Um relatório de manutenção no Word, elaborado por um técnico da sua equipe externa, apontou dados animadores sobre o desempenho do trabalho.
Por outro lado, outro documento semelhante demonstrou que os equipamentos utilizados em um serviço para um grande cliente vieram com falhas.
Um relatório de manutenção bem elaborado é a chave para a eficiência operacional e satisfação do cliente. Vamos explorar o que é, sua importância e como criar um relatório de manutenção eficiente, com exemplo para baixar.
Um relatório de manutenção é um documento que descreve os procedimentos realizados na assistência técnica de um equipamento, máquina ou dispositivo, e que apoia a análise de diversos aspectos dessa operação.
Como você mede o desempenho da sua equipe de campo? O retorno dos serviços está sendo positivo para o negócio? Você está preparado para novas demandas?
Com os relatórios preenchidos detalhadamente pelos técnicos externos, o supervisor poderá analisar as informações apresentadas para melhorar a produtividade dos seus times, controlar as visitas técnicas com assertividade e tomar melhores decisões gerenciais.
Para compreender melhor o que é este documento, é importante conhecer quais são os tipos de relatório.
Existem três principais tipos de relatórios de manutenção: preventiva, industrial e de equipamentos.
1. Relatório de manutenção preventiva
Focado em evitar a interrupção de uma máquina ou equipamento, inclui dados sobre o estado atual do maquinário e a necessidade de atualização de sistema ou troca de peças.
2. Relatório de manutenção industrial
Concentra dados sobre o conserto do maquinário da linha de produção, incluindo peças substituídas.
3. Relatório de manutenção de equipamentos
Documenta reparos em equipamentos diversos, podendo ser hospitalares, industriais ou condominiais.
Seja qual for o tipo de registro das atividades da equipe, ele apresenta suma importância para sua empresa.
As informações dos relatórios de manutenção podem ser grandes aliadas à gestão da sua equipe externa. Esses documentos trazem benefícios muito positivos que influenciam diretamente na lucratividade do seu negócio.
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O problema é que muitos gestores não sabem como elaborar este documento. E o que não pode faltar em um relatório de manutenção?
O modelo de relatório de manutenção vai depender do objetivo proposto e o que se planeja mensurar. Conheça e baixe totalmente grátis o modelo mais adequado.
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Modelo de relatório de visitas técnicas em word
Um bom registro de atividades das suas equipes externas parte de um objetivo específico, e você deve estabelecer métricas e dados também.
Partindo desse princípio, veja a seguir o que um bom relatório de manutenção deve incluir:
Na hora de fazer seu relatório, você pode pegar essa lista como base e fazer um checklist. Porém, destrinchamos a seguir alguns pontos importantes na hora de aprender como fazer um bom documento!
O registro de atividades da prestação de serviços em sua empresa pode ser dividido em duas etapas: a fase de identificação da visita e o processo de preenchimento do relatório, após a execução da atividade.
Confira um passo a passo de todos os itens que você deve preencher para criar um bom relatório em sua empresa de serviços.
Além de aprender a fazer um bom relatório, é importante conhecer quais são os erros mais comuns nesta prática para evitá-los!
Como fazer um bom relatório de manutenção? Você acabou de ver as duas macro-etapas de elaboração deste documento. Mas deve também ficar atento aos erros na hora de montá-lo, veja a seguir.
O histórico de manutenção ajuda a equipe a definir as melhores rotinas para os equipamentos e os ativos envolvidos no serviço.
Se você não sabe quais peças já foram trocadas e a periodicidade das últimas visitas, provavelmente não conseguirá elaborar um documento assertivo.
Um relatório confiável é aquele que comprova tudo que é relativo à manutenção realizada. Já pensou colocar imagens do serviço realizado para o cliente X no relatório do cliente Y?
Esses erros comprometem a confiabilidade do atendimento da sua empresa e devem ser evitados ao máximo.
A satisfação do cliente está diretamente ligada ao atendimento de suas demandas. Se sua equipe apenas considerar a própria experiência na área sem ouvir o que o cliente deseja, seu relatório não será satisfatório.
Portanto, tenha em mãos o histórico de atendimentos ao cliente, os equipamentos e os ativos que devem constar no relatório. E não custa perguntar se existe alguma preferência quanto ao formato do relatório.
Para evitar esses erros na hora de montar seu relatório, uma boa ideia é automatizar a elaboração do documento!
Leia mais Manutenção preventiva: vantagens
Seguindo este guia, você estará bem equipado para criar relatórios de manutenção eficientes que ajudam a otimizar suas operações e aumentar a satisfação dos seus clientes.
Um gestor que enxerga a necessidade de analisar detalhadamente um relatório de manutenção pode levar sua empresa a novos patamares.
Para colher dados precisos com um alto nível de produtividade e qualidade, uma dica é se apoiar em ferramentas de gestão automatizadas, como o Auvo.
O Auvo é uma plataforma completa, feita para te ajudar a gerenciar sua equipe de forma assertiva.
Com o sistema, você pode controlar todo o processo de prestação de serviços do seu time, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.
Agende tarefas, acompanhe o status das tarefas, crie checklists de execução de atividades e permita que os seus colaboradores preencham os dados da visita.