Gastos generales: ¿Qué es y cómo calcular?

Aquí puedes encontrar:

Para controlar los gastos generales en empresas que prestan servicios en campo, es crucial mantener una operación rentable y sostenible a largo plazo.

En este artículo, abordaremos qué son los gastos generales, su importancia y cómo pueden calcularse y gestionarse eficientemente. Si quieres aprender más al respecto, te invitamos a seguir leyendo.

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Qué son los gastos generales?

Los gastos generales se refieren a los costos necesarios para mantener una empresa en funcionamiento, pero que no están directamente vinculados a un servicio en específico. A continuación te dejaremos algunos ejemplos:

Gastos administrativos:

Estos gastos van desde el salario del personal administrativo, gastos de oficina, suministros y software de gestión. Aunque no están vinculados directamente a los servicios en campo, son esenciales para el funcionamiento general de la empresa.

Costos de vehículo y transporte:

En las empresas que prestan servicios en campo suelen tener gastos significativos relacionados con el transporte, como el mantenimiento de los vehículos, combustible y seguros.

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Seguros y licencias:

Los gastos en seguros como responsabilidad civil, seguro de vehículos y licencias necesarias para operar legalmente son parte de los gastos generales. Son fundamentales para la protección y legalidad del negocio.

Capacitación y certificaciones:

El invertir en capacitación y certificaciones es fundamental para el crecimiento de la empresa, ya que con esto podemos asegurar que el personal esté calificado y actualizado.

Tecnología y comunicaciones:

El uso de herramientas tecnológicas como sistemas de gestión de equipos en campo, de seguimiento de trabajos y comunicaciones es fundamental en empresas que prestan servicios en campo.

Cómo calcular los gastos generales?

Para calcular los gastos generales en una empresa que presta servicios en campo requiere de un enfoque detallado y sistemático para asegurar que todos los costos indirectos se contabilicen adecuadamente. Aquí te presento un guia paso a paso para calcular estos gastos:

Identificar todos los gastos:

El primer paso, es hacer un inventario completo de todos los gastos generales, estos pueden incluir:

Salario del personal administrativo.
Costos de alquiler o mantenimiento de oficinas.
Gastos de vehículos y transporte (mantenimiento, combustible, seguros).
Gastos en herramientas tecnológicas (sistema de gestión, seguimiento de trabajos).
Seguros y licencias.
Gastos de capacitación y certificaciones.

🛠️ Cuales son las diferencias entre costos y gastos?

Clasificar los gastos:

Al clasificar los gastos por categorías para un análisis más detallado. Por ejemplo, todos los gastos relacionados con el transporte pueden agruparse bajo la categoría de “transporte y vehículos”.

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Asignar periodicidad a los gastos:

Determinar la periodicidad de cada gasto, algunos de esos gastos son mensuales (como el alquiler o los seguros), mientras que otros pueden ser anuales o de una sola vez.

Calcular el total de los gastos generales:

Suma todos los gastos en sus respectivas periodicidades. Por ejemplo, totaliza todos los gastos mensuales, trimestrales y anuales.

Distribuir los gastos generales:

Para entender cómo afectan los gastos en la prestación de servicios, puedes distribuirlos en función del número de trabajos realizados o las horas trabajadas. Por ejemplo, si los gastos generales anuales son 120,000 $ USD y tu equipo realiza 1, 200 trabajos al año, entonces el costo general por trabajo es de 100$ USD.

Herramientas tecnológicas:

Al considerar usar un software de gestión de financiera o herramientas específicas para gestión de equipos en campo. Estas herramientas pueden automatizar gran parte del seguimiento y cálculo para así poder realizar un análisis detalllado.

Revisión y ajuste regular:

Los gastos generales deben revisarse y ajustarse regularmente. Esto es importante para reflejar cambios en el negocio, como la adquisición de nuevos vehículos, cambios en los costos de seguros, o la implementación de nuevas tecnologías. Una revisión periódica trimestral o anual permite actualizar los cálculos y asegurar que reflejen la situación actual del negocio.

Analisis y optimizacion de los datos:

Al analizar los datos de los gastos generales para buscar oportunidades de optimización. Por ejemplo, podrías identificar formas de reducir los costos de transporte o negociar mejores tarifas para servicios recurrentes. Este análisis debe formar parte de una estrategia continua para mejorar la eficiencia y rentabilidad de la empresa.

Cómo calcular los gastos generales?

Calcular y gestionar los gastos generales en una empresa que presta servicios en campo es un proceso continuo que requiere atención y ajustes regulares. Al mantener un seguimiento detallado y analizar regularmente estos costos, puedes obtener una visión clara de los gastos de la empresa y tomar decisiones informadas en datos.

Al usar software de gestión de equipos en campo como Auvo, puede emitir órdenes de trabajo en línea, tener un control de las horas trabajadas, ejecutadas, y en pausa esto le permitirá tener un control visualmente de quien está cumpliendo con su trabajo.

También podrá planificar las rutas y realizar reembolsos de los kilómetros recorridos por los empleados en campo, tener el registro del inventario y acceso al historial de mantenimiento de cada equipo, realizar cotizaciones y encuestas de satisfacción para medir los estándares del servicio prestado.