Gestão de Facilities: o que é preciso para fazer com eficiência?

A gestão de facilities tem a função de administrar os serviços voltados para a melhoria da infraestrutura de trabalho, como limpeza, segurança e tecnologia.
O mercado de facilities está em pleno crescimento e é fundamental para estabelecer um ambiente de trabalho eficiente.

Para que isso seja possível, uma boa gestão é indispensável.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância do gerenciamento de facilities, assim como as principais atribuições e habilidades de um gestor da área.

Continue a leitura para saber mais sobre o assunto e conferir dicas exclusivas sobre como fazer a gestão de facilidades.

O que são facilities?

Quando traduzimos o termo inglês, fica mais fácil entender todo o conceito por trás da gestão de facilities. Em português, facilities pode ser traduzida como “instalações” ou “facilidades”.

Ou seja, o termo dentro do processo de gestão se refere aos serviços necessários para garantir uma boa infraestrutura de trabalho, desde a limpeza até a manutenção dos espaços.

Principais serviços classificados como facilities

Antes de explicarmos o que é a gestão de facilities em si, vamos elencar os principais serviços realizados dentro desse processo:

• Tecnologia;
• Manutenção;
• portaria e recepção;
• serviços de limpeza;
• transporte e logística;
• serviços de segurança.

Esses são apenas alguns exemplos, que pedem diferentes tipos de gestão de facilities.

Contudo, vale destacar que todos os serviços destinados a facilitar o dia a dia de trabalho para que a infraestrutura seja bem aproveitada, seja ela o ambiente físico ou os equipamentos utilizados nas tarefas, entram nessa lista.

O que é gestão de facilities?

Conhecida também como facilities management, a gestão de facilities reúne os cuidados relacionados às atividades de suporte, como as listadas acima.

O objetivo é administrar os serviços e estratégias destinados a manter a qualidade da estrutura de trabalho, garantindo que os colaboradores possam realizar suas funções com eficiência.

A gestão coordena atividades de diferentes áreas para que as demandas internas da empresa sejam atendidas e o negócio funcione da melhor maneira possível.

O que faz um gestor de facilities?

O gestor de facilities se responsabiliza por manter o bom funcionamento de toda a infraestrutura necessária para que o negócio siga operando com qualidade.

É ele quem vai gerenciar serviços destinados à melhoria da infraestrutura, como limpeza, segurança e manutenção, por exemplo.

Normalmente, esses serviços são terceirizados e o gestor fica responsável por monitorar a execução das tarefas.

Além disso, o profissional também tem a missão de identificar as necessidades da empresa em relação às facilities, para então definir quais serviços contratar, assim como ações estratégicas para melhorar a infraestrutura.

Qual é a importância da gestão de facilities?

O gerenciamento das facilities é fundamental para garantir uma infraestrutura de qualidade aos colaboradores.

Como consequência, é possível conquistar um fluxo de trabalho mais produtivo e eficiente, o que aumenta a lucratividade do seu negócio.

Além disso, uma boa gestão traz outros benefícios para o negócio, como:

• preservação de equipamentos e máquinas;
• correção de falhas no fluxo de trabalho;
• criação de um ambiente saudável;
• redução de custos operacionais;
• controle eficiente de atividades;
• evita desperdício de materiais.

O resultado disso é uma equipe muito mais produtiva, com acesso a uma infraestrutura de qualidade para executar suas tarefas diárias.

Por isso, existe uma grande importância da gestão de facilities para o funcionamento geral do negócio.

Habilidades de um profissional de gestão de facilities

Um profissional que atua com o gerenciamento de facilities precisa ter algumas habilidades específicas para garantir um serviço de qualidade.

Confira a seguir quais são as principais características inerentes aos profissionais dos mais diversos tipos de gestão de facilities no dia a dia.

Ser um bom líder

Ser um bom líder é, sem dúvidas, uma das bases para se tornar um gestor eficiente quando pensamos na administração de facilities.

Isso porque o profissional será o responsável por alinhar todas as responsabilidades das atividades terceirizadas com as empresas contratadas.

Todas as responsabilidades das atividades terceirizadas com as empresas contratadas.

Além disso, há o trabalho interno de alinhamento e estruturação de facilities, como serviços de tecnologia, por exemplo.

Saber se comunicar de maneira clara e eficiente

Um complemento importante da habilidade apresentada no item anterior é a comunicação, que deve ser realizada com clareza para evitar qualquer problema de interpretação.

O gestor de facilities deve ser um bom comunicador e também um bom ouvinte, mantendo-se aberto para os feedbacks dos colaboradores.

Administrar informações corretamente

Processos técnicos como a mensuração de dados, implementação de tecnologias e acompanhamento de indicadores de desempenho, por exemplo, são administrados pelo gestor de facilities.

Sendo assim, o profissional deve saber gerenciar estruturas de informações e tecnologias como essas.

Conseguir fazer planejamentos

A avaliação e indicação de novas estratégias está entre as principais funções do gestor, que deve buscar formas de otimizar as facilities com o objetivo de reduzir custos e aprimorar o funcionamento da organização.

Para que isso seja possível, o profissional deve analisar a qualidade das facilities atuais e ficar atento às necessidades do negócio.

Dessa forma, o gestor pode traçar um planejamento efetivo e muito mais assertivo.

Estar preparado para o gerenciamento de riscos

O papel do gerenciamento de facilities também está conectado ao bem-estar dos colaboradores, por isso o gestor precisa estar preparado para lidar com imprevistos.

Além de manter a empresa dentro das regulamentações legais de segurança, o gerenciamento de riscos também é fundamental para garantir a proteção da equipe durante o trabalho.

Como fazer a gestão de facilities de maneira eficiente?

Agora que já entendemos o que são facilities e como uma gestão eficiente influencia no sucesso da empresa, é hora de entender como colocar isso em prática.

O primeiro passo para fazer uma boa gestão é desenvolver um plano de ação, que deve considerar toda a estrutura, as pessoas e a cultura organizacional do negócio.

Aplicar esse gerenciamento de forma eficiente exige planejamento e ações específicas, por isso separamos algumas dicas para compartilhar com você:

• defina as prioridades e faça um mapeamento dos riscos: entender as necessidades do seu negócio é fundamental para encontrar soluções realmente eficientes e otimizar processos;
• alinhe o planejamento às estratégias do negócio: a partir do mapeamento de riscos, faça um planejamento de ações estratégicas pensando nos objetivos da empresa a curto e longo prazo;
• encontre empresas terceirizadas qualificadas: para que o gerenciamento de facilities seja realmente eficiente, é preciso contar com parceiros especializados na área;
• acompanhe a execução dos serviços: o acompanhamento dos serviços relacionados às facilities é importante para entender se o planejamento está sendo executado corretamente e identificar qualquer necessidade de mudanças;
• encontre o melhor custo benefício: ao pesquisar empresas terceirizadas para cuidar dessas atividades, é preciso também avaliar o custo benefício de cada uma delas. Para isso, faça uma pesquisa de mercado, compare valores e qualidade das organizações disponíveis.

Uma forma de otimizar os processos é contar com a ajuda da tecnologia para automatizar tarefas.

O Auvo, por exemplo, é um software desenvolvido para aprimorar a gestão do seu negócio, trazendo funcionalidades como sistema de check-in e check-out para os colaboradores, controle de quilometragem e automação dos cálculos de gastos com combustível.

A ferramenta ainda vai além dessas tarefas voltadas a prestação de serviços externos e apresenta funções que auxiliam na avaliação do atendimento ao cliente, na emissão de notas fiscais e no controle de equipamentos.

Com ele, você reúne gestão de equipes externas, gestão financeira e monitoramento da satisfação dos clientes em uma mesma plataforma, otimizando seu negócio com praticidade.

Torne sua empresa mais eficiente e estratégica com o Auvo!

Conclusão

Neste conteúdo, entendemos o que são facilities e, principalmente, a importância da gestão de facilities realmente eficiente para garantir a qualidade da empresa.

Além disso, conhecemos as habilidades e as principais responsabilidades de um gestor de facilidades, que exerce papel fundamental no bem-estar dos colaboradores e na produtividade do negócio.

Como vimos, a gestão pode ser otimizada com o auxílio de soluções tecnológicas, como o Auvo, que possibilita a automação de diversos processos.

Agora que você já tem todas essas informações, é hora de colocar as dicas deste artigo em prática e aprimorar cada vez mais a sua empresa!