A digitalização de processos é algo cada vez mais presente na rotina das empresas, logo, a administração de arquivos não poderia ficar de fora. É comum vermos hoje muitos documentos se tornando digitais, o que fez surgir a demanda por softwares de gestão de documentos.
Imagine que você contratou um profissional terceirizado. Para isso, vai precisar que ele siga um conjunto de boas práticas e normas. Por sua vez, a empresa deve garantir o zelo com os documentos por ele apresentados, como os contratos.
Para fazer o controle efetivo das entregas desses parceiros, bem como um acompanhamento do compliance do prestador em relação às políticas da empresa e às obrigações trabalhistas é necessário contar com a tecnologia.
Uma boa ferramenta ajuda a evitar problemas e garantir que os profissionais cumpram o papel para que foram contratados, mas também a organizar todos os arquivos dessa parceria. Diante disso, confira neste artigo como funciona um software de gestão de documentos e todos os benefícios que ele pode trazer para a operação!
A gestão de documentos é um conjunto de práticas focada na organização e armazenamento de documentos. O processo é importante para qualquer negócio, pois permite controlar os processos internos e ajuda na tomada de decisões.
Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, mas também contribui para a rastreabilidade dos dados. Além disso, permite a tramitação para avaliação e aprovação de arquivos, a fim de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição desses materiais.
Os documentos são um importante insumo para uma organização. Sendo assim, fazer um bom gerenciamento desses arquivos contribui para a melhora da eficácia operacional e redução de custos. Por outro lado, a má gestão de documentos pode causar a perda de
dados importantes, além de atrasar processos e, até mesmo, causar violações de segurança.
De maneira resumida, esse trabalho visa garantir a proteção de informações importantes e a conformidade legal. Tudo isso tendo em vista que essa é uma área que tem por objetivo garantir a correta conservação e utilização dos documentos, podendo ser recuperados e utilizados como um banco de dados quando necessário.
O software permite acessar documentos de qualquer lugar do mundo, auxilia as empresas a cadastrar, digitalizar e arquivar o acervo, por exemplo, de trabalhadores terceirizados. A ferramenta automatiza e simplifica tarefas administrativas, como gestão de contratos, homologação de fornecedores e outros.
Além disso, o papel do software também inclui a simplificação do processo de contratação, guarda de documentos fiscais e outros. Para ficar mais claro, confira a seguir algumas de suas funções.
Um dos principais recursos de um software de gestão de documentos é o banco de dados. Por meio dele é possível manter a documentação de cadastro de clientes, mantendo assim as informações ativas de todos os documentos.
É muito importante que a ferramenta seja capaz de suportar o armazenamento e manipulação de um grande número de dados, sem contar que é indispensável mantê-los protegidos por meio da LGPD. Logo, precisa ser uma tecnologia segura e fácil de usar.
Uma ferramenta de qualidade também permite centralizar documentos, o que é indispensável quando se trata de gerir colaboradores. Assim, fica acessível para quem precisa conferir os materiais necessários, sem contar que dispensa a necessidade de outras ferramentas com tal finalidade, trazendo assim economia para o negócio.
A partir do momento que o negócio conta com dados de todos os colaboradores, ele consegue mostrar ao cliente e assim alocar os profissionais em diferentes trabalhos. Não vai ser preciso enviar essas informações por e-mail ou outro canal, facilitando assim o dia a dia da operação.
Depois de conhecer algumas das funcionalidades mais importantes para um software de gestão de documentos, entenda quais os benefícios ele traz!
A tecnologia aplicada à gestão de documentos permite um gerenciamento mais eficaz da empresa, o que contribui para a redução de custos operacionais. E como isso acontece exatamente? Um bom exemplo é que a gestão documental contribui para a administração do negócio, integrando o cliente nos seus processos, cultura, prazos e outros, logo, o software chega para organizar todo esse processo.
Quando um funcionário perde tempo buscando documentos para encaminhar para alguma ação específica estará perdendo dinheiro. O gerenciamento correto desses materiais reduz retrabalhos, o que tem impacto sobre os custos da operação.
Um software de gestão de documentos contribui para que um prestador de serviços melhore o controle sobre as atividades na operação, centralizando todos os documentos em um local.
A ferramenta fornece a visibilidade em tempo real sobre a performance e cumprimento dos acordos do contrato, permitindo a rápida identificação de qualquer problema ou risco que possa surgir.
A conformidade regulatória é uma das maiores preocupações quando se trata de gestão de documentos. A melhor maneira de garantir que as regras sejam cumpridas de acordo com as regulamentações sejam elas governamentais ou setoriais é por meio de software de gestão de documentos.
Por meio dele, fica mais fácil rastrear a conformidade de políticas e regulamentos. Mas também permite o monitoramento de atividades desses prestadores de serviços, a fim de garantir que tudo esteja funcionando corretamente de acordo com a legislação.
Viu como o software de gestão de documentos pode ser benéfico para a sua empresa? Quer escolher a opção mais adequada? Confira as dicas a seguir!
O primeiro passo é entender as necessidades do negócio, partindo de uma avaliação cuidadosa dos departamentos, mas também processos e fluxos de trabalho do negócio.
Saiba quais os gargalos existem e avalie uma opção que ajude a solucioná-los. Afinal de contas, não adianta ter uma solução robusta, se ela não atende às principais necessidades do negócio.
O software de gestão de documentos tem capacidade para crescer junto do negócio? A digitalização de arquivos tem objetivo de desenvolver a empresa, logo, a escalabilidade é fundamental.
O sistema precisa ter tecnologia robusta e precisa ser capaz de otimizar continuamente os processos, permitindo total controle e visibilidade, mas com maior escala operacional.
O software escolhido precisa contar com um bom suporte. Dessa maneira, caso haja alguma falha ou dúvida, o problema poderá ser solucionado de maneira rápida.
Além disso, o mais indicado é que a ferramenta seja de fácil aprendizagem, de maneira que os profissionais possam acessar os processos de forma independente e aplicá-lo às suas atividades diárias.
Por fim, a segurança precisa ser rigorosa, especialmente, pois estamos falando de dados de uma empresa. Assim, avalie a relação dos níveis de acesso interno, mas também saiba como é o sistema para evitar vazamentos. Lembre-se de que a informação é um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa e o vazamento pode comprometer a confiança, bem como os dados dos colaboradores ao disponibilizar as documentações aos clientes.
Como destacado, o software de gestão de documentos é indispensável para o gerenciamento documental. Com a Wehandle, você consegue automatizar e agilizar o processo de diligência, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.
A Wehandle é uma plataforma que visa simplificar a comunicação entre cliente e prestador de serviços, agilizando e organizando a gestão dos documentos dos funcionários. Dessa forma, reduzimos o tempo de espera nas portarias e facilitamos a integração de novos colaboradores.
Quer saber mais sobre como funciona o software de gestão de documentos e quais os benefícios a sua empresa pode obter? Conheça a Wehandle!