Ordem de serviço online: saiba tudo sobre o assunto

A ordem de serviço é um documento que descreve algum tipo de serviço que precisa ser feito. Também chamada como OS, ela é um guia que destaca quais atividades devem ser executadas para o cliente.

Algumas empresas ainda insistem em gerar ordem de serviço de forma física usando papel. Essa maneira antiquada pode causar desordem nos processos administrativos, diminuição da produtividade e aumento de gastos.

Mas hoje, com o avanço da tecnologia, é possível gerar ordem de serviço online. Essa maneira possibilita que os seus processos sejam mais rápidos, eficientes e produtivos.

Nesse post, vamos te contar tudo que você precisa saber sobre a ordem de serviço online e como ela pode facilitar vários processos da sua empresa. Vamos lá?

O que deve constar em uma Ordem de Serviço Online?

Uma ordem de serviço online deve conter determinadas informações que podem variar de acordo com a atividade que sua empresa realiza. Mas no geral, para gerar uma ordem de serviço é necessário recolher alguns dados específicos do cliente, empresa e atividade que foi realizada.

Informações do cliente

É essencial inserir os dados do seu cliente como solicitante do seu serviço. Isso é juridicamente necessário, pois é a única maneira de comprovar que o trabalho foi realizado. Esses são alguns dos dados necessários que devem ter na ordem de serviço online:

• CPF, CNPJ, Contato e Endereço: Primeiramente, insira os dados de cadastro do cliente. Sendo CPF se for pessoa física, CNPJ para empresas. Em seguida, insira o e-mail, telefone e o endereço do cliente. Por fim, insira o nome do responsável. Lembre-se que ele deve assinar a OS no fim do atendimento.

Informações da empresa

Considerando que uma OS possui duas vias, (uma fica com você e a outra com o cliente), a identificação da sua empresa é indispensável. No caso da ordem de serviço online a cópia do cliente é enviada por email. Muito mais prático, não é?

Portanto, o cabeçalho da OS deve possuir as seguintes informações:
Logo da sua empresa: Além de ser necessária, você ainda terá a oportunidade de reforçar sua marca perante o seu cliente.

• Endereço, contato e Razão Social: Primeiro, insira a razão social e o CNPJ da sua empresa. Depois, acrescente o telefone e o e-mail do atendimento. Por fim, coloque o endereço físico da sua empresa.

Informações sobre o serviço

Essa etapa é muito importante porque é aqui que serão descritas as informações sobre o serviço prestado. Alguns dados são extremamente importantes, e devem ser descritos de forma clara e objetiva, como:

• Motivo da solicitação do cliente (Tipo de serviço);
• Número da OS;
• Data;
• Horário de chegada dos colaboradores (Check in);
• Horário de saída dos colaboradores (Check out);
• Quais materiais foram utilizados;
• Status da visita;
• Checklist de manutenção e/ou instalação;
• Nome do técnico que executou o serviço;
• Observações do técnico.
  
  

5 benefícios da ordem de serviço online

Gerar ordens de serviço online proporciona muitos benefícios à empresa que adota. Entre eles estão a fácil emissão, otimização da comunicação, redução de custos, acesso a diversos departamentos e integração do sistema. Destacamos sobre essas questões em sequência.

1) Fácil emissão

Como a OS é emitida online, torna-se mais fácil enviar para os clientes. Isso porque, a sua empresa poderá encaminhar o documento de forma automática para o e-mail ou para o WhatsApp do cliente. Dessa maneira, ele terá acesso à ordem de serviço assim que realizar o pedido e poderá acompanhar o andamento da solicitação.

2) Otimização da comunicação e produção

Por meio de uma OS, as empresas podem organizar a sua capacidade de produção em equipe, garantindo entregas dentro do prazo, e calculando de maneira mais precisa os materiais necessários e a precificação das atividades contratadas.
Além disso, através da Ordem de serviço digital, você poderá recolher a assinatura do seu cliente e ainda anexar fotos dos serviços que foram realizados. Com isso, a comunicação entre empresa/colaborador e empresa/cliente se torna mais efetiva

3) Redução de custos

A ordem de serviço digital diminui os custos administrativos e também assegura um processo de faturamento mais rápido e seguro. Vale destacar ainda que a sua empresa economiza a contratação de pessoal para fazer a conferência manual de documentos e gastos em papel.

4) Acesso de diversos departamentos

Como a ordem de serviço é lançada e salva em um sistema informatizado, diversos departamentos terão acesso rápido ao documento. Essa questão é essencial porque proporciona uma visão geral da empresa por parte dos gestores. Com isso, eles conhecerão melhor as necessidades dos diferentes segmentos da empresa e tendem a tomar decisões mais rápidas e assertivas.

5) Integração do sistema

Neste caso, as informações que constam na Ordem de Serviço Online serão transmitidas em tempo real, sendo possível que os gestores acompanhem o trajeto do funcionário externo. Com essa ferramenta é possível visualizar o período em que o técnico realizou a manutenção, podendo adicionar fotos do trabalho e a assinatura do cliente. Tudo isso de maneira digital.

Conclusão

Ao longo do texto, você percebeu as inúmeras funcionalidades que a ordem de serviço online pode oferecer para a sua empresa e colaboradores. Que tal começar a implantar essa prática agora no seu negócio?

O Auvo é um sistema completo de gestão de equipes externas. Ele pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, apenas com o acesso à internet.

Dentre as várias funções que o sistema apresenta, nele você consegue fazer a gestão de ordem de serviço da sua empresa de forma assertiva e eficiente.

Usar esse tipo de sistema diminui as chances de erros nos serviços, possibilita o monitoramento do desempenho  da equipe e reduz custos para a empresa.

Com o sistema de ordens de serviços do Auvo, você pode facilmente controlar suas ordens de serviços por situações, datas, clientes, prazo de entrega etc.

Além disso, com nosso sistema você poderá:

• Acompanhar os técnicos em tempo real;
• Reembolsar;
• Fazer a gestão do seu negócio de forma simples;
• Gerenciar sua equipe externa;
• Controlar peças e equipamentos por QRCode;
• Enviar pesquisas de satisfação.
  
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