o Auvo, por exemplo, você consegue gerar um QR para cada material. Assim, basta escanear com a câmera do seu celular para identificar o equipamento.

5. Treine sua equipe

Para estabelecer uma cultura onde todos são responsáveis pela conservação dos materiais, é necessário preparar a equipe com um treinamento adequado. 

Dessa forma, todos ficarão cientes sobre a importância de notificar os gestores, tanto pela retirada, quanto pela devolução do material.

Veja mais Por que investir em treinamento para equipe de campo

6. Implemente um sistema de gestão

Agora que você já sabe a importância de controlar os materiais, que tal reforçar sua estratégia com a tecnologia?

Para isso, nada melhor do que um sistema de gestão, que além de centralizar toda a sua operação, ainda oferece a possibilidade de cadastrar os equipamentos de maneira rápida e fácil.

Assista o vídeo sobre o cadastro de equipamentos do Auvo: 

Quer conhecer na prática? Clique aqui para ter a demonstração gratuita.

O que é plano de materiais?

O Planejamento das Necessidades de Materiais, também conhecido como Material Requirement Planning (MRP) — ou, consiste em um sistema para converter a previsão de demandas com base em cálculos e lógica.

Resumidamente, o MRP é uma ferramenta que oferece suporte para o planejamento, possibilitando a programação da produção para que certos materiais sejam produzidos.

Dessa forma, é possível programar a produção com base em cálculos, e assim, garantir que o estoque seja abastecido com cada material antecipadamente.

O que é planejamento e controle de materiais?

O planejamento e controle de materiais nada mais é do que uma forma de evitar custos desnecessários, seja pela falta de equipamento ou pelo descontrole de qual colaborador está com o material no momento.

Com o planejamento e controle, você consegue direcionar os investimentos financeiros para as ferramentas adequadas, ou seja, que aumentem a produtividade da equipe ou a qualidade dos serviços prestados.

Uma forma de planejar e controlar materiais é utilizando o modelo de ficha de EPI (equipamentos de proteção individual). 

Saiba mais Ficha de EPI: o que é e sua importância

Modelo de planilha de controle de materiais

Uma das melhores formas de controlar materiais, é por meio de planilhas. Assim, você consegue documentar informações referentes às entradas e saídas de materiais no estoque.

Um modelo de planilha de controle de materiais, deve conter as seguintes informações:

• Datas de entradas e saídas
• Dados do Solicitante (nome, cargo, função, telefone, ramal e departamento)
• Informações sobre o material (nome, medida, quantidade e valor)
• Identificação do colaborador
• Identificação do gestor
• Assinatura do solicitante.

Veja na imagem abaixo, um modelo de planilha de controle de materiais:

Conclusão

Agora que você já sabe tudo sobre controle de materiais, chegou a hora de colocar a mão na massa e organizar os itens da sua empresa.

E se você está em busca de algo, conte com a nossa ferramenta de gestão. Com ela, mais de 4.000 empresas, em todo o Brasil e América Latina já controlam todos os materiais e equipamentos da empresa.

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