5 tipos de sistema de gestão para sua empresa de serviços

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Contratar um sistema de gestão é um ponto de virada no crescimento de uma empresa de serviços. Em geral, o gestor que entendeu a importância de contar com um desses softwares atingiu um nível de maturidade que permite aumentar suas operações e, por consequência, e crescer seu faturamento.

Porém, essa contratação pode ser difícil, especialmente no segmento de serviços, que tem necessidades específicas.

Pensando nisso, vamos explorar neste texto alguns dos principais tipos de sistema de gestão, para te ajudar a entender qual faz mais sentido para a sua realidade..

Enterprise Resource Planning (ERP)

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema integrado que gerencia todas as áreas de uma empresa, desde o operacional até o relacionamento com clientes. Ele é como o coração da empresa, centralizando todas as informações em um único sistema.

Um ERP cuida de tudo um pouco: finanças, estoque, compras, e até recursos humanos. É especialmente útil para negócios que têm várias áreas diferentes trabalhando juntas, como indústrias ou grandes empresas de varejo.

Se a sua empresa tem muitos setores que precisam estar alinhados, um ERP pode ser a escolha certa. Ele ajuda a garantir que todos tenham acesso à mesma informação, evitando desencontros e melhorando a eficiência.

No caso específico de empresas de serviço, embora o ERP possa ser benéfico por integrar finanças, RH e estoque, ele tem limitações para operações focadas em equipes externas. Por exemplo, funções como roteirização e acompanhamento de status de tarefas em tempo real não costumam estar presentes em ERPs.

Customer Relationship Management (CRM)

Já o Customer Relationship Management (“Gestão de relacionamento com o cliente”, ou CRM), como o nome indica, é o sistema ideal para quem quer melhorar o relacionamento com o cliente.

Aqui, o foco é todo na gestão da carteira. O CRM é ideal para gerenciar contatos, acompanhar leads (contatos que podem se tornar clientes) e cuidar de todo o processo de vendas e marketing. Com ele, é possível manter um histórico de clientes recorrentes e enviar comunicações automáticas, por exemplo.

Para empresas que dependem de um bom atendimento ao cliente e que precisam acompanhar várias oportunidades de negócio ao mesmo tempo, o CRM é essencial.

Ele organiza as informações sobre os clientes e facilita a comunicação, ajudando a entender melhor o que eles precisam e como atendê-los da melhor forma.

Para uma empresa de serviços, um CRM pode ser útil, por exemplo, para manter uma base de dados de endereços de clientes e recuperar o histórico de atendimentos. Porém, ele não permite automatizar funções como envio de ordens de serviço a partir das tarefas realizadas pelos técnicos, por exemplo.

Leita também: Auvo X ERP X CRM: quais as principais diferenças?

Field Service Management (FSM)

Agora, se a sua empresa trabalha com serviços externos, como manutenção ou instalações, o Field Service Management (“Gestão de serviço de campo”, ou FSM) é o sistema ideal.

Ele ajuda a gerenciar equipes de campo, desde o agendamento de visitas até o acompanhamento em tempo real das operações. Além disso, um FSM completo oferece soluções específicas para empresas de serviços, como:

Um FSM é perfeito para empresas que precisam garantir que seus técnicos estejam no lugar certo, na hora certa, com todas as ferramentas e informações necessárias. Além disso, um bom FSM incorpora funcionalidades de outros tipos de sistema de gestão, automatizando todas as suas operações.

Com ele, é possível, por exemplo, gerar tarefas para seus técnicos a partir dos chamados abertos pelos clientes e, uma vez que o atendimento for finalizado, enviar a ordem de serviço digital. Tudo isso automaticamente, sem precisar de lançamentos manuais em sistemas diferentes.

Se você quer melhorar a eficiência da sua equipe externa e garantir um atendimento de qualidade ao cliente, o FSM é a escolha ideal.

Business Process Management (BPM)

O Business Process Management (BPM) é voltado para otimizar processos internos. Ele ajuda a mapear, automatizar e monitorar as atividades da empresa, garantindo que tudo esteja funcionando da maneira mais eficiente possível.

Se a sua empresa lida com processos repetitivos ou precisa de uma estrutura clara para execução de tarefas, um BPM pode ser uma excelente solução para sua gestão de processos.

Ele é indicado para empresas que querem melhorar continuamente suas operações, eliminando gargalos e aumentando a produtividade.

Outros tipos de sistema de gestão

Até agora, citamos alguns dos tipos de sistema de gestão mais conhecidos. Porém, como as necessidades de cada empresa são diferentes, também existem sistemas bem específicos.

A título de curiosidade, vamos citar aqui alguns deles, para você ter uma ideia de como as opções de tecnologia para o gestor de negócios são variadas:

Transportation Management System (TSM): focado em logística e transporte;

Warehouse Management System (WMS): voltado para o gerenciamento de armazém;

Inventory Management System (IMS): especializado no controle de estoque;
Project Management Software (PMS): facilita o planejamento, execução e monitoramento de projetos;
Document Management System (DMS): organiza, armazena e facilita o acesso a documentos eletrônicos.

Como dá para ver, cada um desses sistemas atende a nichos bastante específicos. Porém, é possível que uma mesma empresa tenha necessidades em todas essas áreas, dependendo da complexidade das operações.

Contratar cada um desses sistemas separadamente pode sair bastante caro. Por isso, nesses casos, pode ser interessante procurar por um sistema que reúne todas essas funcionalidades, ou que ofereça soluções modulares.

Assim, você contrata apenas as funções que te atendem no momento e, à medida que as operações crescem, pode expandir o contrato, sem precisar se preocupar com migrações de sistema.

Qual é melhor tipo de sistema de gestão?

A escolha do tipo de sistema de gestão ideal depende da área de atuação da empresa. Setores específicos se beneficiam de sistemas específicos.

Por exemplo, uma empresa de serviços será mais bem atendida por um FSM, enquanto uma grande indústria pode precisar de um ERP robusto para integrar todas as suas operações.

A chave é entender as particularidades do seu negócio e escolher o sistema que melhor se adapta às suas operações.

Contar com um sistema de gestão empresarial é fundamental para quem quer crescer e se destacar no mercado. Ele ajuda a organizar, otimizar e melhorar todos os aspectos da operação, permitindo que você foque no que realmente importa: entregar um ótimo serviço ao seu cliente.

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