Como você faz a gestão de chamados em sua empresa? Independente do segmento, todo gestor deve se preocupar com a demanda de solicitação de atendimento.
Neste post, você saberá tudo sobre esse assunto, bem como o seu funcionamento, importância, vantagens e as formas de funcionamento.
Vamos lá?
O sistema de gestão de chamados, também conhecido como gestão de atendimentos, consiste em uma plataforma de chamados.
Tal plataforma é utilizada tanto para organizar, como para centralizar os chamados dos seus clientes.
Por isso, um sistema de gestão de chamados é mais utilizado em departamentos de TI (tecnologia da informação). Pois, com ele é possível integrar este departamento aos demais, dentro de uma organização.
A plataforma de chamados também ajuda o time de TI a entender as dificuldades dos usuários. Permitindo um atendimento ágil e até mesmo remoto.
Mas, engana-se quem pensa que este sistema atende somente departamentos de TI.
Em empresas de serviços externos no ramo de assistência técnica e manutenção, por exemplo, o sistema de gestão de chamados é um ótimo aliado.
Afinal, essa plataforma facilita os processos para os gestores, que por sua vez, conseguem visualizar e direcionar os chamados para as equipes de atendimento externo com muito mais agilidade.
Geralmente, um sistema de gestão de chamados funciona de forma 100% automatizada.
Algumas plataformas pedem cadastro de informações pessoais do usuário, além da descrição referente ao motivo pelo qual o cliente deseja abrir uma ocorrência.
Neste momento, é importante que os clientes descrevam as informações detalhadamente. Assim, a equipe técnica terá muito mais clareza do problema, e poderá pensar em uma solução com mais agilidade e precisão.
Veja vídeo a seguir, como funciona o Auvo Desk, o módulo de gestão de chamados do Auvo:
Nele, você cadastra e visualiza os tickets já na página inicial.
Assim, qualquer um da sua empresa poderá resolver o chamado do cliente.
Fácil, não é mesmo?
Investir em um sistema de gestão de chamados é importante para garantir o bom funcionamento dos processos de uma empresa.
Pois, com ele, o atendimento ao cliente torna-se muito mais fluido, elevando ainda mais a satisfação dos consumidores.
Além disso, o sistema garante a padronização da qualidade através de dados de performance, bastante utilizados para ações de melhoria contínua.
Um gestor de chamados possui inúmeros pontos positivos para o seu negócio. Listamos aqui as principais vantagens. São elas:
Demandas priorizadas - Organiza os tickets de atendimento em ordem de prioridade, ajudando o gestor a definir quais tarefas devem ser executadas prioritariamente.
Monitoramento por KPI’s - Gera indicadores de desempenho de serviços mais precisos, ajudando os gestores e diretores na elaboração de estratégias focadas em melhoria contínua.
Acompanhamento do SLA - Contribui para o cumprimento do SLA, no qual o gestor pode lançar no sistema as datas e horários de atendimento de acordo com o que foi determinado em contrato de prestação de serviços.
Aumenta a satisfação dos clientes - Com tanta organização, dificilmente um cliente ficará sem atendimento ou levará horas aguardando pela visita do técnico. Logo, o nível de satisfação aumenta.
Reduz ruídos na comunicação - Uma plataforma de gestão de chamados diminui a quantidade de ligações telefônicas e desafoga os aplicativos de mensagem. Consequentemente, a comunicação torna-se mais fluida.
Acompanhamento dos processos - Com um sistema de gestão de chamados, o gestor possui uma visão macro de tudo que está acontecendo na empresa. Assim, fica bem mais fácil acompanhar as atividades que estão pendentes e cobrar um posicionamento do colaborador responsável.
Agilidade na operação - Com um gerenciamento de chamados bem estruturado, não só o cliente, como também o gestor de equipes, pode abrir chamados e atribuir para o colaborador. Dessa forma, o técnico receberá a demanda direto no sistema, em qualquer lugar, e poderá realizar a atividade com muito mais rapidez.
Tanto o sistema de chamados, quanto o Help Desk possuem a mesma função: gerir a abertura de chamados.
Portanto, podemos considerar que, com exceção das nomenclaturas, ambas não possuem diferenças.
Afinal, o Help Desk, assim como um sistema de gestão de chamados operam com a abertura de tickets por meios digitais.
Tais tickets ajudam a organizar as atividades por ordem de prioridade. Tem ainda, a possibilidade de facilitar a comunicação entre técnicos e clientes.
Com tantas opções disponíveis no mercado, fica difícil decidir qual é a melhor opção, não é mesmo? Por isso, listamos os principais pontos que você precisa observar:
Verifique se a plataforma possibilita uma visão ampla dos tickets. Afinal, com a correria do dia a dia, fica bem mais ágil encontrar o chamado quando ele está à vista.
Opte pelo sistema que oferece várias definições de notificação. Assim, sua equipe não perderá tempo procurando um ticket novo.
O seu colaborador externo precisa de um sistema capaz de abrir chamados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Caso a sua gestão seja pautada em dados, selecione a plataforma de Help Desk com capacidade de armazenar dados importantes. Assim, você poderá avaliar indicadores de uma forma mais estratégica.
Em meio a tantas informações, se diferenciar é crucial para fortalecer sua presença no mercado. Por isso, prefira ferramentas que permitam a aplicação de logo, fotos e até mesmo, e-mails personalizados de acordo com a identidade visual do seu negócio.
O Auvo Desk é o módulo do sistema Auvo perfeito para empresas de Assistência Técnica, Instalação e Manutenção de Equipamentos.
Nele, você encontra as estatísticas gerais de todos os atendimentos, além de visualizar todos os tickets cadastrados em uma única tela.
Com o Auvo Desk, o seu cliente pode abrir tickets de 3 formas:
Se você quer centralizar as informações da sua empresa e agilizar os atendimentos, o Auvo Desk é para você.
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Conclusão
E então, está pronto para melhorar o processo de gestão dos atendimentos da sua empresa? Acesse https://www.auvo.com/auvodesk/ faça o seu cadastro e comece a utilizar a nossa plataforma gratuita agora mesmo!