Control de las actividades en visitas técnicas: paso a paso en Excel

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En las empresas field service actualmente están buscando constantemente formas de optimizar su funcionamiento. Una de las áreas más críticas para el éxito en este sector es el control efectivo de las visitas técnicas. Estas visitas pueden variar desde la instalación, el mantenimiento de equipos, y asesorías de clientes, son la esencia de lo que las empresas hacen.

Por lo tanto, es importante contar con un registro preciso y accesible de cada visita técnica. Cuando se realiza el control de las visitas técnicas no solo implica saber quién hizo qué y cuándo. También, se trata de comprender el tiempo invertido en cada tarea, los costos asociados, y otros detalles que pueden ayudar a la empresa a evaluar y mejorar su rendimiento.

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Las herramientas como el Excel, cuenta con una versatilidad y facilidad en su uso, puede ser una solución ideal para este desafío. Puedes personalizarlo para adaptarse a las necesidades requeridas. En este artículo, abordaremos cómo se usa el excel para este propósito, si quieres aprender más, te invitamos a seguir leyendo.

Pasos para hacer el control de actividades en Excel

Creación de la plantilla base

El primer paso para controlar tus visitas técnicas utilizando Excel es crear una plantilla base, una hoja de Excel donde registrará cada visita de tu equipo. Esta plantilla debería adaptarse a tus necesidades, reflejando la información que necesitas rastrear y los detalles que son relevantes para tu negocio.

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Los elementos básicos que podrías considerar incluir en tu plantilla son:

Identificación del técnico: Esto podría ser simplemente el nombre del técnico o una identificación única asignada a cada miembro de tu equipo. Esta columna te permitirá rastrear quién realizó cada visita y analizar la eficiencia de los técnicos individualmente.
Fecha de la visita: Aquí registrarás cuándo se realizó cada visita. Podrías querer dividir esto en dos columnas separadas para la fecha y la hora, dependiendo de cuán detallada quieras que sea tu información.
Descripción de la actividad: Esta columna es donde registrarás qué se hizo durante cada visita. Podría ser útil tener una lista desplegable con tipos comunes de visitas para mantener la coherencia en esta columna.
Tiempo invertido: Aquí registrarás cuánto tiempo le llevó al técnico realizar la visita. Esto te ayudará a analizar la eficiencia de las visitas y también puede ser útil para la facturación si facturas por tiempo invertido.
Costos asociados: Esta columna es donde registrarás cualquier costo asociado a la visita, como piezas, viáticos o cualquier otro gasto que tu equipo pueda tener.

Para cada una de estas columnas, deberás elegir el tipo de datos correcto en Excel. Por ejemplo, la fecha de la visita debe ser un tipo de datos de fecha, mientras que el tiempo invertido y los costos asociados deben ser tipos de datos numéricos.

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Introducción de datos

Una vez que hayas creado tu plantilla base en Excel, el siguiente paso es introducir los datos de cada visita técnica realizada. Cada visita deberá representarse con una fila separada en tu hoja de Excel y cada columna de esta fila corresponderá a un campo de tu plantilla.

Aunque este proceso puede parecer simple, hay algunas consideraciones importantes que debes tener en cuenta:

Uso de fórmulas

Aquí es donde Excel realmente brilla. Las fórmulas permiten la automatización de cálculos y análisis. A continuación te dejaremos un paso a paso para realizar la formulas en el excel:

Abre tu hoja de cálculo en Excel.
Haz clic en la celda en la que deseas insertar la fórmula.
Escribe el signo igual (=) seguido de las constantes y operadores que deseas usar en el cálculo. Por ejemplo, si quieres sumar 1 y 1, escribes =1+1.
Presiona Enter (Windows) o Return (Mac) para obtener el resultado.

Análisis de los datos

Una vez registrados y calculados los datos, es hora de analizarlos. Este análisis puede proporcionar una gran cantidad de información útil para la empresa. ¿Qué técnico está realizando más visitas? ¿Cuánto tiempo se está invirtiendo en cada visita? ¿Cuál es el costo promedio por visita?

Estos datos no sólo proporcionan una visión clara de las operaciones actuales, sino que también pueden ser utilizados para mejorar la eficiencia y la productividad.

Creación de informes

El último paso es la creación de informes. Excel ofrece una variedad de herramientas para presentar datos de forma visualmente atractiva. Aquí te explicaremos como hacerlo en este paso a paso:

Abrir o crear una hoja de cálculo en Excel: Debes tener datos listos para ser graficados. Los datos pueden estar en filas o columnas.
Seleccionar los datos para el gráfico: Haz clic y arrastra para seleccionar todas las celdas que contienen los datos que deseas incluir en el gráfico. Asegúrate de incluir las etiquetas o títulos de las columnas o filas, si las hay.
Insertar el gráfico: Ve a la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones en la parte superior de Excel. Allí, verás una sección llamada "Gráficos". Haz clic en el tipo de gráfico que deseas insertar (por ejemplo, de barras, de líneas, de columnas, circular, etc.). Luego selecciona el subtipo de gráfico que prefieras.
Personalizar el gráfico: Después de que el gráfico se ha insertado, puedes personalizarlo según tus preferencias. Puedes cambiar el título del gráfico, los rótulos de los ejes, el formato y el color de las líneas o barras, etc. Para hacer esto, haz clic en el gráfico y usa las opciones de "Diseño" y "Formato" que aparecen en la cinta de opciones.
Guardar tu trabajo: No olvides guardar tu hoja de cálculo para no perder tus cambios.

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Realiza tus informes de visitas técnicas con sistema Auvo

Excel es una herramienta excepcionalmente valiosa para el control de las visitas técnicas en las empresas de field service. Su capacidad para permitir un registro detallado, un análisis preciso y una presentación efectiva de los datos es invaluable.

A través de la creación de una plantilla personalizada, la introducción consistente y precisa de los datos, el uso de fórmulas para la automatización de cálculos y el análisis, y la creación de informes visuales, Excel puede llevar la gestión de tus visitas técnicas a un nuevo nivel.

No obstante, aunque Excel es una herramienta poderosa, su entrada es manual lo que puede estar sujeta a errores humanos. Una fórmula incorrecta puede comprometer todo el resultado final. Con Auvo, solo se necesita seleccionar un botón para obtener el resultado final de forma rápida y simple, sin burocracia de anotar los horarios de cada empleado, ya que Auvo toma esta información de manera automática, desde cómo llegan y se van los técnicos del domicilio del cliente.

Con Auvo, puedes obtener una visión global de tus operaciones de field service y hacer ajustes en tiempo real según sea necesario. Su interfaz intuitiva y fácil de usar hace que la gestión de visitas técnicas sea más eficiente, liberando tiempo para que puedas concentrarte en lo que realmente importa: proporcionar un excelente servicio a tus clientes.