Sistema de Gestão Integrada: o que é e por que contratar um SGI

Um Sistema de Gestão Integrada, ou SGI, é um software que centraliza todas as informações da empresa em um só lugar, reunindo áreas como operações, vendas, gestão de equipes, entre outros.

Com a ajuda de um SGI, a empresa pode deixar para trás as planilhas e calhamaços de papel, evoluindo para além de uma gestão manual. Assim, ganha em agilidade, economia e, principalmente, torna-se muito mais competitiva.

Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes o que é o SGI, como ele funciona e por que implementar um pode transformar a gestão da sua empresa. Acompanhe!

O que caracteriza um Sistema de Gestão Integrada (SGI)

Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) é uma solução robusta que unifica diferentes áreas de gestão de uma empresa em uma única plataforma.

É possível que você já tenha se deparado com outros tipos de software empresariais, como ERPs ou CRMs. Esses sistemas são soluções para necessidades específicas, como gestão financeira ou relacionamento com clientes ou , por exemplo.

Diferente dessas soluções específicas, o SGI é caracterizado por centralizar a gestão de todas (ou quase todas) as áreas da empresa em uma única plataforma. Assim, ele elimina a dispersão das informações e garante que todas as áreas do negócio trabalhem em sincronia.

Essa maneira de pensar a gestão foi muito incentivada pela ISO 9001, norma de gestão da qualidade. Foi ela uma das primeiras a incentivar a integração dos sistemas de gestão, justamente para garantir a qualidade dos processos da empresa.

Como funciona um Sistema de Gestão Integrada

Quando falamos em gestão integrada, é preciso ter em mente dois aspectos diferentes.

O primeiro é o software ou a plataforma que será utilizada, o SGI propriamente dito. Esse sistema, de maneira resumida, armazena as informações de áreas diferentes da empresa em um só lugar.

Depois, cruza esses dados de acordo com a necessidade da companhia para automatizar processos, gerar relatórios, identificar não conformidades e sugerir melhorias, por exemplo.

Porém, para que isso funcione, é preciso que entre em cena o segundo aspecto: a metodologia de gestão. Para quem um SGI funcione corretamente, é importante que a empresa estabeleça bons processos e que cada área trabalhe de maneira conjunta com as outras.

Por exemplo, em uma empresa de serviços, o sistema pode unificar as tarefas de atendimento ao cliente e roteirização de visitas técnicas. Com uma base de dados centralizada, é possível automatizar a agenda dos técnicos externos a partir do contato com o cliente.

Assim, o gestor não precisa dedicar horas do dia para passar as informações de um sistema para o outro.

Qual a finalidade de um SGI

A principal finalidade de um Sistema de Gestão Integrada é otimizar a gestão empresarial ao consolidar diferentes sistemas em uma única plataforma.

Isso ajuda o gestor a tomar decisões mais estratégicas para a empresa, diminuindo os custos de operação e garantindo que a empresa esteja sempre se aprimorando.

Além disso, com um SGI, é possível padronizar processos e eliminar etapas desnecessárias. Assim, a empresa garante um padrão de qualidade e de eficiência.

Para o setor de serviços, isso é especialmente importante. Afinal, a organização da empresa afeta diretamente o serviço prestado para o cliente final, que pode até optar por pagar um pouco mais caro para receber um atendimento melhor.

Quais são os benefícios de um SGI

Contratar um Sistema de Gestão Integrada oferece uma série de benefícios para as empresas. Vamos conhecer alguns deles em detalhes:

Redução de custos

O primeiro benefício de um SGI é que ele traz uma significativa redução de custos operacionais.

A centralização das operações e a automação de processos reduzem a necessidade de retrabalhos e minimizam erros humanos. Tudo isso se traduz em uma operação mais eficiente e econômica.

Padronização de processos

Em segundo lugar, o SGI facilita a padronização de processos, assegurando que todos os departamentos sigam as mesmas diretrizes e políticas, o que é crucial para manter a conformidade e melhorar a qualidade dos serviços.

Como já mencionamos ali em cima, isso se traduz em um atendimento melhor para o cliente. Na área de serviços, esse pode ser um importante diferencial competitivo para fazer sua empresa se destacar da concorrência.

Assertividade na tomada de decisão

Outro benefício notável é o aprimoramento da tomada de decisão. Com um SGI, gestores têm acesso a dados precisos e em tempo real, o que permite decisões mais ágeis e informadas.

Além disso, o SGI promove a melhoria contínua, um princípio fundamental para qualquer organização que busca manter-se competitiva em um mercado dinâmico.

Por que contratar um SGI

Contratar um Sistema de Gestão Integrada é uma decisão estratégica que pode transformar a maneira como sua empresa opera.

Ser capaz de integrar e gerenciar múltiplos aspectos do negócio de maneira eficiente pode poupar horas de trabalho do gestor, que muitas vezes faz esse trabalho manualmente.

Em vez de se dedicar a alimentar múltiplos sistemas, com um SGI ele pode se concentrar em decisões que vão impactar diretamente o crescimento da empresa.

Além disso, para empresas do setor de serviços, onde a qualidade e a eficiência são essenciais, um SGI é especialmente vantajoso.

Ele permite uma visão integrada das operações, facilitando a identificação de áreas que necessitam de melhorias e garantindo que todos os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Como implantar um Sistema de Gestão Integrada na sua empresa

A implementação de um Sistema de Gestão Integrada exige planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada.

O primeiro passo é realizar um diagnóstico detalhado das necessidades da empresa e das áreas que serão integradas. Em seguida, é crucial escolher uma solução de SGI que seja compatível com as operações e os objetivos da organização.

A implementação deve ser gradual, começando com a integração de áreas-chave e expandindo para outras à medida que os processos se estabilizam. Treinamento e capacitação da equipe também são fundamentais para garantir que todos estejam alinhados com as novas práticas e sistemas.

O acompanhamento contínuo e a adaptação do sistema conforme as necessidades da empresa evoluem são etapas cruciais para o sucesso a longo prazo.