Esse tipo de documento é gerado a partir de registros fotográficos de manutenções, vistorias técnicas ou instalações de máquinas e equipamentos.
Exemplo: se você trabalha em uma empresa que oferece manutenções de ar condicionado, é importante tirar fotos do equipamento reparado, para inserir em seu relatório técnico.
A imagem, neste caso, serve para comprovar as condições do ar condicionado após o conserto, como, por exemplo, o estado das peças trocadas e os ajustes feitos pelo técnico.
Por este motivo, colaboradores estão registrando os estados dos ativos antes e depois das intervenções, para fins de comparação.
Empresas de manutenção e instalação enxergam as fotografias dos serviços como uma solução para comprovar visitas técnicas de forma rápida.
No entanto, é difícil produzir relatórios fotográficos quando ainda se utilizam OS manuais nas empresas.
O mais indicado é que apostem na automatização dos processos de prestação de serviços.
Sabendo dessa necessidade, você aprenderá, neste artigo, a criar um relatório fotográfico digital para sua empresa.
Hoje em dia, é possível produzir relatórios fotográficos em dispositivos móveis que possuam câmeras fotográficas.
No entanto, apenas possuir um smartphone não é o bastante para gerá-los.
Para colher dados de forma mais detalhada, é preciso agir em parceria com sistemas de ordem de serviço digital.
Isso permite que seja possível identificar o cliente, registrar as atividades e manter um completo histórico de atendimentos.
Confira os campos que não podem faltar no seu relatório fotográfico:
O primeiro passo para a produção de um bom relatório fotográfico é a identificação do cliente.
Assim, será possível saber para qual empresa a visita técnica foi direcionada.
No documento, forneça informações gerais sobre o cliente que recebeu o serviço, como:
Nome da empresa;
Endereço;
Telefone para contato;
Esses dados já serão suficientes para a identificação e, assim, você poderá se concentrar no próximo passo.
Informações sobre a visita técnica também são importantes para a produção do relatório.
Esse campo serve como um complemento das imagens que serão anexadas.
Insira dados básicos sobre o serviço, como:
Responsável pelo serviço;
Data do serviço;
Tipo de serviço;
Detalhes dos procedimentos.
Também é importante adicionar legendas nas fotos. As legendas são importantes para contextualizar os detalhes das imagens.
Você também pode unir as imagens e as legendas a uma OS digital, para facilitar a produção do relatório e otimizar seu tempo.
Um relatório fotográfico pode funcionar como uma comprovação visual da qualidade de serviços, mas sua utilidade vai muito além disso.
Confira todos os benefícios do uso desse documento para a sua gestão:
Como você já deve saber, a utilização de um relatório fotográfico permite a constatação rápida dos serviços prestados por seus colaboradores.
Desse modo, também é possível diminuir o tempo de faturamento ao fim da visitas técnicas, tendo em vista a rapidez das informações.
Funciona como uma espécie de prova visual para o cliente, que estará mais disposto a efetuar o pagamento sobre os serviços prestados.
Relatórios fotográficos podem ser arquivados para a criação de históricos de atendimentos para equipamentos e clientes.
Exemplo: se um mesmo ativo for reparado três vezes em dois meses, é possível recorrer às imagens para verificar se as falhas estão ocorrendo nas mesmas peças ou em peças diferentes.
Também é possível conferir a marca e o modelo das peças que mais falham e até trocá-las por outras, se necessário.
Relatórios fotográficos digitais também melhoram a agilidade na comunicação entre gestores e colaboradores de empresas de prestação de serviços.
Com uma ferramenta digital para a produção do relatório, é possível preencher e registrar informações em tempo real.
Assim, no momento em que o serviço for finalizado e os resultados forem registrados, o gestor poderá dar início a produção do relatório técnico geral para o cliente.
A possibilidade de comparação entre as falhas anteriores e os resultados após a visita do técnico é um dos melhores benefícios de fazer uso de um relatório fotográfico.
Principalmente no que diz respeito a documentação de atendimentos, pois assim é possível verificar o histórico de troca de peças, produtos e falhas em locais específicos dos ativos.
Dessa forma, você pode comparar não apenas o momento anterior e posterior ao atendimento, mas também pode comparar a situação atual do ativo com o registro da última visita.
Quer saber mais sobre a importância de um relatório fotográfico? Confira a explicação do nosso Head de Vendas, Felipe Campos:
Se você estiver se perguntando se um relatório fotográfico pode ser útil para sua empresa, saiba que ele pode ser aplicado em negócios de diversos segmentos, como:
Manutenção e instalação;
Controle e locação de equipamentos;
Monitoramento, alarmes e CFTV;
Provedores de internet;
Climatização, refrigeração e ar condicionado;
Facilities, dentre outros.
Todos esses segmentos oferecem serviços que podem ser fotografados para agilizar a comprovação dos procedimentos.
É possível produzir relatórios fotográficos em arquivos de Word ou Excel, por meio de ferramentas digitais como o Google Drive, por exemplo.
No entanto, empresas com equipes externas estão optando por utilizar sistemas de ordem de serviço, que permitem anexar fotos em tempo real, para facilitar a gestão.
Agora que você já sabe como produzir um relatório fotográfico para sua empresa, que tal deixar nos comentários suas dúvidas e sugestões? Estamos aqui para te ouvir.