Software de gestão de documentos: por que a ferramenta é importante?

A digitalização de processos é algo cada vez mais presente na rotina das empresas, logo, a administração de arquivos não poderia ficar de fora. É comum vermos hoje muitos documentos se tornando digitais, o que fez surgir a demanda por softwares de gestão de documentos.

Imagine que você contratou um profissional terceirizado. Para isso, vai precisar que ele siga um conjunto de boas práticas e normas. Por sua vez, a empresa deve garantir o zelo com os documentos por ele apresentados, como os contratos.

Para fazer o controle efetivo das entregas desses parceiros, bem como um acompanhamento do compliance do prestador em relação às políticas da empresa e às obrigações trabalhistas é necessário contar com a tecnologia.

Uma boa ferramenta ajuda a evitar problemas e garantir que os profissionais cumpram o papel para que foram contratados, mas também a organizar todos os arquivos dessa parceria. Diante disso, confira neste artigo como funciona um software de gestão de documentos e todos os benefícios que ele pode trazer para a operação!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas focada na organização e armazenamento de documentos. O processo é importante para qualquer negócio, pois permite controlar os processos internos e ajuda na tomada de decisões.

Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, mas também contribui para a rastreabilidade dos dados. Além disso, permite a tramitação para avaliação e aprovação de arquivos, a fim de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição desses materiais.

Importância da gestão documental

Os documentos são um importante insumo para uma organização. Sendo assim, fazer um bom gerenciamento desses arquivos contribui para a melhora da eficácia operacional e redução de custos. Por outro lado, a má gestão de documentos pode causar a perda de

dados importantes, além de atrasar processos e, até mesmo, causar violações de segurança.

De maneira resumida, esse trabalho visa garantir a proteção de informações importantes e a conformidade legal. Tudo isso tendo em vista que essa é uma área que tem por objetivo garantir a correta conservação e utilização dos documentos, podendo ser recuperados e utilizados como um banco de dados quando necessário.

Qual o papel de um software de gestão de documentos?

O software permite acessar documentos de qualquer lugar do mundo, auxilia as empresas a cadastrar, digitalizar e arquivar o acervo, por exemplo, de trabalhadores terceirizados. A ferramenta automatiza e simplifica tarefas administrativas, como gestão de contratos, homologação de fornecedores e outros.

Além disso, o papel do software também inclui a simplificação do processo de contratação, guarda de documentos fiscais e outros. Para ficar mais claro, confira a seguir algumas de suas funções.

Banco de dados

Um dos principais recursos de um software de gestão de documentos é o banco de dados. Por meio dele é possível manter a documentação de cadastro de clientes, mantendo assim as informações ativas de todos os documentos.

É muito importante que a ferramenta seja capaz de suportar o armazenamento e manipulação de um grande número de dados, sem contar que é indispensável mantê-los protegidos por meio da LGPD. Logo, precisa ser uma tecnologia segura e fácil de usar.

Centralização de documentos importantes

Uma ferramenta de qualidade também permite centralizar documentos, o que é indispensável quando se trata de gerir colaboradores. Assim, fica acessível para quem precisa conferir os materiais necessários, sem contar que dispensa a necessidade de outras ferramentas com tal finalidade, trazendo assim economia para o negócio.

Disponibilizar informações de colaboradores

A partir do momento que o negócio conta com dados de todos os colaboradores, ele consegue mostrar ao cliente e assim alocar os profissionais em diferentes trabalhos. Não vai ser preciso enviar essas informações por e-mail ou outro canal, facilitando assim o dia a dia da operação.

Quais os benefícios de um software de gestão de documentos?

Depois de conhecer algumas das funcionalidades mais importantes para um software de gestão de documentos, entenda quais os benefícios ele traz!

Redução de custos operacionais

A tecnologia aplicada à gestão de documentos permite um gerenciamento mais eficaz da empresa, o que contribui para a redução de custos operacionais. E como isso acontece exatamente? Um bom exemplo é que a gestão documental contribui para a administração do negócio, integrando o cliente nos seus processos, cultura, prazos e outros, logo, o software chega para organizar todo esse processo.

Quando um funcionário perde tempo buscando documentos para encaminhar para alguma ação específica estará perdendo dinheiro. O gerenciamento correto desses materiais reduz retrabalhos, o que tem impacto sobre os custos da operação.

Melhor controle sobre as atividades

Um software de gestão de documentos contribui para que um prestador de serviços melhore o controle sobre as atividades na operação, centralizando todos os documentos em um local.

A ferramenta fornece a visibilidade em tempo real sobre a performance e cumprimento dos acordos do contrato, permitindo a rápida identificação de qualquer problema ou risco que possa surgir.

Maior conformidade regulatória

A conformidade regulatória é uma das maiores preocupações quando se trata de gestão de documentos. A melhor maneira de garantir que as regras sejam cumpridas de acordo com as regulamentações sejam elas governamentais ou setoriais é por meio de software de gestão de documentos.

Por meio dele, fica mais fácil rastrear a conformidade de políticas e regulamentos. Mas também permite o monitoramento de atividades desses prestadores de serviços, a fim de garantir que tudo esteja funcionando corretamente de acordo com a legislação.

Como escolher o seu software de gestão de documentos?

Viu como o software de gestão de documentos pode ser benéfico para a sua empresa? Quer escolher a opção mais adequada? Confira as dicas a seguir!

Analise as suas necessidades

O primeiro passo é entender as necessidades do negócio, partindo de uma avaliação cuidadosa dos departamentos, mas também processos e fluxos de trabalho do negócio.

Saiba quais os gargalos existem e avalie uma opção que ajude a solucioná-los. Afinal de contas, não adianta ter uma solução robusta, se ela não atende às principais necessidades do negócio.

Conheça a escalabilidade do sistema

O software de gestão de documentos tem capacidade para crescer junto do negócio? A digitalização de arquivos tem objetivo de desenvolver a empresa, logo, a escalabilidade é fundamental.

O sistema precisa ter tecnologia robusta e precisa ser capaz de otimizar continuamente os processos, permitindo total controle e visibilidade, mas com maior escala operacional.

Saiba como é o suporte

O software escolhido precisa contar com um bom suporte. Dessa maneira, caso haja alguma falha ou dúvida, o problema poderá ser solucionado de maneira rápida.

Além disso, o mais indicado é que a ferramenta seja de fácil aprendizagem, de maneira que os profissionais possam acessar os processos de forma independente e aplicá-lo às suas atividades diárias.

Cheque a segurança do sistema

Por fim, a segurança precisa ser rigorosa, especialmente, pois estamos falando de dados de uma empresa. Assim, avalie a relação dos níveis de acesso interno, mas também saiba como é o sistema para evitar vazamentos. Lembre-se de que a informação é um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa e o vazamento pode comprometer a confiança, bem como os dados dos colaboradores ao disponibilizar as documentações aos clientes.

Software de gestão de documentos WeHandle

Como destacado, o software de gestão de documentos é indispensável para o gerenciamento documental. Com a Wehandle, você consegue automatizar e agilizar o processo de diligência, além de ter mais segurança na manutenção de dados importantes da operação.

A Wehandle é uma plataforma que visa simplificar a comunicação entre cliente e prestador de serviços, agilizando e organizando a gestão dos documentos dos funcionários. Dessa forma, reduzimos o tempo de espera nas portarias e facilitamos a integração de novos colaboradores.

Quer saber mais sobre como funciona o software de gestão de documentos e quais os benefícios a sua empresa pode obter? Conheça a Wehandle!