Uma boa escolha de fornecedor e uma boa gestão de contrato vão colocar a sua empresa à frente no mercado. Garanta prazos para seus materiais e crie uma boa relação de longo prazo com quem os fornece.
Vamos às dicas práticas de gestão de contrato com fornecedores.
A gestão de contrato é dinâmica. Ou seja, envolve tanto processos burocráticos e legais quanto situações de circunstância.
Por exemplo, sua empresa pode escalar mais do que você esperou durante a vigência de um contrato com o fornecedor, porque conseguiu um grande cliente.
Então, suas necessidades de materiais também escalaram e em um prazo mais apertado.
Isso deve entrar na gestão de contrato com o seu fornecedor: ele pode revisar o contrato e atender a nova demanda? Tem alguma recomendação de empresa parceira que possa? Isso vai requerer algum aditivo ao seu contrato com esse fornecedor?
Para que a operação da sua empresa sempre corra bem, é preciso fazer uma boa gestão de contratos de acordo com cada parceiro da sua empresa. Como diz o ditado, o combinado não sai caro.
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Antes, é bom que você mapeie os fornecedores com quem já teve contato e os recomendados. Monte uma planilha com essas listagens. É bom se orientar pelos seguintes fatores para separar os fornecedores:
A partir daí, você vai ter uma visão mais clara de que parceiros comerciais podem atender melhor a sua empresa.
Em relação às informações do contrato, o ideal é ter uma assessoria jurídica para a elaboração e revisão, principalmente de contratos de maior peso. Mas, existem informações gerais essenciais que não devem faltar:
Para sentar à mesa de negociação com confiança e garantia que você vai sair com o acordo mais vantajoso possível para as duas partes, é necessária a preparação. A seguir, vão algumas dicas práticas de como você pode fazer isso.
Antes de iniciar qualquer negociação, conduza uma pesquisa detalhada sobre o fornecedor e sua reputação. Você pode fazer isso por meio de pesquisas no Google e conversando com outros profissionais da área.
Também esteja preparado para discutir preços, termos e condições com base em informações sólidas da sua empresa. Por isso, tenha controle sobre suas entradas e saídas e o quanto você precisa e pode investir no contrato.
Além disso, é bom retrabalhar seu argumento de vendas. Você não está só fechando um contrato, mas vendendo a melhor alternativa para o fornecedor e conseguindo o melhor acordo para a sua empresa.
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Defina objetivos específicos para a negociação. Depois de ter a noção da sua demanda, procure referências como preços competitivos, prazos de entrega, qualidade do produto ou serviço e flexibilidade contratual.
Parte da negociação é ter cartas na manga. Conhecendo bem suas demandas e as referências de mercado, você pode listá-las. Veja o que é essencial e o que pode ser conversado.
Tendo diferentes opções e alternativas, tanto em relação ao fornecedor quanto aos termos contratuais, você ganha argumentos para negociar os termos mais vantajosos para as duas partes.
Entenda as necessidades e motivações do fornecedor. Para uma boa negociação, é importante estar aberto a ouvir também (e isso também vale para clientes).
Isso permite criar propostas que se alinhem aos interesses de ambas as partes, tornando a negociação mais colaborativa e aumentando as chances de um acordo vantajoso e que vá fluir bem ao longo do tempo.
Investir no relacionamento com o fornecedor pode gerar benefícios a longo prazo. Demonstre respeito, transparência e abertura para a conversa. Assim, é mais fácil construir uma parceria sólida, com concessões mútuas e menos stress.
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Para manter bons contratos além da assinatura, estas práticas vão ser fundamentais.
Defina claramente os termos e condições contratuais, incluindo prazos, entregas, qualidade do serviço ou produto, e quaisquer penalidades por descumprimento.
Busque negociações que beneficiem ambas as partes, considerando preços competitivos, descontos por volume, condições de pagamento e cláusulas flexíveis.
Dedique parte da rotina de trabalho à revisão de estoque e contratos para garantir o cumprimento dos termos e detectar e propor ajustes o quanto antes, se necessários.
Identifique e avalie potenciais riscos contratuais. É bom ter um plano de contingência para lidar com possíveis problemas.
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Avalie periodicamente os custos associados ao contrato. E se comunique abertamente com o fornecedor sobre as mudanças de dinâmica na sua empresa.
Constatando a necessidade, já prepare argumentos de negociação e marque uma reunião mais formal.
Mantenha um registro sempre atualizado da documentação contratual, incluindo asitivos, anexos sobre o andamento do contrato, documentos relativos às empresas, etc. Pode parecer exagero, mas em caso de alguma disputa legal, vai facilitar muito.
Um de nossos clientes, Zeus Engenharia, usa o Auvo para montar o cronograma de contratos com clientes.
Por meio de um sistema de gestão, você pode configurar as tarefas e a frequência delas. Isso vai ser útil tanto para sua gestão de contratos com clientes quanto para estipular seus prazos com fornecedores de acordo com suas demandas.
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Investir nos processos da sua empresa vai ser bom tanto para seu relacionamento com fornecedores quanto com clientes. Aqui, você encontra a solução completa para a gestão da sua empresa.