Como fazer controle de equipamentos: 4 dicas + planilha grátis

Ter controle dos equipamentos e ferramentas usados no dia a dia é essencial. Isso ajuda a manter os processos da empresa organizados e produtivos. Sem essa organização prévia, as chances de perder materiais e aparelhos serão bem maiores, levando ao atraso das atividades e prazos. 

Por isso, ao implantar um controle de equipamentos eficiente e automatizado, sua empresa fica mais produtiva. Isso também garante um serviço de qualidade para todos os clientes. 

Se sua empresa ainda não faz essa gestão ou você tem dificuldade para implementá-la, continue lendo.  A seguir, você verá 4 dicas para elaborar um plano de controle de materiais eficaz.

Como fazer o controle de equipamentos?

O controle de equipamentos vai além de ter uma lista com os materiais que entram e saem no dia a dia. É necessário ter uma visão mais ampla e profissional sobre este tema. Assim, além da empresa ter processos mais organizados, ela também evitará prejuízos.

Os primeiros passos para realizar uma gestão de materiais eficiente, são: 

• Criação de regras para a entrada e saída de materiais: essas normas devem ser seguidas por todos os profissionais. Assim, não haverá variações nos dados.
• Realização de inventários de estoque periódicos: dessa maneira você terá uma maior previsibilidade sobre a reposição do estoque.

• Registre os momentos de entrada e saída dos equipamentos. As informações sobre o modelo, quantidade e estado dos materiais também devem ser registradas.
• Ter a ajuda de um software de gestão é importante. Com um sistema de gestão, você pode cadastrar os equipamentos de forma rápida e fácil. 
  
  

Separamos 4 dicas infalíveis para auxiliar a fazer o controle de materiais de forma correta e prática. Quer saber quais são elas e como aplicá-las na sua empresa? Continue lendo a matéria.

Dica 1:  Preencha o controle de equipamentos em todas as visitas técnicas

Ter dados atualizados é importante para qualquer empresa que deseja se manter no topo. Para realizar o controle de equipamentos não seria diferente. 

É muito importante manter as informações atualizadas sobre cada equipamento em cada visita técnica.  Assim se tornará mais fácil assimilar as informações no final de cada mês. Afinal, se a planilha de controle de equipamentos for preenchida constantemente, a probabilidade de informações se perderem será bem menor. 

Além disso, é importante explicar aos colaboradores a importância de preencher corretamente. Eles devem saber como fazer isso em cada visita técnica. Assim, não haverá confusões.

Veja mais Importância de matriz de criticidade para equipamentos

Dica 2: Analise dados e faça relatórios sobre o controle de equipamentos

Além de ter dados atualizados sobre os equipamentos é necessário que eles também sejam monitorados e analisados pelo gestor. Saber exatamente quais materiais cada colaborador usou ajuda a identificar quais técnicos usam mais peças. Também mostra quem não preenche os dados corretamente e outras informações importantes. 

Analisar dados e realizar relatórios sobre os equipamentos são medidas essenciais para começar a realizar um controle de materiais de qualidade.

Leia mais Como fechar contratos recorrentes

Dica 3: Tenha uma planilha de controle da manutenção de equipamentos

Uma maneira manual de controlar seus equipamentos é através de planilhas. Dessa maneira, você consegue registrar informações sobre as entradas e saídas dos materiais no estoque de maneira clara. 

Uma planilha de controle de materiais, deve conter as seguintes informações:

• Datas de entradas e saídas
• Dados do Solicitante (como: nome, cargo, telefone e departamento)
• Informações sobre o material (nome, medida, quantidade e valor)
• Nome do colaborador
• Nome do gestor
• Assinatura do solicitante.

Baixe o nosso modelo de controle de materiais editável.

Baixe aqui: Modelo em Planilha no Google Sheets

Baixe aqui: Modelo em Planilha no Excel

Dica 4: Tenha um sistema para controle de equipamentos, conheça o Auvo

Deixamos a melhor solução para o controle de materiais para o final! 

Agora que você aprendeu a fazer uma planilha de gestão de equipamentos manualmente, vamos mostrar como a tecnologia pode ajudar. 

Com um software de gestão, você pode cadastrar seus materiais no sistema. Também é possível acompanhar a retirada dos equipamentos e saber qual funcionário fez isso! 

Assim, o trabalho do gestor fica mais fácil, rápido e eficiente. Todas as informações necessárias para controlar os equipamentos da empresa já estarão disponíveis. 

Além de te auxiliar nesta questão, o Auvo também permite que você: 

• Emita OS digital
• Acompanhe seus técnicos em tempo real
• Envie pesquisas de satisfação automaticamente após o serviço
• Emita faturas e notas fiscais de produto e serviço
• E muito mais! 

Já auxiliamos mais de 5.000 empresas, ao redor do mundo, a estruturar os seus processos e alavancar seus serviços.

Leia mais Caso de sucesso Grupo COBESA e Caso de sucesso DLM

Clique abaixo e agende uma demonstração gratuita com um de nossos consultores. Descubra como o Auvo pode ajudar a sua empresa a crescer!