Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial?

Escolher o melhor software de gestão pode parecer tão complicado que muitos gestores preferem continuar nas boas e velhas planilhas. Elas são familiares e até dão conta do recado, mas, conforme a empresa cresce, viram um emaranhado de informações difíceis de organizar e compartilhar.

Além disso, elas simplesmente não oferecem todas as funcionalidades que uma empresa de serviços precisa para crescer de verdade.

Mas não se preocupe! Migrar das planilhas para um software de gestão não precisa ser um desafio. Na verdade, encontrar a solução certa pode ser o que falta para levar sua empresa a outro nível, com processos mais ágeis, dados centralizados e decisões bem fundamentadas.

Neste artigo, vamos simplificar essa escolha e te explicar como escolher um sistema de gestão para fazer essa transição com confiança e nunca mais precise lidar com planilhas limitadas. Vamos lá!

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial

1. Faça um levantamento das reais necessidades da sua empresa

Antes de começar a pesquisar as opções de software disponíveis no mercado, é essencial fazer um levantamento detalhado das necessidades da sua empresa. Isso envolve mapear todos os processos que já estão em andamento, identificar pontos de melhoria e entender quais são as suas prioridades.

Por exemplo, se o seu negócio enfrenta dificuldades na gestão de equipes externas, talvez seja interessante buscar um software que tenha funcionalidades específicas para o acompanhamento de atividades em campo.

Esse levantamento não só ajuda a evitar a contratação de um sistema com recursos desnecessários, como também garante que você escolha uma solução que realmente faça a diferença na sua operação.

Assim, converse com os diferentes departamentos da empresa, entenda os desafios enfrentados por cada um e crie uma lista de requisitos que o software ideal deve atender. Isso facilitará sua busca e aumentará as chances de escolher a ferramenta certa.

2. Verifique quais funcionalidades o sistema de gestão oferece

Uma vez que você tenha uma lista clara das necessidades da sua empresa, é hora de avaliar as funcionalidades oferecidas pelos diferentes softwares de gestão no mercado.

Nem todos os sistemas são iguais, e cada um deles pode oferecer um conjunto único de ferramentas. Alguns focam mais na gestão financeira, enquanto outros são mais robustos na gestão de equipes ou na automação de processos.

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É fundamental que o software escolhido tenha as funcionalidades que atendam às suas demandas prioritárias. Por exemplo, se o controle de ordens de serviço é uma atividade central no seu negócio, certifique-se de que a plataforma oferece uma solução eficiente para isso.

Além disso, considere funcionalidades extras que podem trazer benefícios no longo prazo, como relatórios avançados, painéis de controle customizáveis e integração com outras ferramentas que você já utiliza.

3. Avalie a escalabilidade do sistema

A escalabilidade é um fator crucial, especialmente para empresas em fase de crescimento. Um bom software de gestão deve ser capaz de acompanhar a expansão do seu negócio sem perder eficiência ou gerar complicações.

Imagine, por exemplo, que o seu número de funcionários aumente, ou você abra novas filiais. O software escolhido precisa ser flexível o suficiente para suportar esse crescimento sem necessitar de uma troca ou de uma atualização cara.

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Além disso, a escalabilidade não se resume apenas ao aumento no número de usuários. Ela também diz respeito à capacidade do sistema de integrar novas funcionalidades ou de se adaptar a mudanças nos processos internos da empresa.

Um software escalável permite que você comece com um pacote básico e vá adicionando módulos conforme as demandas da sua empresa crescem, evitando custos elevados de uma só vez e permitindo um crescimento gradual e sustentável.

4. Saiba quais são as possibilidades de integração

Para garantir um fluxo de trabalho eficiente, é importante que o software de gestão escolhido possa se integrar facilmente com as outras ferramentas que sua empresa já utiliza. Isso pode incluir sistemas de contabilidade, CRMs, ERPs, ou até mesmo plataformas de comunicação interna.

A integração entre sistemas permite que as informações fluam livremente entre as diferentes áreas da empresa, evitando retrabalho e garantindo que todos tenham acesso aos dados atualizados em tempo real.

Além disso, a capacidade de integração é vital para empresas que planejam continuar adotando novas tecnologias no futuro. Um software que se integra bem com outras soluções oferece maior flexibilidade e permite que sua empresa aproveite o melhor de cada ferramenta, criando um ecossistema digital coeso e eficiente.

Verifique com o fornecedor do software quais são as opções de integração disponíveis e certifique-se de que elas atendem às suas necessidades atuais e futuras.

5. Priorize a facilidade de uso e o suporte da empresa

Um software pode ter todas as funcionalidades necessárias, mas se for difícil de usar, a adoção por parte da equipe será baixa e o investimento pode acabar não trazendo o retorno esperado. Por isso, a facilidade de uso deve ser um dos critérios mais importantes na escolha de um software de gestão.

Opte por sistemas que tenham uma interface intuitiva, com menus claros e um design que facilite a navegação. Quanto mais simples for o uso do software, mais rapidamente sua equipe conseguirá integrá-lo à rotina de trabalho.

Outro aspecto crucial é o suporte oferecido pelo fornecedor. Um bom suporte técnico garante que você terá assistência sempre que precisar, seja para resolver problemas técnicos, esclarecer dúvidas ou aprender a utilizar novas funcionalidades.

Considere também a disponibilidade de treinamentos, tutoriais e uma base de conhecimento acessível. Um bom suporte pode fazer toda a diferença na sua experiência com o software e na capacidade de tirar o máximo proveito dele.

6. Fique de olho na relação custo-benefício

Investir em um software de gestão empresarial pode representar um custo significativo para sua empresa, mas é importante avaliar o retorno que essa ferramenta pode proporcionar. A relação custo-benefício deve ser cuidadosamente analisada, comparando o preço do sistema com as funcionalidades oferecidas, a qualidade do suporte e os ganhos de eficiência que ele pode trazer.

Às vezes, a opção mais barato pode não ser a melhor escolha se não atender a todas as suas necessidades ou se o suporte for insuficiente. Por outro lado, é possível que um software mais caro ofereça um conjunto de funcionalidades que traga um retorno sobre o investimento muito maior, compensando o valor investido.

Ao avaliar a relação custo-benefício, leve em conta não apenas o preço do software, mas também os custos de implementação, treinamento e eventuais atualizações. Um bom software de gestão deve ser visto como um investimento estratégico que pode alavancar o crescimento da sua empresa.

Já tenho um software de gestão, como saber se é hora de trocar?

Com tantos aspectos a se considerar, é possível cometer alguns erros e acabar contratando uma ferramenta que não atende as suas necessidades. Ou, ainda, pode ser que um software que funcionou bem por um determinado período não se adeque mais à realidade da empresa.

Se você está se perguntando se a sua solução ainda é a melhor para você, considere os casos a seguir e tire a prova:

1. Funcionalidades não atendem mais o tamanho da empresa

Com o crescimento da sua empresa, é natural que as necessidades mudem e que o software que antes era suficiente comece a mostrar limitações.

Se você percebe que o sistema atual não está mais acompanhando a evolução da sua empresa, seja em termos de capacidade de usuários, funcionalidades ou integrações, talvez seja hora de considerar uma troca. Um software que não cresce junto com a empresa pode se tornar um obstáculo ao invés de uma ferramenta facilitadora.

Além disso, a falta de funcionalidades pode forçar a equipe a buscar soluções manuais ou paralelas, o que compromete a eficiência e a qualidade do trabalho.

Se você está constantemente lidando com problemas que poderiam ser resolvidos com uma ferramenta mais robusta, ou se percebe que sua equipe está gastando muito tempo em tarefas repetitivas, talvez seja o momento de buscar um software que realmente atenda às novas demandas do seu negócio.

2. O suporte tem deixado a desejar

Muitas vezes, a eficiência de um suporte técnico passa despercebida no momento da contratação. Porém, quando ele deixa a desejar, isso é sentido no dia a dia e pode ter um impacto direto na operação da sua empresa.

Se você está enfrentando dificuldades para obter ajuda quando precisa, ou se o suporte não é eficiente na resolução de problemas, pode ser o momento de reconsiderar o uso do software atual.

Um bom suporte não só resolve problemas rapidamente, mas também ajuda a maximizar o uso da ferramenta, garantindo que você esteja tirando o melhor proveito possível das funcionalidades disponíveis.

Além disso, um suporte inadequado pode resultar em tempos de inatividade prolongados, o que pode afetar diretamente a produtividade da sua equipe e a satisfação dos seus clientes.

Se você repetidamente precisa acionar o suporte da empresa e não tem sucesso, talvez seja hora de buscar um fornecedor que valorize mais a relação com o cliente e ofereça o acompanhamento que sua empresa realmente precisa.

3. O custo-benefício não compensa mais

Com o tempo, os custos de um software podem aumentar devido a ajustes de preços, novas funcionalidades ou mudanças nas condições de contrato. Se o custo do software atual não está mais alinhado com os benefícios que ele oferece, é importante avaliar se a troca por uma solução mais competitiva seria mais vantajosa.

Avalie se os preços praticados pelo fornecedor estão justos em relação ao mercado e se o software continua sendo uma boa opção em termos de retorno sobre o investimento.

Além disso, com a evolução do mercado de software, novas soluções podem surgir oferecendo funcionalidades semelhantes ou até superiores a um preço mais acessível.

Se você identificar uma opção que oferece um melhor custo-benefício, com um suporte mais eficiente ou funcionalidades mais adequadas ao estágio atual da sua empresa, pode ser o momento ideal para migrar para um novo sistema.

Escolher o melhor sistema de gestão empresarial para sua empresa é uma tarefa que exige cuidado e planejamento, mas que pode trazer resultados transformadores no segmento de serviços.

Se você ainda tem dúvidas sobre qual sistema escolher ou se está pensando em trocar de software, nós podemos te ajudar. Confira nossa lista de melhores sistemas de gestão de empresas em 2024 e faça uma escolha informada!